Proč je know‑how management důležitým článkem (nejen) advokátních kanceláří

V prostředí advokátních kanceláří se často hovoří o úspěšných advokátech, významných transakcích a vyhraných sporech. Na velkých případech a jejich zdárném dokončení však pochopitelně participuje celý tým. Jeho nedílnou součástí jsou i odborníci zajišťující, aby jejich kolegové měli k dispozici aktuální informace z připravované legislativy, národní i zahraniční, z judikatury a relevantní dobré praxe v oboru. Pozice těchto odborníků ve firmě je nazývána různě: know‑how manažer, knowledge‑lawyer či professional support lawyer (zejména v britských firmách).

V advokátní kanceláři Kocián Šolc Balaštík existuje pozice know‑how manažera přes 25 let. Její zřízení bylo nejen důsledkem inspirace ze zahraničí, ale také vědomí vedení advokátní kanceláře, že znalosti mají smysl jen tehdy, když se sdílejí, a že znalost je potřeba mít v ten správný okamžik.

Z toho je zřejmé, že know‑how manažer je člověk, který se stará o správu právních znalostí a jejich sdílení uvnitř právní firmy. Jeho náplň práce zahrnuje sledování legislativních změn a nové judikatury, participaci na tvorbě a aktualizaci vzorových dokumentů a šablon, navrhování témat školení pro kolegy, monitorování odborné literatury, začleňování relevantních informací a odkazů na zdroje do interního informačního systému a samozřejmě obsahovou správu relevantních částí tohoto systému. Nutnou podmínkou pro tuto pozici tedy je, aby se know‑how manažer v právu orientoval a dokázal vyhodnotit, co je pro „jeho“ advokátní kancelář relevantní.

Ambicí know‑how manažera je, aby jeho kolegové advokáti a advokátní koncipienti měli rychlý a snadný přístup k potřebným informacím, což zvyšuje efektivitu práce a kvalitu poskytovaných služeb. Aby ji mohl know‑how manažer co nejlépe naplňovat, musí sám být maximálně efektivní. Používáte i umělou inteligenci? Zeptají se jistě ti, kteří dočetli až sem. Odpověď je kladná – know‑how manažer se totiž nesmí zaleknout nových technologií, musí je naopak otestovat – vyzkoušet, co mohou jeho kolegům nabídnout, a upozornit je na zjištěná úskalí. AI může pomoci s vyhledáváním informací a automatizací některých procesů, zatím však nezaručuje požadovanou míru spolehlivosti a také nedokáže plně zastoupit lidský úsudek, zkušenosti a schopnost zasadit informace do správného kontextu. Know‑how manažer navíc zná specifika firmy, jejích klientů a interních procesů a ta se neprozrazují ani AI.

Existence know‑how týmu přináší firmám řadu výhod: zvýšení efektivity práce, zajištění konzistence a kvality právních dokumentů, rychlou informovanost o legislativních změnách a také o nabízejících se inovacích a nových technologiích.

V době rychlých legislativních změn a technologického pokroku jsou efektivní správa a sdílení znalostí nezbytné. Dalo by se říci, že fungující know‑how tým je předpokladem úspěchu firmy, a naopak, že úspěšná rostoucí firma se bez správy know‑how neobejde.

Ačkoliv se zdá, že pozice know‑how manažera může být dosti suchopárnou činností, není tomu tak. Někdy mám pocit, že by se daly psát týdenní sloupky s názvem „Slasti a strasti know‑how manažerky“. Často je nejen zábavné, ale přímo napínavé promýšlet dopady všech legislativních novinek a nečekaných argumentačních konstrukcí v soudních rozhodnutích na život lidí a firem. Často je nečekané, jak zdánlivě už zcela probádaný právní institut nabídne nová řešení, když se změní část právního prostředí. Stejně jako pomyslný motýl, který mávne na jednom konci světa křídly a způsobí tím uragán na jeho druhém konci, může drobná změna ustanovení právního předpisu vyvolat změnu soudního výkladu anebo rozsáhlé finanční následky. Úkolem know‑how týmu je tyto změny a jejich potenciální následky v reálném čase sledovat a upozornit na ně – což je benefit nejen pro advokátní kancelář, ale hlavně pro její klienty.