Jednotné měsíční hlášení pomůže firmám udělat si pořádek ve svých datech

Zaměstnavatelé musí od začátku letošního dubna vykazovat České správě sociálního zabezpečení údaje o svých zaměstnancích přes nově centralizovaný elektronický systém. Takzvané jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) má do budoucna zpřehlednit a zjednodušit komunikaci mezi zaměstnavateli a státem, zatím se ale změna v praxi potýká s řadou technických problémů. „Ukazuje se, že JMHZ je pro řadu zaměstnavatelů prvním skutečným testem kvality jejich personálních a mzdových dat,“ říká Lucie Dryáková, manažerka daňového a právního oddělení poradenské společnosti Deloitte.

Jaké jsou nejzásadnější nové povinnosti firem v souvislosti s jednotným měsíčním hlášením?

Legislativně se toho změnilo málo. Povinnosti firem, jako je výpočet pojištění nebo odvod daní, jsou stále stejné. Zásadní změna se týká způsobu předávání dat státu. Dosud šly totiž údaje o zaměstnancích na různá místa a často duplicitně, zatímco teď se každý údaj předá státu pouze jednou. Data se reportují do jednoho úložiště a všechny státní instituce, které jsou oprávněné s nimi pracovat, je tam zkrátka najdou. Největší změna tedy není v samotných povinnostech, ale v jejich technickém a procesním zajištění.

Zní to jako zjednodušení, ale z reakcí účetních, kteří se k novému systému vyjadřují na sociálních sítích, se zdá, že to narazilo na velký odpor.

Stížností je opravdu hodně, někdy jsou skoro až hysterické. Podle mě ale pramení z toho, že jsou teď firmy nucené udělat si pořádek ve svých personálních a mzdových datech. A to je bolí. Vzpomínám si na dobu, kdy se zavádělo kontrolní hlášení k DPH, a tehdy si také firmy stěžovaly, že jsou přehlcené a že to nejde. Byl to ale jen další nevyhnutelný posun v digitalizaci.

S čím mají firmy v souvislosti s JMHZ problém?

Nejbolestivější je pro menší firmy, protože ty často data o svých zaměstnancích nemají zatím ani digitalizovaná nebo je vedou v různých evidencích. Řadu statistických hlášení dosud nedělaly, takže to opravdu vnímají jako práci navíc. Mzdový software využívaly především ke zpracování mezd, nově musí pracovat i s mnohem širším okruhem údajů. V 21. století ale nejde dělat personální a mzdovou agendu na papíře nebo s excelem a kalkulačkou.

Zpětnou vazbu na nový systém vykazování dat jste zmapovali v průzkumu mezi stovkou zaměstnavatelů. Jaké výsledky přinesl?

Ukázal se v něm právě zmíněný rozdíl mezi velkými a malými firmami. Ty velké většinou měly už data o svých zaměstnancích digitalizovaná, občas je jen potřebovaly správně propojit, což obnášelo úpravu některých procesů nebo IT systémů. Menší firmy ale měly ještě data o zaměstnancích uložená v listinné podobě nebo v různých tabulkách a textových souborech, mzdový program používaly třeba jen ke zpracování mezd. A to jim teď pro jednotné měsíční hlášení nestačí.

Musí si kvůli tomu všichni pořídit specializovaný software?

Určitě musí mít nějaký mzdový program, není už možné, aby data zpracovávali ručně. Na trhu jsou ale různí poskytovatelé, kteří nabízejí i jednoduchá technická řešení pro malé firmy, takže není nutné investovat do drahého programu se všemi funkcionalitami.

Za největší riziko označilo 87 procent oslovených firem technickou nepřipravenost. Týká se ten problém personálních systémů jednotlivých firem nebo toho státního?

Problémy mohou být na obou stranách. Nový systém se průběžně ještě dolaďuje a některé metodické výklady a technické požadavky se upravují za běhu. To přináší komplikace poskytovatelům mzdových softwarů, protože tyto firmy svým klientům garantují, že jejich programy jsou v souladu s aktuální legislativou. Když se vám tedy legislativa mění pod rukama, musíte neustále předělávat různé funkce. Historicky byly mzdové programy nastavené tak, že se všechny změny většinou aplikovaly jednou ročně, a to k prvnímu lednu. Teď je proces úprav dynamičtější a to dělá mnohým systémům potíže. Legislativa například nutí zaměstnavatele opravovat některé údaje zpětně, což jim programy neumožňují, pokud jsou data už zaevidovaná a uzamčená.

Jednou z diskutovaných oblastí je hlášení zaměstnávání cizinců. Co v této souvislosti firmy řeší?

Objevují se tam potíže s identifikací osob, protože cizinci mívají více jmen a příjmení, případně používají speciální znaky. Údaje v cestovním pase mohou být odlišné od těch, které má ve svých dokumentech cizinecká policie nebo Česká správa sociálního zabezpečení. Pak stačí, aby se zadané jméno neshodovalo v jednom písmenku, a systémy už si daného člověka nepropojí. Další problémy souvisejí s tím, že cizince musí zaměstnavatel registrovat před zahájením práce. Když se pak termín nástupu posune, je složité registraci stornovat nebo upravovat.

Zatím to vypadá, že změna přináší větší zátěž pro HR a mzdové týmy. Zůstane to tak i do budoucna?

Po spuštění ostrého provozu to bezpochyby znamenalo víc práce, a to hlavně proto, že si firmy musely upravit procesy, vyčistit data a nastavit odpovědnosti. Do budoucna si ale nemyslím, že by to mělo mzdové účetní zatěžovat víc než jejich dosavadní práce, spíše naopak. Část jejich agendy se přesune směrem k HR, které bude mít větší odpovědnost za správnost údajů při nástupu zaměstnance i při všech změnách během pracovního poměru. Pokud se data zadají správně hned na začátku, pak by měl systém většinu věcí přenášet dál automaticky a práce se naopak zjednoduší.

Co firmám hrozí za chyby ve vykazování svých zaměstnanců?

Za nepodání nebo chybné podání jednotného hlášení jsou stanovené sankce, ale podle ministra Juchelky se ještě do konce prázdnin nebudou udělovat. Jednotným hlášením chce státní správa mimo jiné bojovat proti černému zaměstnávání. To je i důvod, proč je takový tlak na to, aby každý zaměstnanec byl přihlášený včas. Narovnává to české pracovní prostředí vůči podmínkám v západní Evropě, kde si nikdo nemůže dovolit zaměstnávat někoho, kdo není přihlášený. Sankce mají vést k tomu, aby zaměstnavatelé brali nové povinnosti vážně. Nejde tedy o to trestat firmy za to, že v hlášení udělaly chybu, ale má je to odradit od toho, aby se této povinnosti vyhýbaly úplně.

S čím se na vás v současné době firmy nejčastěji obracejí, když potřebují s jednotným hlášením poradit?

Jako poradenská společnost často pracujeme s mezinárodními firmami a ty mívají problém s oběhem dat. Někteří zaměstnanci totiž mohou být placeni částečně českou a částečně zahraniční entitou, a i když chce zaměstnavatel všechno nahlásit ve správném termínu, může narazit na to, že některá data ze zahraničí zkrátka nedostane včas. V některých případech proto doporučujeme upravit nastavení mzdových procesů nebo vytvořit samostatnou mzdovou účtárnu pro specifické skupiny zaměstnanců.

Máte nějaké doporučení pro firmy, na co si v novém systému dát pozor?

Určitě se vyplatí podívat se na celý životní cyklus zaměstnance od nástupu až po ukončení pracovního poměru. Firma by si měla zkontrolovat, jestli má pokryté všechny situace, kdo za ně odpovídá a kde mohou být hluchá místa. Důležité je také přestat řešit hlášení ex post, tedy až ve chvíli, kdy se objeví problém. Kdo si teď systém nastaví správně, tomu se práce do budoucna výrazně zjednoduší a zároveň si udělá pořádek v datech i v procesech, což může v budoucnu znamenat méně administrativy, kvalitnější data a menší riziko chyb.

Text vznikl ve spolupráci se společností Deloitte.