Pokud firmy chtějí zaměstnance zpět v kancelářích, musí jim nabídnout mnohem víc než stůl a počítač, říká šéf Scott.Weber

Dlouhodobé nájemní smlouvy na kancelářské prostory přestávají dávat smysl. Šéf Scott.Weber Workspace Adam Zvada sází na to, že ve velkých městech poroste význam flexibilních kanceláří. Ty se pružně přizpůsobují tomu, co firmy právě potřebují. Praha bude podle něj následovat Londýn, kde podíl tohoto typu kanceláří nyní dosahuje 12 procent a toto číslo se má do roku 2030 zdvojnásobit. Scott.Weber v segmentu flexibilních kanceláří drží 42 procent pražského trhu. Následuje skupina IWG, pod niž spadají značky Regus a Spaces, s 19 procenty. Třetím hráčem je Worklounge s 12 procenty.

Ještě před pár lety se předpovídal konec kanceláří a masivní přesun na home office. Teď je to opačně. Kancelářské prostory se díky tomu rychle zaplňují, ale téměř nic nového se nestaví. Jsme v éře kancelářské renesance, nebo jde o poslední křeč?

Nacházíme se v situaci, kterou na začátku post-covidové doby málokdo čekal. Práce na dálku sice přinesla nějaké výhody, ale zároveň se ukázalo, že z domova se dlouhodobě mnohem hůře buduje firemní kultura a zajišťuje trénink juniorů. Jen těžko se rychle rozhoduje. Firma sice může fungovat, ale obtížně se posouvá. Pokud člověk vykonává čistě transakční práci, jako je vyřizování e-mailů nebo plnění rutinních úkolů, může zůstat doma. Ale pro spolupráci, inspiraci a kreativní tvorbu je kancelář důležitější než kdy dříve.

V čem přesně to spočívá? Stačí jen to, že se potkají v jedné budově?

Dnešní kancelář musí nabízet to, co lidé doma nemají. Pro každého to může být něco jiného, ale základem zůstává možnost hluboké koncentrace a vyšší produktivity, což v domácím prostředí často chybí. To hlavní je však možnost socializace, přímý kontakt je nenahraditelný. Například já se v kanceláři snažím neřešit e-maily, využívám čas k osobní komunikaci s kolegy či schůzkám s obchodními partnery, kde probíráme třeba další development. Takže kanceláře jsou nyní spíš takovým shromažďovacím prostorem než místem, kde jen sedíte u počítače.

Ne každá profese však vyžaduje trávit čas na kreativních poradách.

Právě. Moderní prostředí musí umět uspokojit všechny styly práce i osobnosti. Máme v týmech extroverty, introverty, kreativce i analytiky. Stejně tak se liší potřeby IT firmy od advokátní kanceláře. Proto dnes kancelář není jeden typ prostoru, ale systém různých zón. Od tichých míst na soustředění až po prostory pro spolupráci a setkávání. Pokud se někdo nepotřebuje setkávat a vyžaduje pouze klid na práci, hybridní model mu umožňuje zůstat doma. Do kanceláře chodí jen někdy.

Co tedy v nových prostorech nesmí chybět a co je naopak přežitek?

Klíčová je lokalita, podobně jako v byznysu rychlého občerstvení nebo kavárenských řetězců. Budova si musí své klienty najít. Stačí postavit projekt dvě stě metrů vedle ideálního místa a je to problém. V interiéru přibývá prostoru pro různé typy aktivit během dne. Nesmí chybět boxy pro soukromé hovory, místnosti pro soustředění, ale ani neformální zóny, které připomínají obývací pokoj. V mnoha budovách jsou už i kavárny s baristou, kvalitní catering nebo večerní akce. Pracovní den se rozšiřuje o lifestylové prvky, jako je jóga, masáže nebo workshopy. Kancelář podporuje životní styl zaměstnance.

Kolik prostoru zůstává pro samotné pracovní stoly?

Dříve bylo běžné, že 80 procent plochy tvořily kanceláře a zbytek byly chodby, serverovny a jedna kuchyňka. Dnes je to zcela jinak, například naše nově otevřené centrum PernerKarlín má včetně teras šest tisíc metrů čtverečních, samotné kanceláře zabírají jen něco přes polovinu. Zbytek tvoří prostory pro relaxaci, setkávání nebo pro různé akce. To dává lidem důvod do kanceláře opravdu přijít. Navíc chtějí cítit kvalitu budovy, chtějí světlo, čerstvý vzduch a zeleň.

Předpokládám, že ani ve flexibilních kancelářích neplatí jeden člověk rovná se jeden pracovní stůl.

Průměrně dnes připadá 1,5 zaměstnance na jedno pracovní místo. Navíc dnes neplatí, že flexibilní kanceláře jsou jen pro malé firmy nebo že jde o cowork pro freelancery. Velkou část naší poptávky představují firmy s týmy o desítkách až stovkách lidí, takřka polovina klientů má přes 50 míst.

V Praze je podle analýzy společnosti Savills aktuálně neobsazených jen 5,9 procenta kancelářských ploch, což představuje nejnižší hodnotu od roku 2020. Čím to je?

Je to způsobeno hlavně tím, že od roku 2020 se staví extrémně málo. Během loňska přibylo na trhu pouze 27 tisíc metrů čtverečních, což je desetkrát méně než v předcovidovém průměru. A výhled není o moc optimističtější. Ve výstavbě je sice kolem 260 tisíc metrů, ale ty se na trh dostanou v horizontu tří až čtyř let. Ty nejkvalitnější budovy se často ani nedostanou na trh, protože si developeři s nájemci plácnou dávno před dokončením stavby. Máme štěstí, že chodí i za námi. Stejný trend vidíme i u flexibilních prostor, firmy si u nás zajišťují místo s předstihem.

Jak si Praha stojí s ostatními metropolemi v regionu?

Celý evropský trh je teď poměrně „utažený“. Ve Varšavě se neobsazenost pohybuje kolem devíti procent. Je ale dražší: prime nájmy v nejlepších lokalitách jsou kolem 35 eur za metr čtvereční, zatímco v Praze se pohybují zhruba mezi 25 a 30 eury. V Berlíně je kvůli nedobrému stavu německé ekonomiky neobsazenost ještě vyšší, ale nájemné dosahuje 45 eur. Praha je tedy stále relativně levná.

Jak do tohoto stavu zasáhne nástup umělé inteligence, která může vést k propouštění, a to právě v kancelářských profesích?

Pro nájemce je kvůli nízké nabídce nevýhodné právě toto období. Ale AI i další věci mohou přinést podobné zemětřesení jako pandemie. Velké podniky tehdy zjistily, že nepotřebují tolik prostoru. AI nepřinese jeden plošný scénář, ale zvýší nejistotu v plánování počtu lidí a struktury týmů. Právě proto poroste význam kratších závazků a flexibilních řešení. Ale to neznamená, že najednou vezmou zavděk nekvalitními budovami někde na periferii. Naopak to povede k ještě většímu rozevírání nůžek mezi prémiovými áčkovými budovami a zbytkem trhu. Strategická adresa a moderní zázemí zůstávají klíčovým nástrojem pro nábor a udržení talentů.

„Jedna špatně zvolená lokalita dokáže ekonomicky znehodnotit i několik jinak dobrých projektů,“ říká šéf Scott.Weber Workspace Adam Zvada.

Foto: Libor Fojtík

Může tento scénář vést i k poklesu nájmů?

U kvalitních budov k poklesu cen nevidím důvod, ty si svou hodnotu udrží. Problém mohou mít méně kvalitní objekty, což jsou většinou starší administrativní budovy. Nebo i domy, které původně nebyly určené pro kanceláře. O ně postupně přestává být zájem a budou muset o nájemce bojovat cenou.

Po Praze jste otevřeli flexibilní kanceláře i v Ostravě, chystáte se na Brno. Čím se tato města z pohledu vašeho byznysu liší od Prahy?

Z globálního pohledu jsou pro úspěch ideální metropole s více než půl milionem obyvatel. To sice ani jedno město nesplňuje, ale při započítání nejbližšího okolí se tomu velmi blíží. Neobsazenost v Brně je 14 procent, v Ostravě 11 procent. Chuť lidí v regionech zůstávat v tradičních kancelářích je zatím o něco větší než v Praze, kde je souboj o talenty mezi firmami extrémní. Nicméně věřím, že jsme teprve na začátku transformace způsobu práce i v krajích. Příchod nových generací si flexibilní model vynutí i tam. I firmy v regionech brzy zjistí, že je pro ně výhodnější soustředit se na svůj hlavní byznys a správu prostor nechat profesionálům. Podobně, jako to bylo v Praze před sedmi osmi lety.

I v Praze však tvoří flexibilní prostory zhruba 142 tisíc metrů čtverečních z celkových čtyř milionů kancelářských ploch. To jsou jen necelá čtyři procenta. Jaký mají potenciál?

Podíl zkreslují velcí zaměstnavatelé jako Siemens nebo Škoda Auto, ti i do budoucna zůstanou ve svých tradičních sídlech. Pro malé a střední firmy ale nedává smysl uvázat se na sedm nebo deset let a investovat miliony do vybavení budov, když je mohou využít pro svůj byznys. Začíná se prosazovat i model „hub and spoke“, tedy střed a paprsky. Mít menší centrálu a zbytek týmu rozprostřít do sítě blíže bydlišti zaměstnanců. Pokud se podíváme na Londýn, tam tvoří flexibilní prostory 12 procent trhu a společnost CBRE očekává růst až na 20 až 25 procent do roku 2030. I Praha má obrovský prostor k růstu. My máme nyní 70 tisíc metrů čtverečních, do pěti let bychom se chtěli dostat na 125 tisíc a na poloviční podíl na trhu, který odhaduji zhruba na 250 tisíc metrů čtverečních.

Není ale flexibilní pronájem pro firmy v konečném důsledku dražší než klasická nájemní smlouva?

To je častý mýtus. Nelze však porovnávat jen čisté nájemné, ale je nutné podívat se na celkové náklady. Do nich je třeba započítat servisní poplatky, úklid, internet, recepci, vybavení nábytkem i čas, který management stráví řešením provozních problémů. To je všechno je u nás součástí měsíční platby. Navíc u nás neplatíte za prázdné židle, které možná využijete až za dva roky. Naše řešení v celkovém součtu peníze šetří, protože kombinuje investiční a provozní náklady do jedné položky. Tradiční kancelář má smysl jen pro firmy se zcela stabilním počtem zaměstnanců a velmi specifickými nároky na technické vybavení.

Jak často se potřeby firem ve vašich centrech reálně mění?

Neustále. Na našich pobočkách se doslova každý víkend něco děje. Někde se posouvají příčky, jinde se připravují prostory pro nové zaměstnance. Máme vlastní týmy, které se starají o to, aby prostor reagoval na aktuální potřeby klientů. To je flexibilita v praxi. Nemusíte čekat na stavební povolení a složitě vyjednávat s majitelem budovy. Pokud firma vyhraje velký projekt a potřebuje okamžitě usadit dvacet nových lidí, musíme to vyřešit během dnů, ne měsíců.

Co klienty v kancelářích nejčastěji zlobí?

Jde například o špatně akusticky řešené zasedačky, do kterých je slyšet zvenčí, nebo nedostatek callboxů, kde si lidé mohou vyřídit hovory, aby nerušili ostatní. Klienti jsou citliví na detaily, které mají fungovat automaticky. Od úklidu přes připravenost prostor po každodenní servis. Jakmile tyhle věci nefungují automaticky, okamžitě to narušuje jejich pracovní den. Na to se snažíme reagovat, ten byznys není postaven na pronájmu čtyř zdí, ale na službě a každodenní péči o klienta. V tom se nejvíc blížíme hotelu.

Scott.Weber jste dosud financoval bez investorů. Byl to záměr, nebo opatrnost?

Byla to kombinace obojího. V první fázi to bylo vědomé rozhodnutí, nechtěl jsem hnát firmu do růstu za každou cenu a brát zbytečné riziko. Chtěl jsem mít byznys pod kontrolou a stavět ho zdravě. Zpětně vidím, že externí kapitál by nám v určité fázi umožnil růst rychleji. Na druhou stranu nás to donutilo vybudovat opravdu funkční model: být ziskoví, disciplinovaní a opřít se o vlastní cash flow. Dnes to vnímám spíš jako výhodu. Máme stabilní základ a nejsme závislí na externím financování. A pokud do firmy někdy partnera přivedeme, bude to kvůli synergiím a dalšímu růstu, ne proto, že bychom to nutně potřebovali.

Vnímáte to tak i do budoucna?

Pokud chceme zvládnout náš ambiciózní plán růstu, musíme se změnit. Nehledáme finančního investora proto, že bychom neměli kapitál. Hledáme partnera, který nám přinese know-how, technologie a synergie. Vyrostli jsme ze start-upu do scale-upu, ověřili jsme si, že náš koncept funguje. Teď je potřeba ho dostat na další úroveň, to znamená dotáhnout procesy, finanční řízení a hlavně schopnost škálovat kvalitu služby napříč celou sítí. Já se chci soustředit na růst a produkt, partner by nám měl pomoci urychlit věci jako digitalizaci, AI a hladký provoz. Musí to být někdo, kdo nám umožní růst rychleji bez ztráty kvality.

Jaká je průměrná doba, po kterou u vás firmy zůstávají?

U našich větších klientů je to typicky několik let. Často zůstávají výrazně déle, než odpovídá délce jejich první smlouvy. I když smlouvy uzavíráme třeba na půl roku nebo na rok, klienti zůstávají, protože mají psychologickou možnost kdykoliv odejít. To je obrovská výhoda oproti tradičním kancelářím, kde se dříve podepisovaly smlouvy až na 10 let, nyní je to stále v průměru kolem sedmi let. V dnešním rychlém byznyse se přitom těžko predikuje, co bude za pár měsíců.

Nyní působíte na 17 místech, jde obvykle o nově postavené moderní budovy. Loni jste však otevřeli nové centrum ve zrekonstruované secesní budově na náměstí Republiky. Proč tahle změna?

Jde pochopitelně o prestižní lokalitu. Dlouho jsem chtěl takovou budovu získat, v Londýně patří tento typ pro flexibilní kanceláře k nejvyhledávanějším. Rekonstrukce staré budovy s moderními technologiemi je vrcholem kancelářského prostředí. Bylo to náročné, je památkově chráněná. Museli jsme vnímat každý detail a přání památkářů, abychom propojili nové se starým. Budova je nyní takřka plně obsazená, velkou část budovy zabírají dvě velké IT firmy.

Chcete v portfoliu více takových?

Rádi bychom nabídli co největší paletu možností. Třeba v Karlíně by se mi líbilo mít loftové prostory s atmosférou staré čtvrti pro eventy a firmy, které hledají genius loci. Připravujeme i projekty v pětihvězdičkovém standardu servisu i designu pro top klientelu. Přemýšlím o projektech, které budou dokončené třeba za pět let. Kdo chce pro zaměstnance špičkové prostory, musí plánovat s velkým předstihem.

Udělal jste během své kariéry nějakou zásadní chybu?

Díky zkušenostem z evropského managementu Regusu vím, že jedna špatně zvolená lokalita dokáže ekonomicky znehodnotit i několik jinak dobrých projektů. Proto jsem konzervativní a každou expanzi máme třikrát spočítanou. Preferuju lokality, kde život nekončí v pět odpoledne. Hledáme místa, kde se žije. Kde se prolíná kancelářský život s obchody, byty a kde je občanská vybavenost. Může jít třeba i o Stodůlky nebo Butovice a zajímavý začíná být i širší okruh kolem Prahy, jako jsou Říčany nebo Dolní Břežany.