Skončení pracovního poměru musí provázet nejen finační, ale i administrativní vypořádání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Zaměstnavatel povinně vydává zaměstnanci potvrzení o zaměstnání - tzv. zápočtový list a na žádost zaměstnance také posudek o jeho pracovní činnosti. Zápočtový list se tedy vystavuje automaticky, bez jakékoliv žádosti, pracovní posudek pouze na žádost zaměstnance.

Pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti, které se týkají hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, jež se vztahují k výkonu práce. Například hodnocení pracovníkovy iniciativy či schopnosti týmové spolupráce. Zaměstnavatel může uvést, jak se zaměstnanec osvědčil při plnění svých úkolů. Nepřísluší mu hodnotit, zda se zaměstnanec hodí pro určitou práci u jiného zaměstnavatele; rovněž mu nepřísluší hodnocení soukromého života zaměstnance. Jiné než stanovené informace o zaměstnanci smí zaměstnavatel poskytovat jen s jeho souhlasem. Požádá-li zaměstnanec zaměstnavatele o vystavení posudku, zaměstnavatel je povinen do 15 dnů zaměstnanci tento posudek vydat. Zaměstnavatel však není povinen vydat mu jej dříve, než v době dvou měsíců před skončením jeho pracovního poměru.

Potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list) je zaměstnavatel při skončení pracovního poměru vždy povinen vydat zaměstnanci a uvést v něm předepsané skutečnosti. Potvrzení o zaměstnání je důležité zejména pro zaměstnancovy budoucí nároky ze sociálního zabezpečení. Dále je zaměstnavatel povinen vydat pracovníkovi další písemnosti týkající se jeho osobních údajů. Mezi těmito ostatními doklady by mělo být zaměstnanci vráceno i potvrzení o zaměstnání vystavené předchozím zaměstnavatelem. Pro potvrzení o zaměstnání není předepsán žádný oficiální (legální) tiskopis jako vzor. Ten by musel být součástí právního předpisu; zákoník práce, ani prováděcí nařízení vlády (č. 108/1994 Sb.), ani jiný předpis jej v příloze neobsahují. Zaměstnavatelé často používají zakoupené formuláře z produkce různých poradenských firem a vydavatelství. Všechny takové tiskopisy však jsou pouze soukromým vydáním. Za úplnost a správnost obsahu potvrzení o zaměstnání odpovídají sami zaměstnavatelé, nikoliv autoři či vydavatelé formulářů.

Ačkoli již neplatí zákaz přijímat do pracovního poměru zaměstnance, který neprokázal skončení předchozího pracovního poměru, nový zaměstnavatel si obvykle vždy chce ověřit, zda jeho budoucí zaměstnanec u něj bude mít jediný pracovní poměr. Skončení předchozího zaměstnání zaměstnanec prokazuje právě potvrzením o zaměstnání vydaným jeho předcházejícím zaměstnavatelem. Vzhledem k tomu, že se nástup a skončení zaměstnání již neuvádějí v občanském průkaze, je zápočtový list vlastně jediným dokladem o skončení pracovního poměru, jakož i délce jeho trvání. Jestliže šlo o zaměstnání na plnou pracovní dobu, získá zaměstnavatel jistotu, že takový pracovní poměr zaměstnance netrvá a že s ním může uzavřít nový pracovní poměr na plný úvazek. Zákoník práce totiž zásadně zakazuje více pracovních poměrů u téhož zaměstnance, takže druhý takový pracovní poměr v pořadí by byl uzavřen neplatně.

Potvrzení o zaměstnání musí být vydáno výhradně zaměstnanci, popř. jím zmocněné osobě či opatrovníkovi. Jinému, novému zaměstnavateli jej dosavadní zaměstnavatel vydat nesmí; totéž platí o pracovním posudku.

Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem pracovního posudku nebo potvrzení o zaměstnání, může se domáhat u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo jej upravit. Nesmí však překročit lhůtu tří měsíců ode dne, kdy se o jejich obsahu dozvěděl. Zaměstnavatel není oprávněn vázat vydání pracovního posudku nebo potvrzení o zaměstnání na splnění nějaké povinnosti zaměstnance, třeba na úhradu způsobené škody. Pokud zaměstnavatel způsobil, zvláště pak nevydáním zápočtového listu či negativním a nepravdivým posudkem zaměstnanci škodu, může se pracovník domáhat odškodnění. Zaměstnavatel nemůže pozdržet vydání zápočtového listu ani v případě, že zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru pokračovat v pracovní neschopnosti, která vznikla před skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel uvede v potvrzení o zaměstnání údaje ke dni skončení pracovního poměru s poznámkou, že pracovní neschopnost dále trvá.
Související