Ztracená účtenka může stát firmu víc, než si myslíte

Papírové doklady. Ještě stále jsou běžně vystavovány v řadě obchodů, restaurací, u benzinových pump či dodavatelů služeb. A to i když probíhá platba kartou, telefonem nebo hodinkami. Bohužel dochází velmi často k jejich založení neznámo kam nebo přímo ztrátě. V mnoha případech, jako u rodinného nákupu potravin, to příliš nevadí. Horší je to v případě účtenek, které se dají nebo mají započítat do nákladů firmy. Dnes už sice někteří obchodníci nabízejí elektronické účtenky uložené v zákaznické aplikaci. Tyto účtenky ale slouží hlavně k vizuálnímu zobrazení a je nutno je digitalizovat a manuálně přenést do účetnictví firmy. A právě na to se často zapomíná.

Účtenky a daně

Stres s dodáním všech potřebných podkladů včetně dokladů o výdajích přichází obvykle před podáním daňových přiznání. Nejproblematičtější bývají účtenky za náklady, které mohou oprávněně snižovat daňový základ. Pak nastává každoroční evergreen: hledání, přeposílání, vymáhání dokladů od zaměstnanců. V lepším případě najdou účtenky v peněžence, v horším už jen ve vzpomínkách. A to může znamenat riziko, že daňový základ poroste zbytečně víc, než by musel. Nebo to bude stát další čas odpovědných pracovníků firmy.

Existují ale cesty, jak se těmto situacím vyhnout. „Pokud chcete mít finance ve firmě pod kontrolou, být schopní reagovat flexibilně a moci plánovat s co nejvyšší přesností, je potřeba výdaje řešit v okamžiku, kdy vznikají. Ne zpětně. Proto jsme ve Fidoo vytvořili Expense Management. Po zaplacení Fidoo kartou dostane zaměstnanec mobilní notifikaci, účtenku vyfotí a nahraje ji do aplikace. Účetní ji má obratem v systému. A papírovou verzi může klidně vyhodit, naše řešení nahrazuje fyzickou evidenci,“ vysvětluje Richard Vojtěch, CFO Direct Fidoo.

Doklady zajímají i audit a ESG reporty

Nejde ale jen o daně. Firmy potřebují přesnou evidenci podkladů, kterými dokládají své náklady a výdaje, i pro další reportování. Podobná situace jako u daňových přiznání může nastat, pokud má firma povinnost nechat si účetní závěrku ověřit auditorem. Znamená to nutnost prokázat, že jednotlivé výdaje skutečně proběhly. Každá ztracená účtenka pak může znamenat problém.

Ještě větší výzvou je blížící se ESG reporting, který bude od roku 2026 povinný pro stovky firem. Ačkoli jej většina firem zatím nemusí připravovat, je dobré podklady systematicky shromažďovat už nyní. Environmentální, sociální a správní dopady činnosti se budou muset opřít o konkrétní čísla a důkazy. Zaznamenávat výdaje na ekologickou dopravu, kompenzace emisí nebo šetrné provozní náklady bude již brzy nutností.

Jak z chaosu udělat pořádek

Správně nastavená a řízená správa výdajů může potenciální problémy jednoduše odstranit a zabránit jim do budoucna. Šetří nejen čas a nervy pracovníků, ale také náklady firmy, které utíkají peníze právě na běžných provozních výdajích, a optimalizuje cash flow. Komplexní systém, jako je právě třeba Expense Management od Fidoo, ale není jen o kartách. Desktopová a mobilní aplikace pro zaměstnance, manažery i účetní zahrnuje nejen zmiňované platební karty, a to jak individuální, tak týmové, nebo zmiňovanou digitalizaci účtenek. Lze s její pomocí spravovat cestovní příkazy a knihy jízd, rychle schvalovat výdaje kdykoli a odkudkoli a lze ji plně integrovat s účetními a ERP systémy bez nutnosti přepisovat data ručně.