Performance Management jako výzva pro IT

Jedná se o stále náročnější požadavky akcionářů, zvyšování tlaku konkurence a samozřejmě také o otázky zvyšování cen surovin, lidské práce apod., které je třeba řešit sofistikovanějšími postupy a metodami než jako tomu bylo doposud.

Performance Management (PM), neboli řízení výkonnosti, je takový způsob řízení, který spojuje metody, ukazatele, procesy a systémy pro sledování a zlepšování výkonnosti organizací. Zlepšování výkonnosti se opakuje v cyklech a jeho smyslem je dosáhnout stanovené podnikové vize.

Jak nejlépe řídit podnikovou výkonnost? Tuto otázku lze sice jednoduše položit, je na ni ale velmi těžké jednoznačně a krátce odpovědět. Řada řešení a konceptů, jak řídit výkonnost již v součané době existuje a jsou více či méně v praxi uplatňovány. Praktickému uplatňování uvedených metod a konceptů však brání řada objektivních i subjektivních faktorů jako:

- Management hasí aktuální problémy, je zavalen operativou a nemá čas, vůli ani možnosti, jak systematicky zlepšovat podnikovou výkonnost.

- Management nemá dlouhodobou představu o vývoji organizace (vize, mise, strategie, strategické projekty apod.).

- Organizace stále neúspěšně bojují se zkvalitněním základních controllingových procesů reportingu, plánu a analýz.

Mezi subjektivní faktory mohou patřit:

- Nezájem managementu na aktivní propagaci a podpoře nových konceptů řízení.

- Obava pracovníků ze změny.

- Nízká vazba výkonnostních systémů na odměňování.

- Firemní kultura, která nesměřuje ke zlepšování výkonnosti.

PROBLÉMY APLIKACE PM

Proces řízení firem na bázi Performance Managementu stále stojí na základních stavebních kamenech jako vize, strategie, klíčové faktory úspěchu apod. Tyto základní stavební kameny jsou nicméně velmi těsně spjaty s vlastní realizací jistě vznosných myšlenek, která je dalším a v praxi zpravidla bolestivějším krokem. Na základě strategického řízení a dekompozice strategie se řízení přesouvá k procesům plánování, monitorování a analytické znalosti. Schéma č. 1 jasně naznačuje iterativnost celého procesu tj. nelze spoléhat na to, že po definici strategie, vytvoření plánu nebo odreportování celé naše úsilí končí. Právě naopak, vše se odehrává v neustálé smyčce, jejímž cílem je zlepšit výkonnost organizace.

Při praktické aplikaci těchto myšlenek organizace naráží na řadu obtíží. V oblasti plánování se objevují zásadní problémy v pracnosti, náročnosti zpracování, formálnosti a v řadě podniků ve značně fixním pojetí plánů. Úzká vazba na strategické řízení, která je předpokladem účinné realizace strategických záměrů je také spíše výjimkou než pravidlem. Přesto jsou tyto evidentní problémy v plánování řešitelné ať už metodicky, procesně nebo pomocí automatizace některých plánovacích a forecastovacích procesů a úkonů. Právě na využití technologií při řízení organizací klade koncepce Performance Management značný důraz a tím se odlišuje od řady dalších teorií a koncepcí, které tento faktor nezbytný při praktické realizaci přehlížejí.

V oblasti monitorování a reportingu podnikové výkonnosti často schází komfortní dostupnost informací, dostatečná flexibilita a strukturování informací vhodné pro rozhodování. Pokud ze strany managementu přijde požadavek na změnu v oblasti reportingu, představuje to pro controllingové i IT oddělení doslova noční můru. V našem ekonomickém prostředí se také stále častěji objevují společnosti, které po dlouhodobém růstu a akvizicích dosáhly velikosti, kdy je potřeba zajistit hladký a efektivní průběh konsolidace číselných údajů o výkonnosti (tedy nejen finanční výsledky a nejen údaje o skutečnosti), eliminovat vnitropodnikové vazby ať finanční nebo hmotné a řídit společnosti jak z hlediska celku, tak z pohledu jejích částí.

Otazníky a zamyšlení si zaslouží i oblast analýz. Ty, jak praví základní poučka, jsou tak kvalitní, jak kvalitní jsou analyzovaná data. Otázkou bývá množství analyzovaných údajů, složitost, struktura a následně sdílení výsledků a jejich provázanost na další procesy, jakými jsou plánování nebo forecasting.

PM A JEHO VAZBA NA TECHNOLOGII

Součástí koncepce Performance Managementu je jak část metodická, tak část technologická. Na základě zkušeností z realizace PM řešení lze definovat následující tři scénáře přístupu podpory této koncepce:

1. Organizace ví, jak by měla fungovat, ale není schopna jít do detailů - typicky to bývá velká společnost s více obchodními jednotkami, která není schopna dát dohromady konzistentní zadání napříč celou organizací. Pak je nejlepší cesta standardního řešení s hotovými scénáři a zkušenostmi od strategického plánování přes rozpočtování, prognózování, reporting a analýzy. Je to řešení tzv. out-of the-box s dílčí customizací.

2. Organizace má určité individuální požadavky, které zase nejsou až tak unikátní. Představa je mít vysokou míru variability, ale na druhou stranu využít výhod předpřipraveného řešení. Takové společnosti využívají tzv. předloh pro jednotlivé oblasti řízení jako finance, prodej, výrobu, řízení rizik a další. Společnost se seznámí s mapou předpřipravených řešení a některá si vybere. Zbytek (obvykle 40-50 %), které jsou odlišné od původních představ jsou připraveny na míru.

3. Organizace velmi dobře zná své procesy, pouze hledá technologické prostředky či nástroje, jak toho dosáhnout, jak je podpořit. Má požadavky na vysokou míru customizace, vysokou flexibilitu a úpravy by měly být spravovány interním týmem.

Tato variabilita přístupů samozřejmě klade nemalé nároky na dodavatele řešení pro Performance Management. Zákazníkovi je potřeba nabídnout vše od menšího, flexibilního a relativně jednoduchého řešení až po komplexní řešení pokrývající klíčové procesy napříč celou organizací.

Performance Management se tak stává výzvou jak pro trh s technologickými řešeními díky své komplexnosti a integraci know how a technologie, tak výzvou pro manažery, controllery i pracovníky IT, kteří stále v řadě případů čelí problémům a omezením svých několika gigabytových vzájemně propojených souborů v prostředí MS Excel.

Článek vytvořen s využitím podkladů společnosti Infor; - red -