Nastal čas na evidenční listy

Pokud patříte mezi podnikatele, kteří mají zaměstnance, musíte se seznámit s evidenčními listy důchodového pojištění. Formulář je nutné zakládat pro každého pracovníka, výjimkou jsou jen starobní důchodci. Vykonává-li pro firmu zaměstnanec souběžně několik prací, vede se pro každou výdělečnou činnost samostatný evidenční list.
Na rozdíl od předchozích let se tyto formuláře nyní vyplňují každoročně, a to po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna.
V případě, že pracovník u organizace ukončí pracovní poměr v průběhu roku, musí firma vyplnit údaje ve formuláři do jednoho měsíce po konečném vyúčtování jeho příjmů.
Tiskopisy se pak předkládají správě sociálního zabezpečení, a to zpravidla do osmi dnů ode dne zápisu údajů do formuláře.

Trojí vyhotovení
Evidenční list je třeba vyhotovit v trojím podání: jednou pro správu sociálního zabezpečení, kopii pro firmu a další opis pro zaměstnance. Formuláře evidenčních listů jsou k dispozici na okresních správách sociálního zabezpečení, v hlavním městě na pražské správě sociálního zabezpečení. Je možné se setkat s jeho dvěma variantami.
Třídílný tiskopis s propisem je určený pro ty, kteří nespoléhají na výpočetní techniku a dávají přednost jeho vyplňování na klasickém psacím stroji.
Jednodílný tiskopis je pak určený k vyplňování na počítači. K tomu slouží také program, který si mohou zaměstnavatelé zdarma stáhnout z internetových stránek www.cssz.cz. Program také umožní kromě originálu vyhotovit dva stejnopisy - pro firmu a zaměstnance.
Při vepisování údajů do kolonek formuláře je třeba velké pozornosti. Protože jsou pak údaje zpracovávány automatizovaně, neměly by například vyplňované údaje přesahovat vymezené pole. Omezení také platí pro případné opravy na tiskopise. S podobným popisem pravidel je možné se seznámit rovněž na internetových stránkách správy sociálního zabezpečení.

Elektronické podání
Alternativou zasílání formulářů v papírové podobě je podání prostřednictvím internetu, a to z Portálu veřejné správy (www.gov.cz), případně je možné data předat na CD nebo na disketě.
Ti, kteří se rozhodnou odevzdávat evidenční listy důchodového pojištění virtuálně, však nejprve musí příslušnou správu sociálního zabezpečení navštívit a zaregistrovat se k elektronickému podání. Ještě předtím je ale třeba určit osobu, která bude formuláře evidenčních listů odesílat.
Organizace také musí mít mzdový systém umožňující vytvoření datové věty s tím, že elektronické předávání formulářů musí podporovat i využívaný účetní program.
Osoba, která byla pověřená zasíláním evidenčních listů virtuálně, musí také vlastnit kvalifikovaný certifikát, který vydává I. certifikační autorita. Podpisový klíč, který je rovněž nutný pro elektronické podání, pak vydá Česká správa sociálního zabezpečení.