Připravte se na nové administrativní povinnosti

Z hlediska podniků můžeme dopady vstupu do EU rozdělit na dvě oblasti: požadavky na podnikové systémy a obchodní strategie. To, kolik času bude k jejich řešení třeba a zda je vhodnější zabývat se jimi současně či odděleně, záleží na struktuře a typu podniku a jeho přístupu k trhu.

Obchodní transakce jinak. Daňové důsledky rozšíření EU budou v podstatě společné pro všechny podniky a budou znamenat změny v jejich podnikání. Jak se například změní průběh relativně jednoduché obchodní transakce mezi českým podnikem a podnikem v jiném členském státě EU po 1. květnu 2004? Podívejme se na tuto otázku zejména z hlediska dodatečných daňových a administrativních nákladů, jež následně ovlivní celkové hospodaření podniku. Dnes pracovník zajišťující logistiku, popřípadě celní zástupce podniku vyplní celní dokumenty a celní úřad potvrdí vývoz zboží. Vývozce tak může uplatnit osvobození od DPH. Na druhé straně hranice celní zástupce také vyplní celní dokumenty a vývozce zaplatí dovozní poplatky. Následně podnik použije celní prohlášení k zaúčtování těchto poplatků a uplatnění nároku na vrácení DPH v rámci svého účetního systému. V průběhu tohoto procesu celní úřad shromáždí statistické informace o pohybu zboží, které slouží pro potřeby státní správy.

V rámci jednotného trhu, jehož budeme od května příštího roku součástí, nebudou existovat celní hranice ani celní dokumenty či potvrzení. Obchodní transakce mezi státy EU nebudou vývozem ani dovozem, nýbrž pořízením nebo odesláním zboží. Podnikům obchodujícím se společnostmi v EU vznikne povinnost podávat hlášení a potvrzení o tom, že zboží bylo převezeno do jiného členského státu. Na druhé stran zmizí veškeré celní formality, náklady na celního zástupce a na hotovostní toky, protože nebude nutné platit DPH při dovozu. Namísto toho podnik zaznamená pořízení zboží a zaúčtuje příslušnou DPH při pořízení pouze ve svých účetních záznamech.

V tomto systému jsou však samy podniky zodpovědné za splnění všech administrativních povinností, což významně ovlivní mnoho oblastí jejich fungování. Státní správa například bude i nadále vyžadovat statistické údaje, proto budou podniky muset podat Intrastat neboli měsíční statistické hlášení. Toto hlášení mívá v jednotlivých zemích rozdílnou podobu. K tomu, aby podnik mohl požadovat osvobození od DPH z důvodu vývozu zboží do jiného členského státu Unie, musí tento vývoz prokázat. Vývozce tak náhle bude muset zajistit, aby mu jeho zákazník poskytl doklad o tom, že zboží bylo skutečně vyvezeno - např. dodací list. Pokud takový doklad nebude mít, úřady budou předpokládat, že plnění bylo uskutečněno v tuzemsku, a vyměří proto základní sazbu DPH a penále.

Úprava systémů. Vstup do EU a rozšíření jednotného trhu tedy znamenají nutnost zavést funkční systémy schopné zaznamenávat pohyb zboží mezi členskými státy. Z právního hlediska bude navíc pravděpodobně nutné prověřit a upravit všechny smlouvy se zákazníky nebo dodavateli z jiných států Unie tak, aby zohlednily povinnosti související s dokládáním vývozu zboží a uplatňováním osvobození od DPH. Účetní oddělení bude muset zavést dodatečné postupy pro zpracování dokumentů a zvýší se jeho zodpovědnost vůči ostatním částem obchodního procesu, např. logistice, stejně jako potřeba kvalitní koordinace. Systémy poskytující údaje pro statistické hlášení Intrastat bude třeba upravit tak, aby dokázaly ze skladových a přepravních systémů získávat všechny informace vyžadované zákonem pro podání tří povinných výkazů (přiznání k DPH, statistické hlášení Intrastat a Souhrnné hlášení EU).

Na tyto nové administrativní povinnosti v souvislosti s pohybem zboží se podniky musí připravit, jinak budou v důsledku neplnění zákonných požadavků vystaveny finančním postihům či dokonce trestnímu stíhání (v některých zemích je nesprávné vyplnění Intrastatu trestný čin, v ČR by podle stávajících návrhů mělo být postihováno pokutou).

Dodatečné náklady. Úprava podnikových systémů tak, aby v květnu 2004 splňovaly zákonné požadavky EU, pochopitelně není jednoduchý úkol. Legislativa se stále teprve připravuje, a tak je někdy náročné zjistit, co a jak se vlastně změní. Právě proto může být pro některé podniky těžké uvědomit si, že je třeba se touto problematikou důkladně zabývat. Stejně i představa dodatečných nákladů spojených se vstupem do EU nepřispívá k motivaci začít tyto problémy opravdu řešit. O jaké druhy nákladů se jedná? V souvislosti s novými daňovými pravidly platnými od 1. května 2004 vzniknou jak přímé, tak nepřímé náklady. Některé výdaje bude možné snížit na minimum či se jim dokonce vyhnout, většinou ale půjde o nezbytné přímé náklady. Na základě naší zkušenosti můžeme uvést několik příkladů dodatečných nákladů, které vzniknou největším investorům v kandidátských státech. První tři příklady se týkají tří konkrétních společností působících v ČR.

- Dodatečný 1 milion USD na cla, která bude nutné po vstupu do EU zaplatit při dovozu surovin pro výrobu, neboť celní sazby uplatňované v EU jsou vyšší než sazby přistupujících států.

- Dodatečné 2 miliony USD na příspěvky na sociální zabezpečení pro zahraniční pracovníky společnosti působící v sektoru služeb.

- 16 milionů USD na DPH z běžných režijních nákladů v důsledku nemožnosti uplatnit nárok na odpočet DPH v plné výši.

- Dodatečné náklady na placení DPH předem nebo na výrazně pozdější uplatnění nároku na odpočet DPH, neboť vlády se tímto způsobem budou snažit nahradit ztráty v důsledku výpadku příjmů z DPH z dováženého zboží po vstupu do EU.

Uvedené příklady představují reálné přímé náklady, které ovlivní hospodaření daných podniků. V zásadě se týkají pouze roku 2004. Pokud nebudou správně ošetřeny, existuje riziko, že se v dalších letech objeví znovu. Dále je nutné počítat i s nepřímými náklady, např. na školení, na úpravu či zavedení podnikových systémů a také na lidské zdroje vzhledem k normám EU v sociální oblasti, jimž je třeba vyhovět.

Zkušenost ukazuje, že mnoho podniků otázku dodatečných nákladů podceňuje a nevyčlenilo na vstup do EU dostatečné rozpočtové rezervy. Potvrdil to i průzkum, který společnost PricewaterhouseCoopers provedla mezi největšími investory ve střední Evropě. Pouze 14 % dotázaných podniků vytvořilo rozpočet na pokrytí nákladů souvisejících se vstupem do EU, avšak celých 88 % podniků uvedlo, že budou muset upravit své účetní systémy, 58 % systém výkaznictví a 46 % obojí.

Většina společností, které analyzovaly své obchodní procesy v rámci více států, už vyčlenila ve svém rozpočtu značné částky potřebné k úpravě systémů výkaznictví tak, aby tyto systémy byly k 1. květnu 2004 správně nastaveny. Například jedna velká společnost působící v oblasti spotřební elektroniky odhaduje, že jenom náklady na úpravu systémů v nových členských zemích dosáhnou výše 2 milionů USD. Přitom se jedná o podnik, který již dnes působí v EU a zná požadavky jednotného trhu Unie na výkaznictví.

Tento příklad je také odpovědí na často kladenou otázku: Pokud podnik již má v rámci svých aktivit v EU zavedený správný systém výkaznictví, nemělo by být tedy jednoduché upravit jej i pro nové členské země? Může tomu tak být. Avšak přesto, že legislativa v EU je do určité míry harmonizovaná, existují oblasti, v nichž mají členské státy prostor pro její vlastní interpretaci, a zde budou nezbytné specifické úpravy.

Podnikatelské strategie. Dodatečné přímé daňové náklady, jakož i náklady na úpravu podnikových systémů pravděpodobně přimějí některé podniky k tomu, aby znovu promyslely a zdokonalily své podnikatelské a obchodní strategie v jednotlivých zemích i v nadnárodním rámci. Rozšíření EU např. otevírá prostor ke sjednocení činnosti v rámci všech členských zemí, v nichž společnost působí, a ke zjednodušení obchodních struktur. Mnohé podniky, které dnes provozují činnost v EU na základě komisionářských smluv nebo smluv o zastoupení, zatím kvůli různým daňovým komplikacím plně nevstoupily do zemí střední Evropy. Tyto problémy po vstupu do EU vymizí, protože v přistupujících zemích bude možné aplikovat standardní obchodní modely užívané v EU. Některé společnosti působící v přistupujících státech teprve hodlají zahájit úpravu systémů podle předpisů EU. Tyto úpravy si vyžádají dodatečné náklady, jež doposud nebyly zahrnuty do rozpočtu. Nelze se jim ale vyhnout, má-li podnik už od prvního dne rozšíření fungovat v souladu s požadavky EU a chce-li se vyvarovat zbytečných pokut a výhrad ke způsobu řízení. Několik předních investorů v kandidátských zemích začalo v této souvislosti diskutovat o centrech sdílených služeb jakožto způsobu, jak účinně dostát administrativním požadavkům v několika přistupujících státech současně. Prostor pro racionalizaci a využití nových příležitostí nabízí také logistika. Vzhledem k vývoji v západní Evropě po vytvoření jednotného trhu v roce 1993 můžeme očekávat, že i nyní se objeví podobné trendy: vytváření regionálních distribučních center, snížení počtu skladů v jednotlivých zemích, a tím pádem zkrácení dodavatelských řetězců.

Zákonný rámec. Sice stále ještě neznáme přesnou podobu všech zákonů a předpisů, které bude nutno respektovat od 1. května 2004, ale už teď je zřejmý rámec, v němž se budou pohybovat. Podniky tak již nyní mohou do značné míry posoudit, co se dá od vstupu do EU očekávat a co je třeba udělat, aby se na podnikání v rozšířené Unii dobře připravily. Rozšíření EU totiž nepřinese jen dodatečné náklady, ale také nové možnosti daňového plánování a optimalizace.

partner pro přípravu na vstup do EU, Daňové a právní služby, PricewaterhouseCoopers