Nákup je ve firmě často považovaný za operativní pomocnou funkci, nikoliv za strategického byznyspartnera. „Jsou to přitom právě nákupní oddělení, která mají skvělé znalosti o dodavatelských řetězcích a úzké vazby na dodavatele, což je v dnešním volatilním prostředí obzvlášť důležité. Mohou díky tomu přicházet s inovacemi, jako jsou nové technologie, lepší služby nebo vylepšené materiály, díky kterým se firma má možnost dál posouvat,“ říká Mária Veit, která působí jako digital procurement lead (vedoucí oddělení digitálních zakázek) v poradenské a technologické společnosti Deloitte.

„Úlohou těchto týmů historicky byl, je a bude nákup. Na co se však často zapomíná, je, že v dnešní době mají nákupní oddělení potenciál přijít s řadou inovativních řešení, ze kterých mohou profitovat všichni. Musí však vůbec dostat šanci, což nejde, aniž by jim šéfové důvěřovali a naslouchali,“ říká expertka Deloitte, která má více než deset let zkušeností z oblasti zadávání veřejných zakázek a pomáhá firmám s digitální transformací jejich nákupu. Podle ní je klíčem k úspěchu zahrnout nákupní týmy například už do uvažování a plánování vývoje nového produktu či služby. To může eliminovat strategické chyby na samém začátku. V opačném případě mohou vyvstat až v době, kdy už se produkt sériově vyrábí.

„Standardním cílem nákupních týmů je hledat alternativní dodavatele a nevsadit jen na jediného. K této diverzifikaci, a tedy i neutralizaci možných rizik jim mohou skvěle pomáhat pokročilé technologické nástroje a vyhledávače, které umí dodavatele filtrovat podle přesných kritérií a bez sponzorského obsahu, jenž je u běžně dostupných vyhledávačů,“ vysvětluje Mária Veit. Nové technologie a systémy podle ní zefektivňují a násobně urychlují celou agendu nákupu, umožňují navíc shromažďovat na jednom místě všechny důležité informace o smlouvách a dodavatelích. Ti tak například mohou v systému sami aktualizovat své adresy, kontaktní osoby nebo čísla účtu, což velmi ulehčuje vzájemnou komunikaci a šetří firmě čas i náklady.

Důvěra vedení jako dobrá investice

Když firma i celý trh prosperují, málokdo si uvědomuje význam nákupního týmu, myslí si Veit. „Pracovala jsem kdysi pro jednu z největších ropných společností na světě a nákup je začal skutečně zajímat až ve chvíli, kdy dramaticky spadla cena ropy. Najednou jsme měli volné ruce a naše slovo nabylo váhy. Proto apeluji na managementy firem, aby svým nákupním oddělením poskytly důvěru, autonomii a takové prostředky či nástroje, díky kterým mohou předcházet výpadkům dodávek, zajistit bezpečný chod firmy, být efektivnější, inovovat a tím vším – nejen v době krize – ušetřit dané společnosti velké prostředky,“ zdůrazňuje expertka, která v posledních letech pomáhá firmám se strategickým nákupem a implementací systému SAP Ariba, jenž podnikům poskytuje komplexní služby v řízení a správě nákupu.

V krizových momentech, kdy nejsou materiály nebo se dají jen těžko sehnat, jsou podle ní informace a rychlost naprosto zásadní. Když má v takovou chvíli procurement tým k dispozici systém, díky kterému okamžitě disponuje zprávami o situaci na trhu, daty, kontakty a informacemi o alternativních dodavatelských řetězcích, pak má podle expertky obrovskou konkurenční výhodu. Může se tak informovaně a erudovaně rozhodnout, jak danou situaci řešit. Podle její praxe však zdaleka ne všechny nákupní týmy mají k dispozici funkční, kvalitní a komplexní nástroje, které jim umožňují rychle reagovat na změny trhu. „Pokud má firma část dokumentů v Excelu, další v šuplíku a k tomu párují faktury manuálně, tak nemůže efektivně sledovat či kontrolovat to, za co nejvíce utrácí a zda lze něco zlepšit,“ zdůrazňuje Mária Veit a doplňuje, že v takovém nekomplexním nastavení se pak nemohou vyznat ani podnikoví právníci nebo finanční ředitelé, kteří do firemních nákupů chtějí nebo potřebují nahlédnout.

„V době, kdy skoro každá firma hledá prostor pro využití umělé inteligence, je nutné mít na paměti, že napojit AI na Excel je zatím složitější, než si mnozí myslí. Pokud společnost nemá ani základní nákupní technologie, které jsou dostupné na trhu, tak jen stěží může implementovat umělou inteligenci. Když naopak základ má, AI může nahradit opakující se úkony a získaný čas lze využít daleko efektivněji. Otázka tak už není zda implementovat moderní nákupní technologie, ale jak a kdy začít,“ dodává s tím, že nákup má potenciál být inovačním motorem firem.

Související