V režimu práce z domova se kvůli nouzo­vému stavu ocitají i lidé, kterým by za běžných okolností s ohledem na jejich výkonnost či povahu práce nadřízení tuto možnost nedali. Práce z domova klade zvýšené nároky na samo­regulaci zaměstnance a jeho chuť a vůli pra­covat. Manažer má jen malou šanci ji na dálku ovlivnit. Jak by si tedy měly obě strany nastavit pravidla fungování, aby práci na dálku zvládly s co možná nejlepšími výsledky?

"Manažeři by měli jasně nastavit, jaké má člověk úkoly, co má udělat a s jakým časovým rámcem," radí výkonná ředitelka personální společnosti Touchdown Barbora Tomšovská, jak vést zaměstnance k tomu, aby i z domova pracovali s maximálním možným nasazením. "Pak je už ale na člověku samotném, jak si práci rozloží a jak k ní přistoupí. Existují pravidla time managementu a podobné 'chytré věci', ale ve finále je to o vůli každého člověka," dodává.

Víc než kdy jindy je podle koučů a personalistů potřeba si určit priority a řešit především ty úkoly, které nesnesou odkladu. "Pakliže se mi některé úkoly posouvají týden po týdnu pořád vpřed, aniž bych je splnil, tak si musím říct, jestli jsou opravdu podstatné. Jestli ne, pojďme to dát pryč a věnovat se důležitějším úkolům," říká Tomšovská.

Čas na práci, čas na rodinu

Vyhraďte si časové bloky pro práci a pro rodinu. Svůj časový harmonogram sdílejte s kolegy, ať vás jejich telefony a maily neruší při odpočinku.

Dlouhodobý home office, navíc za přítomnosti dětí, které nemají školu, a dalších členů rodiny, je také zkouškou komunikace a plánování, a to nejen v rámci firmy. Důležité je, aby si lidé udělali na práci čas. Kouči doporučují, aby si partneři mezi sebou domluvili časové bloky, kdy se bude vždy jeden z nich věnovat práci a druhý dětem a obráceně. To zajistí, že oba budou mít k dispozici alespoň nějaký čas, kdy se mohou soustředit na složité pracovní úkoly bez vyrušování.

Vedle toho by si ale lidé měli vyhradit čas také na odpočinek. Během něj by neměli kontrolovat pracovní maily ani přijímat pracovní hovory. Personalisté se tak shodují s právníky a doporučují, aby zaměstnavatel stanovil několikahodinový rámec, kdy mají být jeho lidé k dispozici, rozvržení zbytku pracovní doby by měl nechat na nich. Přehled pracovní doby by si lidé měli evidovat ve sdílených kalendářích, aby pokud možno eliminovali případy, že je někdo bude s prací rušit v době odpočinku či času vyhrazeného rodině.

Za odvedenou práci by si každý člověk měl sám pro sebe nastavit systém odměn. Ten může mít třeba podobu dobrého jídla, někdo si po splnění několika pracovních úkolů může jít zaběhat či si dopřát procházku v parku. To pomáhá nejen zvýšit motivaci k práci, ale i pročistit hlavu.

Jak řídit výkon na dálku

Masová práce z domova klade zvýšené nároky na řízení výkonu zaměstnanců. Dobrou pomůckou může být motivačně nastavený systém odměňování včetně odměn stanovených podle úkolu. Pomůže ale i dodržování několika základních pravidel personálního řízení, které většina manažerů zná:

  • Každému zaměstnanci jasně a transparentně stanovit priority.
  • Zapracovat na vnitřní motivaci každého zaměstnance (zjišťovat individuální potřeby, nabídnout pomoc).
  • Udržovat disciplínu a rychlost, zejména dohlížet na plnění cílů a dodržování termínů.
  • Zpětná vazba: Cílem zpětné vazby není kritika, ale rozvoj a pomoc.
  • Naučte se svým lidem věřit, zariskujte a dejte jim zodpovědnost.

Emoce držte na uzdě

Zvýšené nároky klade práce z domova i na vnitropodnikovou komunikaci. "V domácím prostředí nedostáváme informace automaticky jako v kanceláři. Buďme mezi sebou více empatičtí a udávejme dostatek kontextu," radí HR byznys partnerka personální agentury ManpowerGroup Nikola Makovská a dodává: "Brzděte emoce a mluvte jasně a klidně. Kvůli neosobnímu kontaktu mohou určité věci vyznít jinak, než je míněno."

Ve firmách teď získaly na popularitě moderní komu­nikační nástroje, jako je Skype nebo Teams, jež mají lidem alespoň vzdáleně nahradit osobní kontakt. Důležité dokumenty se ukládají na sdílená úložiště. Porady nahrazují videokonference a telekonference. Pravidla ale zůstávají stejná jako při setkáních v zasedacích místnostech. I ze setkání "na dálku" by měl vzniknout zápis. "Ubráníte se tím dodatečným otázkám či dohledávání," říká Makovská.

Vhodné naopak není spoléhat na skupinové debaty prostřednictvím sociálních sítí nebo chatovacích aplikací, jako je například WhatsApp. Ty mají své limity. V přívalu elektronických zpráv se obtížně orientuje, navíc se v nich často mísí pracovní a soukromé záležitosti. Také e-mailová komunikace vlivem masové práce z domova roste, takže ztrácí na přehlednosti. Důležité úkoly, které nesnesou odkladu, by proto měli šéfové raději svým lidem zadávat telefonicky.

Pro udržení přehledu je dobré zásadní úkoly rekapitulovat. "V pondělí by měl šéf mailem napsat: Toto jsou priority týdne, máte k tomu nějaké dotazy? Je nám to všem jasné? Odsouhlasit si to. A na konci týdne si zavolat, udělat telekonferenci a shrnout výsledek," doporučuje Tomšovská.

Úkolem šéfů je především udržet pracovní morálku. Prostředkem k tomu je zachovat u zaměstnanců pozitivní myšlení. Každý manažer by si proto měl vyhradit čas, kdy se bude svým podřízeným věnovat individuálně, bude s nimi řešit jejich aktuální požadavky a potíže. To pomůže oběma stranám zvládnout tíživou situaci nouzového stavu a vyhnout se nedorozuměním.

Podněty od podřízených pak může manažer využít i pro nastavení a úpravu pravidel práce z domova, což může výrazně ovlivnit efektivitu celého týmu.

"Tajná přísada pro spolupráci z domova nebo odkudkoliv je důvěra, díky ní zajistíte loajalitu. A chceme-li budovat důvěru, musíme tomu dát příležitost a věnovat čas," uzavírá Makovská.

Připraveno ve spolupráci s měsíčníkem Právní rádce.

Související