V asijských zemích se ve firmách (taky v Toyotě) tento systém "řízení" aktivně používá i dnes. Označuje se japonským termínem "obeya" (v překladu válečná místnost, velká místnost) a je:

nezbytnou součástí lean přístupu: zrychluje komunikaci, zkracuje rozhodovací procesy;

jednou z forem projektového managementu: vizualizace podle systému PDCA (Demingovo kolečko: Plan, Do, Check, Act), představuje projektové plány, milníky, datování projektu;

efektivním nástrojem leadershipu a posílení týmovosti: multidisciplinární týmy pracují na dosažení společného cíle, komunikují face to face a dávají si vzájemně zpětnou vazbu.

OBEYA JAKO KOMUNIKAČNÍ CENTRUM

Koncept tradičních obeya je postaven na jednoduché myšlence: věnovat čas a prostor koordinaci projektů, společnému řešení problémů a minimalizaci bariér v organizační struktuře. Vše je podpořeno vysokou úrovní vizuální prezentace: tabulky, grafy, layouty, čísla atd., která zpřehledňuje procesy a umožňuje týmu definovat problémy dřív, než budou mít negativní vliv na produkci. To ušetří firmě čas a zdroje.

Princip obeya velmi efektivně doplňuje způsoby komunikace ve firmě, koordinaci mezi týmy a koordinaci v rámci organizační hierarchie. Často se totiž stává, že vyšší management nemá ani ponětí o tom, co se děje "dole", čeká ve svém "doupěti" a vychází ven až tehdy, když jsou problémy z velké části vyřešeny.

Obeya by měla být navržena jako komunikační centrum pro potřeby každodenních aktivit, pro potřeby plánovaných setkání ke sledování KPI, projektů v rámci multidisciplinárních týmů z firmy i pro potřeby zákazníků a dodavatelů. To je důležité hlavně dnes, když se mnohdy pracuje virtuálně, lídři hovoří mnohými jazyky a jsou ovlivňováni různými kulturami.

Osobní setkávání v obeya vnáší do automatizace opět lidskost a umožnuje lidem klást otázky a vyjadřovat pochybnosti: "Skutečně z toho budeme mít zisk?", "Proč jsme povolili zákazníkům udělat tyto rušivé změny?", "Který úkol je v souvislosti s přesunem pro mne prioritní?", "Potřebuje někdo s něčím pomoci?"

OBEYA VE FIRMĚ

V Churchillových válečných komnatách byla místnost, kde byly umístěny neustále aktualizované mapy, do nichž se zakreslovaly manévry lodí a vojska. Další místnost skrývala nejmodernější zaoceánský telefon, kterým se mohl ministerský předseda dorozumívat s prezidentem Rooseveltem. A zůstalo tam dokonce místo i pro Churchillovu postel. Jak by měla vypadat dnešní obeya ve firmě?

Miroslav Bauer, jednatel pražského Kaizen Institute, s. r. o, to popisuje takto: Neměly by v ní být židle, dataprojektor ani flipchart - neslouží k hlubokým rozborům. Mohou tam být ale fixní místa - značky - a stůl pro "stand up meetings". Principem správného fungování obeya je shromažďování, aktualizace a vyhodnocování všech důležitých informací o stavu výroby, administrativy a projektů. Způsob vizualizace je stanoven standardem, místo pro boardy je ve výšce od pasu do úrovně hlavy. Může se prezentovat:

Marketing a prodej

Výroba

Údržba

Logistika

Kvalita

Technologie

Vývoj a konstrukce

Ekonomika

Personalistika

Zlepšovací návrhy

Projekty

Operativní úkoly - ve fázích PDCA

Za každý vizualizovaný KPI (key performance indicator) je někdo z managementu odpovědný. Ten pak referuje (většinou) v pěti minutách pomocí grafů a vývoje, jaká byla (je) situace, plány na dnešek, hlavní problémy a opatření.

JAK TO U NÁS FUNGUJE V PRAXI?

V některých firmách se staly standardem ranní "flash meetingy" na 15 minut, kde přítomní představují svoje plány a projekty na celý den. Někde se osvědčilo setkávání jednou za týden kvůli synchronizaci plánů, sdílení naučených lekcí, updatu indikátorů a delegování v rámci řešení velkých problémů. Jak často a kdo by se měl setkávat v obeya room, aby to bylo efektivní?

Podle Miroslava Bauera by setkávání topmanagementu a projektových manažerů jednotlivých projektů mělo probíhat denně. U nás je existence a využívání obeya zatím v počátcích. Bauer zmiňuje tři stupně:

1. standardní týdenní porady, kdy zodpovědní referují, setkání trvají zhruba 30-60 minut;

2. porada ve stoje u boardů s vizualizovanými informacemi, v trvání 15 minut;

3. ideální v obeya - trvání stejné, ale vyšší kvalita v komplexnosti informací.

Podívejme se na dva příklady zavedení a využívání "válečných komnat" ve dvou firmách v České republice.

Meeting room / "kukaň"

Miluše Bruštíková, kaizen manažer, KH Czechia, Chodov u Karlových Varů

Obeya v naší firmě je známá pod názvem meeting room, mezi našimi zaměstnanci se ale uchytil název "kukaň". Její začátek je spjat s implementací metod filozofie kaizen a pětiminutovými poradami.

Jaká byla naše představa? Chtěli jsme porady, které budou rychlé, výstižné a ve stoje, tzv. stand-up. Také měly zahrnovat všechny složky managementu, od mistrů po ředitele. Od zavedení místnosti obeya jsme tedy očekávali:

na jedné straně - vedení krátkých porad, řešení problémů, strategická rozhodnutí;

na druhé straně - místnost s vývěskami, informacemi a vizualizací. Také se osvědčila tzv. startovní místnost při provádění návštěv a zákazníků.

Důležité bylo najít ideální prostor pro realizaci takového druhu porad. Rozhodli jsme se umístit jej do místa dění, tedy přímo do výroby. Vytvořili jsme tak sociální zázemí pro setkávání kaizen týmů a rovněž má zde každé oddělení (od technického až po kvalitu) své místo na vizualizaci. Na boardech jsou informace týkající se různých klíčových údajů, informací, grafů a layoutů. Samozřejmě se tyto informace každý den prezentují a hodnotí. Meeting room se nám velice osvědčil. Zaměstnanci jsou lépe a rychleji informováni o veškerých výsledcích i akcích. Pozorovat můžeme častější řešení problémů menšího rázu. Jedním z výsledků je taktéž zlepšení frekvence komunikace operátorů s managementem.

Náš záměr se tedy vydařil. V současné době uvažujeme i o dalších možnostech využití.

KH Czechia je společnost zabývající se automobilovým průmyslem. Zaměřuje se na vstřikování plastů a jejich povrchovou úpravu (laser, tisk, lak).

Eskalační místnost

Jan Galda, ředitel, Assa Abloy, Rychnov nad Kněžnou

Rychnovský výrobní závod vyprodukuje ročně takřka osm milionů zámků, které dodáváme do celého světa. Měsíčně musíme vyřídit přes 11 tisíc objednávek. Ve firmě je zažitý systém porad, které však byly velmi autonomní. V rámci takto velké organizace ale existují přesahy mezi jednotlivými odděleními a problém v jednom oddělení většinou ovlivní i další procesy, kterých se to zdánlivě nedotýká.

Systém obeya nás inspiroval v některých dobrých výrobních společnostech. Zavedení u nás trvalo asi dva měsíce. Nejprve jsem věnoval opakovaně spoustu času vysvětlování proč, poté jsme týmově vypracovali několik návrhů, až nakonec jsme se společně shodli na jednotném systému. Ten jsme několik týdnů testovali.

Dnes je obeya nedílnou součástí každého pracovního dne, které se účastní management a někteří vybraní vedoucí pracovníci. Trvá dvacet minut a je vyústěním dílčích ranních porad. My tomu říkáme "eskalace". Eskalují se zde problémy, které je obtížné vyřešit v běžném pracovním pořádku, stanovují se priority, sdílejí se volné kapacity a důležité informace. Zavedení eskalačního mítinku zrychlilo procesy ve firmě, vede k dotahování důležitých úkolů, přispívá k celkové větší informovanosti, optimálnímu využití zdrojů a kapacit a pozitivně ovlivňuje pracovní myšlení zaměstnanců. Eskalační místnost je umístěna ve výrobě, takže její výstupy jsou dostupné všem zaměstnancům. Celkově její zavedení předčilo naše očekávání.

Assa Abloy, Rychnov nad Kněžnou - přední světový výrobce a dodavatel komplexního řešení uzamykacích dveřních systémů.

VÁLEČNÁ MÍSTNOST NENÍ PRO HOSPODYŇKY

Obeya není exkluzivní jenom pro výrobu. Válečná místnost (War Room) byl taky název centra prezidentské kampaně Billa Clintona v arkansaském Little Rocku. Principy jsou totiž použitelné v každé oblasti a šikovní lídři si je přizpůsobí tak, aby byly co nejvíce přínosné. Obeya ale není samospasitelná, někdo ji musí neustále řídit a aktualizovat. A to chce skutečného "lídra-válečníka" s vizí, strategií a schopností improvizovat. Lídr nemůže být "šikovnou hospodyňkou", která jenom čte z kuchařky.

Začali jsme Winstonem Churchillem, který byl právě takovým typem skutečného válečného lídra, a článek jím také ukončíme - parafrází jeho výroku: "Účelem dobrého vedení není padnout za svou firmu, ale přinutit konkurenci, aby padla za tu svou." -

 

PŘÍKLADY OBEYA

- NASA - místnost v Houstonu k řízení letů

- Štáb armády USA při vedení válečných operací

- Štábní místnosti armád


Principem správného fungování obeya je shromažďování, aktualizace a vyhodnocování všech důležitých informací o stavu výroby, administrativy a projektů.

Jak (ne)fungují válečné místnosti v Čechách a na Slovensku? Co je jejich přínosem a jak vypadají?

Související