Udělej to jinak

Svět se změnil. Musíme se naučit spoustu nových věcí, ale i odnaučit mnohé nesmysly, které nás naučili na manažerských školách.

Je šílenství neustále a opakovaně dělat stejné věci a očekávat odlišné výsledky, řekl kdysi Albert Einstein. A řekl také, že informace nejsou znalosti. Jsou firmy, kde sbírají, analyzují a prezentují informace (popisují a plánují akce), a jsou firmy, kde rozvíjejí znalosti (soustředí se na akce a schopnost úspěšné realizace). Které jsou úspěšnější? Půjdete na oběd ke kuchaři, který si čte kuchařské knihy, nebo raději k takovému, co umí perfektně vařit?

V posledních 15 letech jsme detailně analyzovali potenciály výkonnosti ve 196 českých a slovenských firmách a provedli jsme rešerše nejvýznamnějších knih a článků z oblasti inovací a výkonnosti podniku. Většina metod, které popisují, se využívala na konci minulého století ve velkých amerických firmách.

Setkávám se s podnikateli a vrcholovými manažery firem a říkám jim: "Přestaňte blbnout, podnik není stroj, nespoléhejte se, že informační systém za vás něco vyřeší - budete dělat blbosti akorát rychleji než předtím. Benchmarking a nejlepší praktiky vás přivedou tam, kam vás vedly mnohé učitelky, když jste chodili do školy - k šedému průměru. Udělejte si benchmarking a posbírejte všechny metody, které využívají ostatní firmy - a budete všichni stejní. Pokuste se oslovit svým produktem nebo službou široké masy - a budete mít nudný produkt nebo službu pro široké masy. Nic výjimečného, nic, co by vám dávalo naději na úspěch a právo na přežití. Ve škole jsme zjistili, že výjimečnost a odlišnost nás přivedou do ředitelny, v byznysu však vedou k vyvolání zájmu a úspěchu.

Seth Godin mluví o fialové krávě, Steve Jobs měl heslo "think different" a firma Toyota hlásá, že nic není nemožné. Dělat věci jinak je zábavné. Jak dělat věci, které jsou jednoduché a jiné? Věci, které nás baví a posouvají nás od zaměstnání, v němž jenom vyděláváme peníze, k povolání, ve kterém nacházíme smysl, svobodu a mistrovství?

SÍLA ZJEDNODUŠOVÁNÍ = UMĚNÍ VYBRAT PODSTATU

Udělat krásnou sochu je prý jednoduché. Stačí z kamene odstranit všechno přebytečné. Se životem a naším povoláním je to podobné - najít podstatu a zbavit se zbytečného. Jednoduché věci jsou však ve své podstatě velmi složité. Michelangelo věděl přesně, co přebytečného má z mramoru odstranit. Moudrý stařec možná taky ví, co je v jeho životě podstatné a co nepodstatné. Pochopil, že místo toho, abychom měnili tento svět, máme měnit sebe, hledat svou vlastní cestu, a právě tím nakonec svět kolem sebe ovlivníme a změníme.

Jsem přesvědčen, že každý člověk je podnikatel se svým životem a talentem. Je hledačem svého povolání, ve kterém může najít víc než pouze peníze: může v něm najít svobodu, štěstí a klid.

Složitost nás obírá o čas a komplikuje nám život. Ve složitosti se nám ztrácí rozdíl mezi podstatným a nepodstatným. I v dnešním světě zdánlivého nadbytku a hyperkonkurence existují jednoduché inovační principy vytvoření konkurenční výhody a výjimečnosti.

SLOŽITOST ZABÍJÍ...

Často jsme oběťmi složitosti - zákazníci dostávají stále komplexnější produkty s hrubými manuály a funkcemi, které nepotřebují, nabídky služeb, ve kterých se nikdo nevyzná. V podnikových databázích jsou obrovská množství údajů o nepřehledném portfoliu produktů, přičemž nikdo neví, který produkt vydělává peníze a který ne. Existují hrubé reporty, které nikdo nečte, rozsáhlé seznamy cílů a akčních plánů, které si už nikdo nepamatuje. Různé jazyky z různých oddělení podniku téměř znemožňují dorozumění. A k tomu přidejme množství schůzí a porad, kde se tento složitý chaos komplikuje dalšími formuláři, katalogy opatření a příručkami, které se ukazují auditorům.

95 % lidí nikdy nevyužívalo 90 % funkcí videorekordérů, protože jsou příliš složité. Existuje země, kde se podnikatelé musí vyrovnat se 16 tisíci zákonů, v jiné zemi mají daňové zákony přes 40 tisíc stran. Existuje stát, kde se zemědělci vzbouřili, protože nerozuměli zákonům, kterými se měli řídit. V Nizozemsku jedna paní strávila týden v nákupním centru, protože netrefila ven.

Já sám jsem strávil v nákupním centru hodinu hledáním auta. Návody na obsluhu přístrojů píšou lidé, kteří je vyvíjejí, a uživatelé jsou zoufalí. Přestávám rozumět dopisům od právníků, úředníků, smlouvám od bank a mobilních operátorů.

NAJÍT PODSTATU, ZBYTEK POMINOUT

Leo Babauta ve své knize The Power of Less (Síla jednoduchosti) píše: Věřím v jednoduchost. Můj život je lepší, když si ho zjednodušuji, když z něho odstraňuji chaos a jsem schopný užívat si věci, které mám rád. Moje práce je kvalitnější, když odstraňuji rozptylování a jsem schopný se soustředit. Moje texty jsou účinnější, když v nich nepoužívám zbytečná slova a soustředím se jen na ta, která umí jasně vyjádřit mé myšlenky. Jednoduchost můžeme shrnout do dvou kroků:

1. Rozpoznat podstatu

2. Eliminovat zbytek

Toto jsou tři oblasti, kde můžeme v podniku dosáhnout zjednodušováním velké úspory:

Produkty - zbytečně široký a nepřehledný sortiment, zbytečné funkce a složité ovládání, příliš mnoho různých komponentů a skladových položek atd.

Procesy, práce, organizace - hierarchie, byrokracie, mnoho plýtvání, složité procesy a práce, množství duplicit, mnoho rozhraní mezi procesy, oddělení, která se navzájem "oddělují" a zdržují vyřízení požadavku zákazníka.

Management - alibismus, nedůvěra a množství kontrol, auditů a formulářů. Složitá komunikace, e-maily, schůze a směrnice.

ZVYŠOVÁNÍ SLOŽITOSTI: JSTE PŘIPRAVENI JE ŘEŠIT?

Mnohé firmy jsou hrdé na to, že vyrábějí obrovský sortiment výrobků. Je však třeba se ptát, zda je to skutečně jejich záměr, nebo pouze bezradnost obchodníků a neschopnost marketingu analyzovat, co zákazníci opravdu chtějí. Ve skutečnosti často platí Paretův princip, že 20 % produktů tvoří 80 % zisku a 80 % produktů vytváří často jen velkou složitost a náklady.

V posledních letech dochází ke změnám, které ovlivňují i zvyšování složitosti v podnicích. Zde jsou některé z nich:

Masová kustomizace - designování a výroba podle požadavku zákazníka za cenu standardního výrobku.

Zkracování životních cyklů výrobků, vývojových, výrobních a dodacích časů a současné zvyšování komplexnosti řešení výrobního a logistického systému - stále víc se využívají nástroje digitální simulace.

Vývoj a výroba výrobků probíhají v dynamických a složitých sítích, které se stále mění. Vznikají nové platformy na řízení těchto sítí.

Zákazníci si stále víc konfigurují a objednávají výrobky přes internet, z distribučních systémů vypadávají nadbytečné mezičlánky.

Relokalizace jako trend lokální výroby a spotřeby nejen v oblasti potravin - čerstvost, ekonomika regionu, kontrola původu a kvality. I nové digitální technologie (např. 3D tiskárny, malé digitální tiskárny knih, malé NC flexibilní stroje a linky) umožňují vyrábět v malých množstvích podle potřeby, lokálně a bez požadavků na zbytečnou dopravu a skladování.

Některé firmy volí pro řešení složitosti výrobků a výrobního programu a snižování nákladů následující přístupy:

Dobré poznání zákazníka. Toyota (viz MŘ 8/2011) například vždy dbala na velmi detailní mapování požadavků zákazníků, což vedlo k tomu, že ve standardních modelech byly obsaženy všechny klíčové funkce pro daný zákaznický segment. Snížila se tím výrazně variabilita ve výrobě i v logistice.

Jednoduchost obsluhy, dokonalý design propracovaný do detailů, nadšení zákazníci. Steve Jobs se kdysi vyjádřil, že zákazník neví, co chce, dokud mu to Apple nevyrobí. Apple má pouze dva typy notebooků - MacBook Air a MacBook Pro. V obou třídách si může zákazník vybrat velikost obrazovky, paměť, rychlost a velikost disku. Firmy HP nebo DELL mají 28, resp. 18 různých modelů s různými vlastnostmi, které se často překrývají. Je to podobné jako v dobré restauraci, kde máte v menu jen několik kvalitních jídel, a v jiném podniku pochybné kvality, kde máte na jídelníčku desítky podezřelých "tajemství šéfkuchaře".

Variabilita v poslední montážní operaci. Firma Swatch kdysi postavila svou strategii na tom, že zjednodušila konstrukci hodinek (standardizace a redukce počtu součástek) a v poslední operaci potiskla hodinky různými grafickými motivy, které navrhl slavný designér Alessandro Mandini.

Platformy. Firma Volkswagen využívá platformy mezi různými kategoriemi automobilů i značkami - VW, Audi, Škoda, Seat.

Modularizace - Lego, objektově orientované programování; zákazník si kupuje základní moduly, ze kterých si může postavit své vlastní objekty.

Masová kustomizace - firma Nike a mnohé další dnes dokážou vyrábět produkty na míru za cenu konfekce.

Rozměrové řady - obráběcí stroje a linky.

Lokalizované produkty - McDo-nald's začal v poslední době lokalizovat produkty v jednotlivých regionech.

Outsourcing to Customer - IKEA vyrábí standardizované komponenty, ze kterých si zákazník montuje finální produkt.

STÁLE STEJNÉ CHYBY

Vidím v podnicích neustále stejné chyby - složité obsluhování zákazníka a komunikaci s ním. To, že Powerpoint obsahuje grafiku na kreslení organizačních "pavouků", ještě neznamená, že musíme vytvářet složitá organizační a procesní schémata. Administrativa je plná zbytečných dokumentů, formulářů, reportů a jazyka, kterému nikdo nerozumí. Složitá pravidla a standardy často brání lidem používat zdravý rozum, alibismus a nedůvěra vedou k rozesílání dlouhých a zbytečných e-mailů i s přílohami. Uvědomte si, že mezi námi stále žijí lidé, kteří přílohy e-mailů otevírají a čtou.

Formuláře a reporty? To, že v podniku dokážete sbírat různé údaje a počítače je dokážou rychle zpracovat do tabulek a grafů, ještě neznamená, že tím musíte zaplavovat všechny lidi ve vašem podniku. Všimli jste si, že z kreativních, nápaditých lidí schopných nacházet nová řešení udělaly formuláře a reporty časem úředníky? Konstruktér místo konstruování vypisuje tabulky o průběhu projektu a programátor výkazy své práce. Výkonné firmy používají tzv. A3 nebo A4 reporty. Krátká zpráva neznamená jen úsporu času na její čtení, ale vyžaduje i precizní formulování myšlenek. Winston Churchill kdysi řekl, že příprava na dvouminutový projev mu zabere tři týdny, na třicetiminutový projev se připravuje týden, a když má hovořit hodinu, je připraven okamžitě. Je mezi námi mnoho šéfů, kteří jsou připraveni okamžitě.

JÁN KOŠTURIAK
IPA SLOVAKIA

"Pokud se bojíte udělat chybu, nikdy nepřijdete s ničím originálním." Ken Robinson