Aktuální číslo časopisu Ekonom
Good morning, ladies and gentlemen, zahajuje muž poradu své firmy. Stejně jako ostatní mluví anglicky, přestože mateřskou řečí všech přítomných je čeština a za okny je vidět Praha. Nejde o fikci, jak bude fungovat český byznys, až dojde k politickému a jazykovému sjednocení Evropské unie. Taková byla realita některých porad v akciové společnosti Bonton v době, kdy jejímu představenstvu velel někdejší majoritní vlastník, podnikatel a hudebník Martin Kratochvíl.
„Pořádání porad v ‚nemateřském‘ jazyce je můj recept, jak na jednání udržet stručnost a věcnost,“ vysvětluje pro týdeník Ekonom. „Porady pak nebyly rozvleklé, lidé mluvili k věci, zbytečně si nestěžovali. Emoce šly stranou, a navíc si zaměstnanci pilovali cizí jazyk,“ popisuje Kratochvíl výhody.
Čeští topmanažeři dobře vědí, že vést efektivní poradu je umění. Přestože know-how na to, aby schůze nebyly zoufalou nudou, nýbrž příležitostí posunout firmu k lepším výsledkům, má každý byznysmen odlišné, ve dvou věcech se podle zjištění týdeníku Ekonom shodují.
Za prvé, že při poradách musí vládnout maximální disciplína a pozornost. A za druhé, že žádné videokonference nebo e-maily nikdy nemohou nahradit osobní kontakt a debatu z očí do očí při klasické poradě.
Jak efektivně a účelně vést porady ve firmách? Čeho se vyvarovat a co naopak upřednostnit?
Ptali jste se Petra Skondrojanise z firmy LMC provozující portály Jobs.cz a Prace.cz. Na dotazy čtenářů serveru Ekonom.cz odpovídal v úterý 28. srpna od 11.00 do 12.00.
Online rozhovor
Dobrý den, existuje nějaký model řízení firmy, kde nejsou porady? A je úspěšný?
Hezký den,
nevím o něm :) Přijde mi, že porady jsou důležité, ale musí mít smysl a především by měly dávat smysl všem zúčastněným. Zkuste někdy poradu vyhodnotit se všemi učastníky a říct si co příště změnit. Jaké byly plusy a mínusy.
Dobry den,
jak lez u porad nenepadne obtezovat kolegyne a jak se to da poznat a jak se proti tomu da branit?
Je vhodne na obtezovani hned pred svedky upozornit a firmu zalovat, nebo je dobre se se sefem spolecne domluvit abych prozatim neprisla o praci?
Jsem rozvedena, 2 deti, manzel byl zly.
Dekuji Judita
Dobrý den Judito,
ja myslím, že váš dotaz se týká malinko jiného tématu. Ale obecně bych doporučil, že cokoli se vám děje a je to proti vaší vůli nebo vás to obtěžuje, lze řešit tak že to otevřeně a slušně sdělíte třeba vašemu personálnímu oddělení.
Je podle vás powerPoint dobrým nástrojem pro prezentaci, nebo byste raději doporučoval tabuli a křídu?
Opět je dobré vědět co chci prezentovat, komu a jaký má být výsledek. Tabuli například nezazipujete a nepošlete po poradě emailem. Pokud je to porada, kde vymýšlete třeba produktovou strategii s kolegy z vašeho týmu, tak můžete klidně využít tabuli a křídu. Pokud prezentujete vami již vystavěnou produktovou strategii měla by mít hlavu a patu a tedy využijete powerpoint a nebo kombinaci obojiho. V kazdem pripade venujte cas pochopení kontextu a podle toho se zaridte.
DObrý den,
měl bych na vás poněkud genderovou otázku - je podle vás rozdíl, mezi tím, když se porady účastní muži, kdy ženy, a kdy mix? Existují nějaká doporučení, jak složení osob správně namívhat?
Děkuji.
MV
Dobrý den Michale,
to je zaludná otázka. Žadné pravidlo mne nenapadá, jediné co bych doporučil je, aby názory všech byly vnímané stejně a měly stejnou váhu. Zajímavé třeba je, pokud máte ve firmě studenta třeba na brigádě, vemte ho na jednu poradu jako přísedícího a pak se ho zeptejte co vioděl. Často jsou to velmi zajímavá zjištění i třeba stran toho jak se projevovali muži a ženy při poradě.
1/ Jakou nejnudnější poradu jste zažil vy?
2/ Co jste na této nudné poradě udělal, aby nebyla ztrátou času?
Ja zažil mnoho nudných porad a dlouho jsem nevěděl co si s nima počít. Nakonec jsem si ale uvědomil, že čas se dá využít smysluplněji. Nejnudnější jsou prezentace dodavatelů, kteří se vám snaží zavděčit.
Z takových porad většinou odcházím, to je odpověď na vaší druhou otázku.
Zdravím vás.
Přiznám se, že osobně mi porady ani moc nevadí, někdy je potřeba se poradit, věci prodiskutovat a rozhodně je to lepší, než si vše posílat přes 150 emailů... Často se ale setkávám s tím, že lidé špatně snáší veřejnou kritiku. Co byste mi doporučil, aby se to zlepšilo? Vyříkat si to raději v zákulisí? Děkuji.
Moniko dobrý den,
zkuste ve svém nejbližším okolí budovat kulturu zpětné vazby, uvidíte třeba se to zlepší. Přijde mi dobré rozlišení toho co je nutné řešit v zasedačce a co se dá vyřešit tím, že vstanete ujdete 20m v kanceláři a zeptáte se. A ona je kritika a kritika, zkuste nekritizovat, ale říct vlastní názor, s tím, že zdůrazníte že to je váš názor a váš pohled na věc.
je nejaky idealni pocet lidi na poradach?
Mě osobně se osvědčilo maximálně 6. Ono to přeci jen není o tom čísle. Je třeba možné, že na poradu někdo přijde na chvili a pak odejde, nebo přijde v půlce. Porada hlavně musí dávat smysl všem a pokud máte 20 lidí v týmu a řešíte přestěhování kanceláře, měli byste se poradit se všemi. Musíte ale vědět, že lidí máte tolik, že je potřeba poradu dobře vést a to byste měl na začátku upřesnit a držet se toho.
Firemní porady podle mě fungují jako dočasné malé skupiny. Je podle vás lepší, aby byl předem stanovený jeden vůdce/lídr, nebo byste to nechal volně, aby se to nějak samovolně ustavilo?
Opet záleží na kontextu porady. Obecně je lepší, když někdo poradu vede a koordinuje i s časem. Můžete část porady věnovat i volné diskuzi, ale zase je dobře když všichni ví jaký bude průběh.
Dobrý den,
firemní porady upřímně nesnáším, přijde mi to jako zbytečnost, mnohem více se podle mě vyřeší osobním kontaktem, nebo zkrátka, co si člověk udělá sám, to je stejně nejlepší - je podle vás možné s tímto přístupem dlouhodobě fungovat v rámci normálního zaměstnaneckého poměru?
Díky za odpověď.
L.
Je to zase ten druhý extrém :) v podstatě když pracujete v týmu lidí tak pořádat nesmyslné porady je v podstatě vůči nim neuctivé. Ale stejně tak neuctivé je dělat si vše sám a nikomu nedat nic vědět.
Zkuste se zamyslet nad tím jak vaše práce ovlivnuje praci ostatnich, nakolik je s nimi propojena a s temi lidmi spolu-pracujte!
Existují nějaká obecná doporučení, jak dělat správnou poradu?
- kolik lidí?
- jak dlouhou?
- jak často dělat přestávky?
- v kterou denní dobu?
- co podávat jako občerstvení?
- co připravit jako zpestření?
Díky.
Na tuhle odpověď bych potřeboval více času. A bylo o tom napsáno nespočet knih. Já doporučím jen pár věcí.
- každou poradu nechte vést někoho jiného
- přestávky udělejte když uvídíte že se vám někdo z přítomných "odpojuje"
- pokud možno dělejte porady tak krátké aby jste nemusel řešit přestávky
- na občerstvení se shodněte s ostatními předem
- a přemýšlejte o čem porada má být a zkuste se předem nebo na začátku s ostatními sladit na tom co od porady očekáváte.
Představte si následující situaci - máte poradu několika lidí z různých oddělení, kde má každý prezentovat výsledky své práce za poslední půlrok. Pokud si řeknu své, je příliš nezdvořilé se zvednou a s omluvou poradu opustit, pokud mi informace ostatních nejsou k práci vůbec nijak použitelné?
Naopak je to naprostá férovka a váš vedoucí by měl být rád, že nechcete ztrácet čas..je potřeba to ale vysvětlit. :) dělejte to tak, je to dobrá cesta jak stíhat svou práci.
Existuje soupis nějakých nejčastějších chyb, co se na poradách dělají?
A bylo by možné je rozdělit z pozice přednášejícího a člena publika?
Děkuji.
přednášející:
- pořádá porady zbytečně
- chce si popovídat a cítit se důležitě, protože nikde jinde než na poradách ho nikdo neposlouchá
- zve si na porady lidi, kteří nemájí k tématu co říci a nebo k tomu nemají kompetenci
- stejně i po výsledku porady se rozhodne po svém bez ohledu na výsledek porady. Na takovou další poradu už přeci jen půjdete s krajní nechutí
- přijde sám pozdě i když poradu svolal
Posluchač:
- nedává vůbec pozor. Jamile začnete na poradách číst první esemesku, vyčlenil jste se protože pak nevíte o čem je řeč a stydíte se zapojit
- nerespektuje že slovo má někdo jiný a skáče do řeči
- potřebuje se mermomocí prosadit protože jinde než na poradách ho nikdo neposlouchá
- neví proč tam je a nemá odvahu se zeptat
- chodí pořád pryč telefonovat.."prý je to důležité"
Pro obě strany bych doporučoval více respektu k ostatním. A když už se někde sešli a utrácí tak svůj čas, tak by mělo být v zájmu všech aby nebyl ztracený.
Dobrý den, jaký je váš názor na videohovory a videokonference? Je to dostatečně kvalitní náhrada za osobní setkání v případech, kdy se lidé osobně potkat nemohou?
A dovolte ještě druhý dotaz - platí pro tento typ video-porad nějaká odlišná pravidla?
Zbyněk Kovařík
Zažil jsem video konferenci, která byla technicky zajištěná tak, že jsem po pěti minutách neměl vůbec pocit, že sedím s lidmi, kteří jsou na obrazovce ze tří různých států. A zažil jsem i skypové multirozhovory. Je dobré si uvědomit, že technika má své limity, například když se budete u skypu překřikovat je pravděpodobné že nikdo neuslyší nic.
Dobrý den,
co byste poradil pro situace, kdy je porada zcela neúčelná, vedena nekompetentně, očividná ztráta času. Tiše přetrpět, nebo...?
Ne vždy je dobré se ukvapit. Ja bych jednu takovou poradu přetrpěl a pak bych svolavajícímu osobně předal zpětnou vazbu, opět s důrazem na svůj vlastní názor. Ve chvili kdy budete od stejného člověka přizván na poradu podruhé bude mu jasné proč vyžadujete přesně agendu a důvod vaší přítomnosti.
Samozřejmě se stane, že nebudete chtít přijít o práci a tak byste mohl jen tiše trpět. A nebo je pak druhá varianta a sice převzít iniciativu a udělat z toho takovou seberozvojovou hru, zdy dokážete poradu umírněně navést správným směrem :)
Související
Newsletter týdeníku Ekonom.
Každou středu vám představíme nejzajímavější texty aktuálního vydání, které si můžete přečíst na webu ekonom.cz. Týdeník Ekonom vám už 33 let přináší zajímavý obsah, bez kterého nemůžete být, který vás rozvíjí a baví!
Odhlásit se můžete kdykoliv.
Přihlášením k newsletteru beru na vědomí, že dochází ke sbírání a zpracování osobních údajů. Více informací o zásadách ochrany osobních údajů naleznete ZDE.
