Seděli jste někdy na poradě či jednání ve své firmě a měli jste pocit, že je to zcela k ničemu? Diskuse nikam nevede, mluví stále ti samí lidé a ti, kteří by k tématu měli co říci, zůstávají zticha, protože se ke slovu zkrátka nedostanou?

Bohužel jde o celkem obvyklou situaci. Výstupy z takových setkání bývají nulové a doba strávená poradami není ničím jiným než naprostou ztrátou času pro všechny zúčastněné.

Mnohé by o tom mohla vyprávět Monika Kohoutková, personální ředitelka společnosti Škoda Praha Invest, která má s poradami osmnáctiletou zkušenost. Podle ní je prokletím většiny mítinků to, že lidé dokážou velmi dlouze diskutovat o tématech, která bezprostředně nespadají do jejich působnosti.

»Bohužel zůstává u těchto dlouhých diskusí bez konkrétního výstupu a následného hmatatelného výsledku,« posteskne si.

I když nejde ještě o zcela rozšířený nástroj, v dnešní době již existuje na takový problém »lék«.

Má podobu facilitátora, to jest osoby, která je na poradu dobře připravena a usměrňuje tok jednání tak, aby se dotyčná skupina dobrala v co nejkratším čase požadovaného cíle.

Usměrnit, ale neřídit

Podle slov Doroty Dobeš Kremerové, odborné koordinátorky poradenské a vzdělávací společnosti Spolupráce, která má na starost organizaci Výcviku interních facilitátorů, zatím není tato podpora při jednáních obvyklým nástrojem ani ve světě. Nicméně některé v Česku sídlící firmy už si její výhody vyzkoušely na vlastní kůži.

Je s podivem, že tento nástroj zůstává zatím spíše v pozadí, i když může pomoci nejen týmům při pravidelných poradách, a nejen při nich. Hodí se i při různých ad hoc jednáních, setkáních nových týmů, mezifiremních jednáních a podobně.

Facilitace je podle Kremerové potřebná ve chvíli, kdy ve skupině lidí sice probíhá diskuse, ovšem každý ze zúčastněných má jiný styl komunikace, jinak věci vysvětluje, jinak jim rozumí.

»Facilitátor dbá na to, aby každý, kdo má k probíranému tématu co říci, se ke slovu doopravdy dostal. Dohlédne, aby se skupina mnohdy nesourodých lidí dobrala cíle nezávisle na způsobu komunikace - prostě aby se došlo nejjednodušší cestou k závěrům,« zjednodušuje Kremerová.

Přitom upozorňuje, že »pomocník« nemusí být nutně vedoucím porady, tok jednání pouze usměrňuje.

To, že jde svým způsobem o metodu nedirektivní, je sympatické i Magdaleně Černé, lektorce a facilitátorce, která se sice s tímto způsobem vedení porad setkala již někdy v polovině devadesátých let, intenzivně se mu však věnuje až posledních sedm let.

»Tento princip mě oslovil, připadal mi smysluplný, protože umožňuje skutečně efektivní práci skupiny se zaměřením na konkrétní výsledek,« říká.

Zevnitř i zvenčí

Právě Černá, sama zkušená externí facilitátorka, ve společnosti Spolupráce vede Výcvik interních facilitátorů. Těmi jsou přímo zaměstnanci firmy, externisty si společnosti na jednotlivá jednání jen najímají.

Interním »pomocníkem« se klidně může stát člověk odpovědný za lidské zdroje či schopný manažer, který má u pracovníků autoritu.

Že se stane interní facilitátorkou, se rozhodla i Monika Kohoutková ze Škoda Praha Invest. »Hlavním motivem je pro mě skutečnost, že se neustále pohybuji na jednáních, workshopech, poradách, buď v rámci naší společnosti, nebo v rámci celého koncernu,« říká.

Právě na této vyšší úrovni se setkává s řadou nejrůznějších kolegů.

»Leckdy jsou mezi nimi i velmi inteligenčně zdatní technici, kterým nejsou v žádném případě cizí ani měkké dovednosti například v oblasti vyjednávání, přesvědčování a argumentace. Současně se však někdy stává, že mojí protistranou z externího prostředí jsou lidé, kteří spíše využívají manipulaci, asertivitu si pletou s agresivitou,« vysvětluje svoji motivaci Kohoutková.

Podle Magdaleny Černé je výhodou interního facilitátora mnohem větší orientace v situaci, za které se porada odehrává. »Vyzná se v používání odborné terminologie či slangu, chápe řadu nevyřčených souvislostí, zná zúčastněné lidi - jejich chování, povahy, funkce,« přibližuje.

Zároveň ale dodává, že právě tato zasvěcenost může být svým způsobem i jeho nevýhodou. Zvyšuje se tím totiž riziko, že se podvědomě začne v mysli zabývat řešeným problémem, a to je přesně to, co udělat nesmí. Soustředění na čistě procesní stránku věci je v tu chvíli mnohem těžší. Znalost lidí mu umožňuje rychleji volit účinné kroky, které povedou k výsledku, ale je obtížnější zachovat si vztahovou neutralitu.

»U externího facilitátora je tomu přesně naopak. Potřebuje nějaký čas, aby se trochu zorientoval v celkovém kontextu a především v používané terminologii, pokud není běžná,« zdůrazňuje Černá.

»Ale to, že není součástí konkrétního pracoviště či zúčastněné strany, je z hlediska jeho zodpovědnosti za proces spíše výhodou. Umožňuje mu být opravdu nad věcí a udržet si neutrální pozici. A pokud neudělá nějakou zásadní chybu při přípravě či v začátku facilitace, mívá i větší respekt,« upřesňuje na základě svých zkušeností.

Bez přípravy není porady

Je základní podmínkou, aby účastníci setkání byli seznámeni s facilitátorovou rolí a smyslem jeho práce. Ať už jde o externistu nebo interního zaměstnance.

Podle Černé by tak o jeho přítomnosti měli účastníci porady vědět předem, aby nebyli zaskočeni. »Určitě je dobré v úvodu setkání znovu roli a kompetence facilitátora pojmenovat,« připomíná.

Kromě toho spolupráci posiluje i to, že »pomocník« v jednáních striktně ctí pravidla hry.

Nezasahuje do kompetence účastníků (tedy neřeší problém věcně) a snaží se zajistit procesní stránku pracovního setkání s cílem dosáhnout předem stanovených výstupů. »Je to partnerský proces s jasně vymezenými rolemi,« upřesňuje Černá ze společnosti Spolupráce.

Respekt mu však zajistí i to, že se na setkání dobře připraví. Zjistí si, kdo bude přítomen, a dotyčných se zeptá, o čem budou chtít mluvit.

Během porady pak musí zajistit, aby se vyjádřili všichni, kdo k tématu mají co říci, aby nebyli zastíněni výřečným účastníkem, aby se rychle dobrali cíle a nikdo tam nebyl zbytečně. »Dbá na to, aby proběhla týmová synergie, aby si lidi navzájem nepřekáželi,« říká Kremerová.

Ze své praxe uvádí téměř typický příklad. »Jeden náš klient si chtěl založit Akademii talentů, kde by si vychovával mladé potenciální manažery. Přemýšleli, jak to zorganizovat, aby to bylo přínosné pro všechny, jak pro talenty, tak pro samotné mentory. Chtěli sjednotit očekávání, aby případná různorodost názorů nebyla překážkou v komunikaci,« vypráví Kremerová.

Úkolu se jako externí facilitátorka chopila Magdalena Černá. Nejdříve přišla do firmy a promluvila si se zakladatelem myšlenky.

Následně komunikovala se všemi, kteří se měli schůze účastnit. Během samotného jednání pak umožnila talentům, kteří měli být součástí programu, aby řekli svůj názor - co od něj očekávají, kolik času do něj hodlají investovat. To samé si pak vyžádala i od potenciálních mentorů - ti na jednání sdělili, jak často se talentům mohou věnovat, kdy jim budou k dispozici osobně, kdy na telefonu.

Všichni přítomní si díky »pomocníkovi« velmi snadno vyjasnili všechny záležitosti, procesy, jednotlivé kroky a průběh celého programu. Výstup z mítinku byl tak v zájmu všech zúčastněných.

Podle Černé je přítomnost facilitátora nejpotřebnější právě ve chvíli, kdy jde o jednání, na kterém se potkávají lidé z různých pracovišť jedné firmy či instituce nebo zástupci různých subjektů a potřebují řešit nějaký společný problém.

»Důvodem k pozvání externího facilitátora může být vysoký počet účastníků, obava z obtížné komunikace, komplikovanost problému, vztahů či zájmů. Nicméně stále častěji se potkávám i s tím, že klient zvolí tento způsob práce prostě proto, že s ním v minulosti udělal dobrou zkušenost a považuje ho za efektivní,« uzavírá Černá.

Zuzana Panczaková

Co čekat od facilitátora
- Může se účastnit jednání mezi týmy, mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, mezi vedením a odbory anebo mezi jednotlivými pracovníky.
- Na poradu musí být dobře připraven.
- Pomáhá účastníkům jednání vyjasnit si cíle.
- Snaží se vytvořit takovou agendu porady, která reflektuje potřeby zúčastněných.
- Usměrňuje jednání tak, aby se skupina stále držela tématu a dosáhla požadovaného cíle v daném čase.
- Doporučuje různé postupy, které mohou ušetřit čas a díky kterým je možné se dobrat lepšího výsledku.
- Poradu nemusí vést, pouze ji usměrňuje.

Facilitátor dbá na to, aby každý, kdo má co říci, se na poradě dostal ke slovu.

Související