Vítejte ve světě bez šanonů

Tento stav je u některých podnikatelů již minulostí. Vítejte ve světě bez šanonů! Současná legislativa umožňuje účetním jednotkám vést své účetnictví nejen výhradně v datové podobě, ale také přenést/převést dosavadní účetní záznamy vzniklé za uplynulá účetní období do digitalizované podoby (za předpokladu splnění některých zákonných opatření,^*) kterým se budeme věnovat v dalších kapitolách). Výsledkem pak je archivace dokumentů v digitální podobě po celou dobu jejich zákonné skartační lhůty a možnost okamžité skartace jejich tištěných předloh.

VÝHODY DIGITALITACE DOKUMENTŮ

- okamžitá úspora místa,

- vzdálený přístup všech oprávněných osob k účetním záznamům a dokumentům účetní jednotky cestou šifrovaného přístupu k nim prostřednictvím internetu z kteréhokoli místa na světě (vlastník společnosti, management, vedoucí na různých úrovních, účetní, daňový poradce, auditor...),

- možnost vyhledat během několika vteřin i několik let starý účetní záznam,

- možnost předkládat účetní záznamy výhradně v digitalizované podobě, například na CD, ke kontrole finančnímu úřadu, ale i jiným úřadům státní správy a takto je i archivovat,

- zajištění povinnosti zachování čitelnosti účetních záznamů (což je například u dokladů vytištěných na termopapíru téměř vždy problém). Výhod je více a jsou poplatné i obsahu podnikatelské činnosti konkrétních subjektů. V každém případě je již dnes možné mít a po dobu skartační lhůty archivovat výhradně digitálně na 1 CD několik tisíc (a podle užitého digitálního nosiče i několik desítek tisíc) účetních záznamů a dokladů. Účetnictví subjektu za 10 let činnosti (ale také personální dokumenty, které archivujeme 45 let) prostě může být na několika médiích CD ve vašem kufříku či kabelce.

PROCES PŘENOSU ZA POUŽITÍ EL. ZNAČKY ZPRACOVATELE A ČASOVÉHO RAZÍTKA

lze velmi zjednodušeně shrnout do pěti kroků:

1. při skenování účetních záznamů, dokladů či jiných dokumentů, kde podstatou je pořízení naprosto shodné obrazové kopie, nesmí být žádným způsobem zasaženo do skenovacího procesu a je nutné obraz ponechat v původní podobě,

2. neskenované dokumenty převádíme do formátu PDF (tento formát je již například pevně zakotven také do podmínek elektronického podání na obchodní rejstřík dle vyhlášky č. 562/2006 Sb. a dle našich informací jej budou preferovat i další vyhlášky),

3. následuje označení naskenovaných souborů kvalifikovaným systémovým certifikátem (elektronickou značkou) a kvalifikovaným časovým razítkem,

4. označené soubory pak nahráváme na nezaměnitelný, nepřepisovatelný (read only) a nevymazatelný digitální nosič,

5. nezapomeneme na digitální nosič nahrát také volně šiřitelný SW pro prohlížení souborů PDF, SW pro případnou dekomprimaci souborů ve formátu ZIP (pokud máme účetních záznamů více a komprimujeme je). Činíme tak z důvodu splnění zákonné povinnosti daňového subjektu zajištění čitelnosti přenesených záznamů po jejich digitalizaci i v průběhu následujících let.

SKARTACE

tištěných účetních záznamů a jejich uchování po dobu skartační lhůty výhradně v digitalizované podobě.

Digitalizace účetních záznamů je tedy možná a z mnoha již dříve uvedených důvodů žádoucí. Následná likvidace písemných účetních záznamů je pak podmíněna řádným zaznamenáním celého procesu přenosu formou jednoznačných protokolů před i po digitalizaci, označením přenesených účetních záznamů kvalifikovaným systémovým certifikátem zpracovatele (elektronickou značkou) a kvalifikovaným časovým razítkem. A také archivací takových záznamů podle platných zákonných skartačních lhůt, jako by šlo o listy papíru.

Při archivaci digitalizovaných dokumentů uchovávaných na digitálním nosiči po dobu skartační lhůty je třeba se řídit Zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a platným Typovým skartačním rejstříkem v platném znění, který vydává Ministerstvo vnitra ČR. V něm jsou uvedeny velmi podrobně veškeré možné typy a druhy dokumentů, se kterými se podnikatelský subjekt (ale nejen ten) setkává při své činnosti.

PRAKTICKÁ DOPORUČENÍ

Jedním ze základních předpokladů úspěšného přenosu účetních záznamů a dokladů do digitální podoby je jejich správné "skladování" v období před digitalizací. Na základě praktických zkušeností lze doporučit několik pravidel, jejichž dodržování významným způsobem ulehčí technickou stránku přenosu a tím ušetří náklady na digitalizaci. Ta se totiž z významné části skládá i z nutné manipulace s účetními záznamy a doklady před i po přenosu (pokud nejsou po digitalizaci z nějakého důvodu likvidovány).

Jednou z cest je změna stávajících způsobů často aplikovaných kompletací účetních "košilek" se samotnými účetními doklady. Za nevhodný způsob lze jednoznačně označit několikanásobné "přišívání" účetních dokladů ke košilkám kancelářskými sešívačkami. Pokud je již takový postup z nějakého důvodu zvolen, doporučujeme účetní doklad přišít (ale v každém případě lépe je nalepit!) na titulní stranu košilky - ovšem vždy tak, aby nezakrýval důležité (s ohledem na průkaznost dokladů ovšem pokud možno žádné) a pro práci s doklady žádoucí údaje na "košilce".

Dalším nežádoucím, ale v praxi často používaným způsobem je přišívání několika takových účetních dokladů najednou na sebe. V mnoha případech se tak děje navíc postupně v čase. Tento způsob je na přípravu pro provedení přenosu velmi náročný a tedy i zbytečně časově i finančně nákladný. Každý přišitý doklad je totiž nutné zvlášť oddělit a naskenovat.

Doporučeníhodnou variantou je naopak vkládání účetních dokladů společně s košilkami do průhledných fólií.

Další osvědčenou praxí je lepit účetní doklady na zadní stranu košilky tak, aby se jednotlivé doklady nepřekrývaly. Případně je přilepit (pokud je jich více k jedné košilce) na samostatný papír a ten následně jednorázově přišít ke košilce (na takový papír lze v čase doklady dolepovat). Vždy ale tak, aby byl každý doklad vidět v celém svém obsahu.

Rovněž lze doporučit jistou formu skladování tištěných dokladů v šanonech před jejich digitalizací, přičemž je třeba šanony nepřeplňovat. Pokud je aplikován postup kdy do jednoho šanonu je vloženo více dokumentů, než je jejich řekněme přirozená schopnost pojmout, dochází při manipulaci s dokumenty k jejich poničení, zohýbání, perforaci o spojovací materiál jiných dokumentů apod.

Zajímavá je i zkušenost z předání digitalizovaných podkladů ke kontrole na finančním úřadě (FÚ), která se může v různých obměnách a variantách na jednotlivých FÚ opakovat.

Příklad: Klient uplatnil nadměrný odpočet DPH za 4.Q/2006. Investoval do opravy a vybavení nové provozovny. FÚ vyzval daňový subjekt k odstranění pochybností a k předložení účetních záznamů a dokladů. Jelikož pro klienta zajišťujeme jejich digitalizaci, a zároveň jsme očekávali možné "rozpaky" FÚ nad přineseným digitálním nosičem, využili jsme plné moci a na FÚ donesli CD sami. Ten digitalizované účetní záznamy nakonec přijal, neboť prostě nemohl jinak. Pravdou je, že pro kontrolou obsahu CD před jeho předáním jsme museli až k vedoucí celého vyměřovacího oddělení, neboť ta jediná měla instalovanou mechaniku CD.

Výsledek:

1. FÚ nechtěl v průběhu daňového řízení po klientovi jediný tištěný doklad.

2. FÚ při ústním jednání v daňovém řízení dle § 12 zákona 337/1992 Sb. protokolárně (jejich protokol) vrátil CD.

Citace z obsahu protokolu: "...Dále byl vrácen digitální nosič CD-R Verbatim 80-52x Extra Protection s kapacitou 700MB s výrobním číslem ...., který obsahuje digitalizované účetní záznamy (viz protokol v příloze o předání zaevidovaný pod č.j. ... ze dne ....). Digitální nosič se vrací daňovému subjektu po provedení kontroly v původním stavu a s původním, nezměněným obsahem, což daňový subjekt potvrzuje podpisem tohoto protokolu." Předtím jsem provedl kontrolu CD před úředníky FÚ na mém notebooku.

3. FÚ dal pokyn k úhradě nadměrného odpočtu DPH ve prospěch účtu klienta ve výši několika set tisíc Kč.

Při osobním hovoru jsem pak zmínil mimo protokol i naši praxi u jiných subjektů, kde po digitalizaci dochází i k okamžité likvidaci tištěných předloh. Úřednice se nijak nepozastavily nad takovou skutečností, naopak prohlásily, že "...když to má stejnou právní sílu, tak není divu. Přece se to nebude skladovat..."

František Matějka
vedoucí projektu společnosti Audit Alliance spol. s r. o. na skenování a digitalizaci účetních záznamů a jejich archivaci výhradně v digitalizované podobě - www.audit-alliance.cz.

*) Zásadním východiskem zde je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění. Tento zákon řeší problematiku organizace, techniky a zajištění průkaznosti účetních záznamů. Dále zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů (tento zákon byl nahrazen zákonem č. 499/2004 Sb.) a zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, aj.