Řízení projektů ve firmách v ČR

Průzkum byl realizován na začátku roku 2007 a účastnily se ho tři desítky organizací, z nichž přes 85 % mělo více než 500 zaměstnanců. Průměrné roční tržby zúčastněných firem dosahovaly téměř 22 mld. Kč. Průzkum, v němž odpovídali CEO, CFO a vedoucí projektových kanceláří, ukázal, že oproti předchozímu roku firmy sice začínají méně projektů, pouští se však do rozsáhlejších a komplexnějších projektů. Nárůst počtu speciálních a komplexních projektů je logickým vyústěním změn v podnikatelské sféře, která musí čelit rostoucí konkurenci a globalizaci. Přesto firmy význam projektového řízení a řízení projektových rizik podceňují.

Podle průzkumu jen 57 % započatých projektů končí v předpokládaném termínu a bez překročení rozpočtu. Přestože je toto číslo stále nízké, oproti loňskému průzkumu, kdy časový a rozpočtový plán splnila necelá polovina, znamená zlepšení. Více než třetina projektů je dokončena se zpožděním, u 22 % dochází k překročení rozpočtu. Průměrné zpoždění i průměrné navýšení nákladů se shodně pohybuje okolo pětiny plánovaného času či rozpočtu. Přibližně v 8 % případů se projekt nepodaří dokončit vůbec. "Nejčastěji za problémy projektů stojí změny rozsahu či zadání, případně jejich předefinování, nedostatečná schopnost/dostupnost lidských zdrojů a nepochopení cílů a účelu projektu," uvedl Petr Knap, senior manažer Ernst & Young.

Velikost projektového týmu se obvykle pohybuje mezi 5 až 10 lidmi. Pouze 35 % společností používá pro vedení projektů služeb specializovaných projektových manažerů. Jejich hodnocení je však oproti minulému roku výrazně pozitivnější, a to jak z hlediska odbornosti a znalosti předmětu projektu, tak po stránce schopností řízení projektu. Projektovou kancelář má zřízeno 65 % respondentů. Její vnímání se také oproti minulému roku výrazně zlepšilo: zatímco ji v loňském průzkumu vidělo jako prospěšnou a užitečnou pouze 14 % respondentů, v letošním roce je to více než polovina.

Stejně jako před rokem typický projekt, který respondenti realizují, se svými náklady pohybuje nad hranicí 2 milionů korun (téměř v 70 % případů) a trvá mezi 3 až 12 měsíci. Realizované projekty se nejčastěji zaměřují na oblast IT, zlepšení v oblasti interních procesů a organizace, na vývoj nových produktů a snižování nákladů.

Nově byla v průzkumu zkoumána úroveň řízení projektů (Project Maturity) v organizacích. Ukázalo se, že pouze 14 % respondentů vnímá své procesy projektového řízení na nejvyšší úrovni - tedy jako optimalizované.

Nejrozšířenějším standardem vedení projektu jsou opět, stejně jako loni, metodiky Project Management Institute (PMI). Mezi nástroje, používané při projektovém řízení nejčastěji, patří projektové plány a harmonogramy, plány zdrojů, business case, odhady nákladů, zprávy o postupu prací a určení projektových odpovědností. Mezi často používané nástroje naopak nepatří řízení rizik a komunikační plány. Jednoznačně nejrozšířenějším softwarem používaným k řízení projektů/portfolia je MS Project.

SHRNUTÍ

Průzkum mimo jiné potvrdil, že projekty jsou ve firmách realizovány poměrně často. Zatímco tempo zahajování nových projektů se oproti předchozímu roku snižuje, implementují se robustnější a komplexnější projekty. Počet projektů, které jsou dokončeny v původně plánovaném termínu a bez překročení nákladů mírně roste. Až 41 % respondentů však vidí potřebu zlepšit postupy řízení projektů, ale pouze 35 % firem dle průzkumu využívá pro jejich řízení profesionálních projektových manažerů.

Komplikacím v důsledku podcenění významu projektového řízení a řízení projektových rizik by se firmy vyhnuly nebo je minimalizovaly, kdyby do procesu zapojily profesionální projektové manažery.

VYBRANÁ ZJIŠTĚNÍ PRŮZKUMU

Rozsah projektu a náklady

Typický projekt trvá od 3 do 12 měsíců (76 %). Vynaložené náklady činí průměrně více než 2 miliony Kč (70 %). Typicky projektový tým má 5 až 10 členů (55 %) a skládá se ze zaměstnanců více oddělení, případně i ze zástupců externích smluvních partnerů/dodavatelů (90 %).

Úspěšnost projektu

V posledních 5 letech bylo v organizacích respondentů zahájeno v průměru 105 projektů, medián je 55. Zastaveno nebo zrušeno před plánovaným dokončením bylo 8 % projektů, což je mírný nárůst oproti loňskému roku (5 % v roce 2006). Ze všech dokončených projektů bylo 38 % dokončeno se zpožděním a 23 % překročilo rozpočet. Pouhých 57 % projektů bylo dokončeno včas a související vynaložené náklady nepřekročily rozpočet.

Průměrné zpoždění a překročení rozpočtu

Průměrné zpoždění obvykle činilo nejvýše 20 % z časového rámce (uvedlo 60 % respondentů). Rozpočet byl obvykle překročen o méně než 20 % (podle 82 % respondentů). Průměrné hodnoty mohou skrývat významné výkyvy. Nicméně, výsledky jsou celkově lepší než vloni.

Důvody neúspěchů

Mezi pět nejvýznamnějších důvodů neúspěchů projektů patří problémy v nastavení projektu a komunikaci: změny rozsahu projektu a definice, nedostatečná dostupnost či schopnost vhodných pracovníků nebo jejich koordinace, nedorozumění v oblasti projektových výstupů, nedostatečný, příliš optimistický rozpočet či časový plán, nejasnosti ve vedení projektů.

- pk-
- red -