Úskalí externí spolupráce na projektu

Co by mělo být jasné již po prvním setkání?

Vzdělávací společnosti či konzultanti nabízející zpracování projektových žádostí by měli specifikovat, jaký rozsah z uvedených činností nabízí. Případně, zda jej rozšiřují o další činnosti, např. konzultace v případě nutnosti doplnění žádosti v průběhu hodnocení, přípravy podkladů pro podpis smlouvy, zaškolení projektového týmu, jaké mají zkušenosti se zpracováváním projektů apod.

A co vyžadovat od externí agentury při spolupráci na tvorbě projektu?

a) ujasnit si, zda jde o zpracování projektu tzv. na klíč,

b) ujasnit si, kdo bude předkladatelem žádosti,

c) ujasnit si role,

d) dohodnout smluvně vč. garancí (např. v případě schválení projektu) podmínky a rozsah spolupráce,

e) definovat zpracovateli své potřeby, požadavky, podmínky apod. a vyžadovat jejich naplňování.

Od složitosti nabídky se pak odvíjí i výše odměny, kterou tyto společnosti či jednotlivci za zpracování projektu požadují.

Jaká je výše odměny za zpracování projektové žádosti?

Pro názornost uvedeme nejčastější formy nabídek na zpracování projektů s uvedením příkladu výpočtu, resp.požadavků na odměnu:

A. Zpracovatelem projektu je firma sama a externě je jí poskytována jen poradenská a konzultační činnost. Odměna se nejčastěji pohybuje podle odpracovaných hodin v řádů stovek až tisíců Kč/hod.

B. Projekt je zpracován tzv. na klíč, předkladatelem je firma - tady jsou možnosti stanovení odměny daleko pestřejší:

1. je stanovena pevná částka za zpracování projektu v závislosti na jeho složitosti, např. 20 - 150 tis. Kč;

2. dohodnutá fixní částka je rozdělena na dvě části - jedna je vyplacena po zpracování a odevzdání projektu a druhá až po jeho schválení;

3. je dohodnuta minimální částka za zpracování projektu, která kryje provozní náklady zpracovatele a v případě schválení projektu k financování pak % z poskytnuté dotace. Tady platí, že odměna by se nikdy neměla odvíjet od celkových nákladů projektu, ale pouze od výše poskytované dotace. Např. celkové náklady projektu činí 6 153 tis. Kč, ale výše dotace je "pouze" 4 950 tis. Kč, odměna za zpracování se počítá z 4 950 tis. Kč;

4. zpracovatel si neúčtuje žádné náklady (většinou u jednodušších projektů), v případě schválení projektu je pak odměna stanovena většinou v procentech z částky poskytnuté dotace - rozsah se pohybuje mezi 0,5 až 7 %.

C. Firma není předkladatelem, je pouze cílovým příjemcem podpory - veškeré náklady nese zpracovatel a s příslušným navýšením je pak, v případě schválení projektu, účtuje firmě. Tento způsob se občas používá tam, kde zpracovatel disponuje např. lektorským zázemím a může garantovat kvalitu realizace projektu, nebo tam, kde firma nemá dostatek kvalifikovaných zaměstnanců, kteří by se projektu mohli ve firmě plně věnovat. Odměna se pak pohybuje až do 10 %.

Jaká jsou nejčastější rozčarování ze spolupráce?

Nekvalitně, nejednoznačně definované požadavky, špatně postavená smlouva o spolupráci a představa, že se na zpracování žádosti nemusí firma podílet. Je nutno si uvědomit i riziko, že projekt nemusí být schválen, přestože byl zpracován velmi kvalitně - nemusí to být chyba zpracovatele.

Jak se tomu dá předejít?

Předně je třeba jasně definovat potřeby a požadavky firmy a určit zaměstnance, který má kompetence k organizování a vedení projektu za firmu. Dále průběžně a aktivně spolupracovat se zpracovatelem projektu a kontrolovat, zda jsou aktivity projektu navrhovány podle vašich požadavků a potřeb. A také dobře si ujasnit postup v případě nepřijetí projektu - např. které aktivity omezíte podle vašich finančních možností.

ZÁVĚR

Aby bylo možno předat čtenářům našeho seriálu co nejširší spektrum zkušeností a pohledů na danou problematiku, požádala jeho autorka Ing. Josefa Neuwirtha, vedoucího personálního útvaru a zástupce firmy ODS - Dopravní stavby Ostrava, a. s., o spolupráci na tomto článku. Ing. Neuwirth působí již řadu let jako poradce a konzultant jak při zpracování projektů, tak při jejich realizaci. Na stůl mu přicházejí nabídky na zpracování projektových žádostí a v současné době úspěšně zahajuje realizaci projektu vzdělávání pracovníků společnosti ODS-DSO, a. s., podpořeného ESF z OP RLZ. Má tudíž bohaté zkušenosti a znalosti dané problematiky. Oba autoři si uvědomují, že uvedená doporučení zdaleka nevystihují celou složitost a úskalí při zpracování příslušných projektů. Ale jsou ochotni zodpovědět případné dotazy prostřednictvím redakce MŘ.

Ing. Lenka Murinová
Ahra-Consulting, s. r. o.,

Ing. Josef Neuwirth
ODS-Dopravní stavby Ostrava, a. s.

Pokračování V MŘ č. 10/2006 doporučením jak sestavit optimální míru spolufinancování na projektu a podrobnějším členěním rozpočtu na projekt.