Čtete e-maily zaměstnanců?

V současnosti už dávno elektronická komunikace není výsadou hrstky odborníků, e-maily běžně posílá skoro každý. Málokdo si ovšem uvědomuje, že s takovou činností je spojena řada problémů. Mnoho zaměstnanců totiž posílá nejen služební, ale i soukromé zprávy v pracovní době z počítače zaměstnavatele. Uspokojivě a dostatečně však dosud není stanovena (vyřešena) hranice mezi právem zaměstnance na ochranu soukromí a právem jeho zaměstnavatele kontrolovat, co dělá v pracovní době, k čemu a jak využívá firemní informačně komunikační systémy.

Ústavní Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Ústavní ochrana se tedy vztahuje i na nové komunikační médium - elektronickou poštu (e-mail).

Výjimky z ústavní ochrany mohou vyplývat pouze ze zákona. Tak je tomu např. v případě odposlechů, zadržení a otevření poštovních zásilek při vyšetřování (závažných) trestných činů apod. Výjimku v žádném případě nelze stanovit interním předpisem zaměstnavatele, a to ani pracovním řádem. Právo na ochranu soukromí a listovního tajemství musí respektovat i zaměstnavatel.

Pokud elektronická pošta přijde do osobní, pro jednotlivého uživatele určené, e-mailové schránky zaměstnance, tak ji zaměstnavatel nesmí číst. Osobní schránkou se zpravidla rozumí adresa konkrétního zaměstnance (nejčastěji v podobě prijmeni@firma.cz, ale také třeba ucetni@firma.cz). Naopak u obecnějších adres, sloužících k hromadnému zachytávání příchozí pošty (například info@firma.cz atp.), záleží na konkrétních okolnostech - někdy se předpokládá, že přinejmenším příchozí pošta je určena širšímu okruhu zaměstnanců firmy a může ji (podle provozních podmínek) kontrolovat kdokoliv z určených osob.

Právo na listovní tajemství je však jen jedním aspektem problému. Vedle tohoto práva totiž platí zákoníkem práce daná povinnost zaměstnanců plně využívat pracovní doby a výrobních prostředků k vykonávání svěřených prací, plnit kvalitně, hospodárně a včas pracovní úkoly. Zaměstnanci si tak nemohou o pracovní době vyřizovat své soukromé záležitosti a nejsou oprávněni zneužívat služební počítače pro své osobní účely, a to ani po pracovní době.

OBRANA ZAMĚSTNAVATELE. Zaměstnavatel může zneužívání počítačů zabránit tím, že bude kontrolovat, od koho a v jakém rozsahu zaměstnanec do firemního počítače e-maily dostává a komu a v jakém rozsahu je píše. Pokud by zaměstnavatel zjistil (nebo na základě zjištěných e-mailových adres pojal podezření), že zaměstnanec využívá soukromě elektronickou poštu v takovém množství, pro které neplní povinnost spočívající v plném využívání pracovní doby, může se jednat o porušení pracovní kázně a následovat příslušná sankce. V závažných nebo opakujících se případech může zaměstnavatel s pracovníkem rozvázat pracovní poměr. (Vedle toho není vyloučeno ani vymáhání zaměstnancem případně zaměstnavateli způsobené škody spočívající zejména ve zvýšených nákladech na provoz příslušného telekomunikačního zařízení.) Toto porušení pracovní kázně však musí zaměstnavatel pracovníkovi věrohodně a objektivně prokázat, například seznamem adres odesílatelů a příjemců elektronické pošty (nikoliv ovšem z obsahu sdělení). Rozdílně je samozřejmě nutno posuzovat např. občasné odeslání e-mailu manželovi (manželce) od hromadného rozesílání např. obchodní korespondence související s jinou výdělečnou činností zaměstnance. (Podobně bude zajisté odlišně posuzováno surfování po webových stránkách s pornografií od návštěvy internetových stránek katastru nemovitostí, byť v privátním zájmu zaměstnance.) V praxi se obvykle přiměřené (omezené) užívání služebního počítače pro soukromé účely toleruje.

ZÁKAZY RADĚJI S MÍROU. Někteří zaměstnavatelé se však, v oprávněném přesvědčení, že v pracovní době má zaměstnanec výhradně pracovat a podílet se na plnění úkolů zaměstnavatele, snaží využívání podnikového systému elektronické komunikace pro soukromou potřebu zaměstnance zcela vyloučit, absolutně jej proto zakazují. Vyžaduje si to ovšem značné úsilí a výsledek je přitom obvykle pochybný a neodpovídá vynaložené námaze a nákladům. Podle mého názoru je lepším řešením rozumný kompromis, na jehož základě mají zaměstnanci za přesně určených podmínek (stanovených omezení) možnost posílat skrze podnikový systém i soukromou korespondenci.

Zaměstnancům je proto možno povolit podle konkrétních podmínek poslání určitého limitovaného počtu (5, 10 apod.) e-mailů např. za týden. Zaměstnancům lze uložit povinnost udržovat (a jen po omezenou dobu povolit archivovat) privátní e-maily odděleně od služebních ve zvláštní složce (třeba i jednotně nazvané např. soukromé) a tuto složku vyprazdňovat minimálně např. jednou týdně, aby se neblokovala kapacita systému. Doporučit lze zejména zákaz posílání (a přeposílání - FW) zábavných mailů (anekdoty, vtípky, legrační fotografie a jiné); zpráv s lechtivým, obscénním, sexuálně obtěžujícím obsahem (erotika, pornografie); zpráv s urážlivým, hanlivým, pomlouvačným, rasistickým, národnostně nesnášenlivým obsahem, nebo jinak občanskoprávně a trestně (nebo správně) postižitelným obsahem; souborů s tzv. nebezpečnými příponami a především pak tzv. spamu (nevyžádaných obchodních sdělení).

Vedle úpravy možnosti používání elektronické pošty a příslušných technických prostředků zaměstnavatele k soukromým účelům zaměstnanců a jejích pravidel, včetně kontroly (monitoringu), lze ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (s nímž je třeba zaměstnance seznámit při nástupu do práce) dále upravit zejména pravidla efektivní práce s e-mailovým systémem, zásady práce s důvěrnými informacemi, pravidla firemní kultury (podoby) e-mailů. V neposlední řadě by součástí příslušné interní úpravy mělo být upozornění zaměstnancům na možné právní důsledky zneužití systému a porušení předepsaných pravidel.

PODLE PRACOVNÍ SMLOUVY A VNITŘNÍHO PŘEDPISU. Pokud zaměstnavatel skutečně striktně odmítá soukromé e-maily tolerovat, pak lze předejít některým problémům, které mohou v praxi vzniknout, nejen vhodnou úpravou ve vnitřním předpisu, ale též v pracovní smlouvě. Pracovní smlouva by pak měla obsahovat ustanovení, ve kterém zaměstnanec bere na vědomí, že e-mail může být používán pouze pro korespondenci související s plněním pracovních úkolů a že je zakázáno používat e-mail pro soukromé účely, a to i mimo pracovní dobu. Dále by měl být zaměstnanec informován o tom, že zaměstnavatel monitoruje adresáty zaměstnancem odesílaných e-mailů a odesílatele zaměstnancem přijímaných e-mailů, hlavičky (předměty, názvy) těchto e-mailů a příloh, které jsou k nim připojeny. Při sledování těchto kritérií by měl být zaměstnavatel schopen rozpoznat, zda zaměstnanec užívá nebo neužívá e-mail výhradně k plnění svých pracovních povinností, aniž by přitom narušil tajemství přepravovaných zpráv.

Zaměstnanec nemůže platně vyslovit souhlas s případnou kontrolou obsahu své e-mailové pošty. Základní lidská práva a svobody jsou totiž nezadatelné, nezcizitelné, nepromlčitelné a nezrušitelné. Znamená to, že nikdo jich nemůže být zbaven, ani se jich nemůže, byť dobrovolně, zbavit sám. Vedle této ústavní zásady stanoví zákoník práce, že neplatný je právní úkon, kterým se zaměstnanec předem vzdává svých práv. Zaměstnanec by se svým souhlasem v pracovní smlouvě předem vzdával svého práva na ochranu přepravovaných zpráv zaručeného Listinou základních práv a svobod. Pokud by podobné smlouvy (dohody) již byly sjednány, jsou neplatné.

V praxi se tedy střetávají dva rozdílné zájmy chráněné právním řádem. Na jedné straně je to ústavně zaručené právo na ochranu listovního tajemství, které svědčí i zaměstnancům, a vztahuje se i na zprávy zasílané elektronickou poštou, a na druhé straně je to právo zaměstnavatele kontrolovat, jak zaměstnanci plní své úkoly a jak dodržují pracovní kázeň. Práva obou stran by měla být v rovnováze. Mělo by tedy na jedné straně být respektováno právo na zachování tajemství zasílaných zpráv, přičemž na druhé straně by zaměstnavatel měl mít zachovánu možnost kontrolovat pracovní výkony svých zaměstnanců.

Richard W. FETTER
právník