Činnosti v povolání nákupce se postupně měnily od "sháněče" po oborového specialistu a vyjednavače a budou se měnit dále. To co mění obsah povolání nákupce jsou změny okolí a změny charakteru nákupních činností. Sledujeme-li současné změny v nákupu, které jistě ovlivní i práci nákupce, pak lze najít mnoho vlivů. V posledním desetiletí je významnou kontinuální změnou hledání a zpochybňování co vlastně má útvar nákupu dělat.

Příběh: Jedna účastnice nákupního kurzu si postěžovala, že jako vedoucí nákupu významné firmy s velkými pravomocemi najednou nesmí vyhledávat nové dodavatele (provádí útvar v pobočce v Německu) a už vůbec nesmí podepsat smlouvu s dodavatelem (provádí mateřská společnost v Japonsku). "Jsem již vlastně pouhý skladník" poznamenala trpce (uznala že "velkoskladník" neboť zodpovídala za nákup v hodnotě několika miliard korun ročně).

OBSAH PRÁCE NÁKUPU SE MĚNÍ

A to podle toho, jak se firma začleňuje do řetězců, nebo podle změn v core businessu firmy i z důvodu hledání maximální efektivity firmy neboli hledání odpovědi na otázku "Jak dělat správné věci správně" (viz článek Zvyšování efektivity nákupu v MŘ č. 9/2005, s. 29). Lze popsat některé vlivy působící na změnu obsahu nákupních činností:

Nákup "vše vlastními silami" - stává se minulostí!?

Je to tak opravdu? Autor knihy Jak levněji a lépe nakupovat M. Kaplan při čtení tohoto textu poznamenal: "Uvědomuješ si kolik firem ví o nákupu hodně málo a jsou pořád ve vleku standardního hledání dodavatele. Pro ně je nákup vlastními silami běžný a těžko změnitelný."

Decentralizace nákupních činností uvnitř firmy a centralizace přípravy nákupních rozhodování

- "samoobsluha" kdy nakupují všichni ve firmě podle (centralizovaným) nákupem připravených mantinelů a nástrojů (nákupní katalogy, ...),

- strategický nákup vs. "odvolávači" kdy se oddělují činnosti přípravy nákupních pravidel a mantinelů nákupního rozhodování od činností nákupní operativy pracující s odvolávkami na smlouvy,

- specializace a často i mezinárodní lokalizace určitých nákupních činností.

Velká česká firma přizvala po několika letech snažení o změny fungování nákupu IT firmu k projektu nové organizace nákupu. Centralizovali, pak decentralizovali a nyní nazývají novým "projektem centralizace" pokus vyvážit míru zodpovědností a kompetencí mezi oběma principy (což by jim informační technologie měly umožnit).

Spolupráce a vytváření vztahů s dodavateli, přesouvání činností na dodavatele

vytváření úzkých vztahů s dodavateli - konsignační sklady, samoobslužné činnosti dodavatele, propojování procesů s dodavatelem, rušení duplicitních činností (vstupní kontrola v příjmu zboží,...), vzájemné ovlivňování firemních procesů, získávání cenných (a zdarma) informací pro vlastní vývoj, ...

Sdílené nakupování

vytváření společných nákupních aliancí a tržišť (a to i s konkurenty).

Již před mnoha lety se spojily General Motors, Ford a Chrysler k vytvoření společné nákupní organizace. Firmy, které byly na straně prodeje tvrdými konkurenty, úspěšně spolupracovaly na straně nákupu.

Outsourcing nákupu vybraných položek a nákupních činností

- outsourcing nákupu nepřímých materiálů (kancelářské, počítačové, režijní položky...),

- outsourcing nákupu položek s nižší prioritou kategorie C příp. B,

- outsourcing elektronické podpory nakupování, organizace e-aukcí,

- využívání PSP (Procurement Service Providers), specialistů na nákupy vybraných položek.

ZMĚNA POŽADAVKŮ

Změny okolí přímo ovlivňují i změny požadavků na práci nákupce. Jmenujme alespoň některé:

Nákup zboží a služeb s nejnižšími náklady

požadavek na snižování procesních nákladů i nákupních cen je stálicí v životě nákupce; mění se však nástroje a nároky na odbornost nákupce (používání analýz a technik přípravy k cenovým jednáním, schopnost vyjednávat, ...)

Uvolňování nákupců pro práci v oblasti nákupního marketingu - přesun od operativy ke spolupráci nákupců s firemními útvary, vytváření vztahů s dodavateli, poznávání trhů a jejich ovlivňování, ...

Nákupce "koordinátorem" nakupování - nákupce komunikátorem nákupního procesu od jeho počátku. Zapojování ostatních firemních útvarů (příp. dalších firem v řetězci) do nakupování. Nákupce reprezentantem firmy na nákupním trhu.

Elektronizace činností nákupce - převádění nákupní operativy na elektronické prostředky. Stále silnější využívání web aplikací - bezproblémová kompatibilita s firemními IT systémy.

Bez nalezení způsobu jak v práci nákupce změnit poměr operativních činností (nákupní administrativa váže většinu času nákupců) a strategických činností (spolupráce s dodavateli-marketing, firemními útvary i firmami v řetězci) bude pokus o transformaci nákupu ve strategický útvar neúspěšný.

Manažeři nákupu se často na výcvikových kurzech ptají: Jaké vlastnosti má mít moderní nákupce, který je vystaven tolika různým tlakům a novým požadavkům?

Tak jako u jiných profesí jde nyní o více či méně skrytou otázku "Jak získat od lidí maximální výkon?" Odpověď je teoreticky jednoduchá, ale v praxi obtížná. Takže co říká teorie?

K maximálnímu osobnímu výkonu potřebujeme:

Způsobilost výkon poskytnout neboli poznat "Stačí či nestačí na práci"?

Ochotu, vůli výkon poskytnout neboli poznat "Je či není pro práci motivován"?

"Druhou otázkou se příliš nezabývejte," radí mnozí špičkoví manažeři a autoři knih o motivaci. Prostě najímejte jen motivované pracovníky. S nedostatečně motivovanými ztrácíte čas.

První otázce se tak elegantně nevyhneme. Způsobilost*) či trochu dvojsmyslně kompetence (z angl. competency) je současný hit v personalistice a zřejmě dobrý způsob jak posuzovat pracovníky zda na svoji práci stačí či ne.

JAKÉ ZPŮSOBILOSTI MÁ MÍT NÁKUPCE?

Výsledkem názorů více něž 200 nákupců je seznam 18 způsobilostí pracovního místa obecného nákupce. Každá způsobilost je pojmenována všeobecným názvem a doplněna textem popisujícím žádoucí úroveň chování příslušné kategorie pracovníků (jiný doplňující text bude pro operativního nákupce, jiný pro nákupní manažery, strategického nákupce atd.).

Způsobilosti pracovního místa obecného nákupce:

1. Znalost nakupovaných vstupů

Zná dokonale vlastnosti nakupovaných vstupů a jejich použití ve firmě.

2. Obchodní zkušenost

Je schopen vést jednání s dodavateli a vyjednávat na špičkové úrovni.

3. Orientace na potřeby interních zákazníků

Zná potřeby interních zákazníků a aktivně spolupracuje na vytvoření optimální objednávky pro uspokojení jejich potřeb.

4. Marketingové chování

Zná trh ve kterém nakupuje, používá nástroje nákupního marketingu pro poznávání a ovlivňování nákupního trhu, reaguje na změny trhu.

5. Spolupráce s dodavateli

Zná potřeby firmy a vybírá optimální dodavatele tak, aby nejlépe uspokojili potřeby firmy a to i z dlouhodobé perspektivy.

6. Zvyšování kvality dodavatele

Hodnotí dodavatele, organizuje audity dodavatelů a výsledků používá ke zlepšení dodávek.

7. Znalost elektronických nástrojů nakupování

Pracuje s elektronickými nástroji, dokonale rozumí jejich funkci pro nákup a hledá možnosti jejich rozšíření.

8. Znalost systému jakosti

Zná procesy firmy, které ovlivňují jakost a podle toho jedná.

9. Týmová spolupráce

Je schopen organizovat a využívat spolupráce s ostatními firemními útvary a společně řešit problémy.

10. Komunikace

Je schopen vést efektivní dialog (naslouchat, být srozumitelný, směřovat k výsledku ...).

11. Flexibilita nákupce

Iniciuje a realizuje změny v práci nákupce, je schopen zastoupit jiné profese v nákupu a sám je zastupitelný.

12. Odpovědnost nákupce

Je ochotný převzít riziko v rámci pravomocí.

13. Jazykové vybavení

Je schopen jednat alespoň v jednom světovém jazyce.

14. Osobnost nákupce

Je důsledný a spolehlivý.

15. Sebevzdělávání nákupčích

Je ochotný zvyšovat svoji odbornou kvalifikaci (způsobilosti nákupce).

16. Sebedůvěra

Je rovnocenným partnerem při jednání s prodejcem-dodavatelem.

17. Loajalita k zaměstnavateli

Dodržuje pracovní směrnice a kodex zaměstnanců.

18. Reprezentant firmy

Oblečením i chováním vzbuzuje důvěru.

STANOVENÍ KOMPETENCÍ

Proč jsou kompetence/způsobilosti tak uznávaným manažerským nástrojem?

Jsou účinným prostředkem ke komunikaci mezi pracovníkem a zaměstnavatelem o vhodnosti pracovníka pro pracovní místo (porovnávají se způsobilosti pracovníka a pracovního místa). Hlavním účelem práce se způsobilostmi je však dosahování maximálního/optimálního osobního výkonu. Změnami způsobilostí rovněž můžeme zachytit změny okolí a vnější či vnitrofiremní požadavky na náplň práce nákupců. Pravidelnými (alespoň ročními) hodnoceními vývoje způsobilostí pracovního místa i pracovníka pak poskytujeme pracovníkům jasnou zpětnou vazbu o očekávaném a podávaném výkonu.

Stanovení způsobilostí pracovního místa je ovšem jen první krok k dosažení maximálního osobního výkonu jak stručně naznačují navazující kroky:

A. Definice způsobilostí pracovního místa (znalostí, dovedností, zkušeností) v pojmech popisujících žádoucí chování jednotlivce.

B. Stanovení úrovní (manažer nákupu, strategický nákupce, operativní nákupce, ...) kde je vyžadována realizace určitého chování. Formulace doplňujícího textu ke způsobilostem popisujícího "co to znamená když je v praxi předveden dobrý nebo postačující výkon".

C. Porovnání způsobilostí pracovního místa a pracovníka - pojmenování rozdílů v jednotlivých způsobilostech (překvalifikován vs. nedostatečně kvalifikován) a dohoda "co s tím uděláme".

D. Předvedení výkonu pracovníkem - může být součástí cílů zadaných pracovníkovi. Vyjádření co očekáváme od pracovníka nejlépe v termínech vymezených:

- úrovní požadovaných dovedností,

- kdy, kde a jak často budou způsobilosti demonstrovány,

- jak to souvisí s cíli a iniciativami firmy a útvaru/oddělení.

E. Stanovení odměny/platu založeném na dosažení výkonových úrovní.

ZÁVĚR

V současném světě změn se mění tradiční pohledy na "klasické" profese kam zřejmě profese nákupce patří. Mění se nejen obsah práce, ale mění se i obecný pohled na odborné činnosti. Dobrý nákupce není jen ten kdo umí dobře nakupovat, požadují se organizační, komunikační a mnohé další vlastnosti. Mění se klima, v kterém nákupce pracuje od přikazovacího k proaktivnímu. To od každého pracovníka vyžaduje aktivitu, sebeřízení a zaujetí pro stálé zdokonalování. Péče o vlastní dlouhodobou zaměstnatelnost se tak stává pro každého člověka stejně důležitou systematickou činností, jako péče o své zdraví.

Ing. Zdeněk Sluka
sluka@inventa.cz


*) způsobilost je připravenost pracovníka k požadovanému výkonu podle definovaného standardu.
Související