Přišel nový zaměstnanec

První dny v novém zaměstnání mohou být hodně obtížné. Příval nových informací vytváří zmatek v hlavě, tíseň, nejistotu. Proto je důležité, aby organizace měla a uplatňovala účinnou proceduru přivítání a navázání kontaktu s novým zaměstnancem.

Ten, kdo nastupuje první den do nového zaměstnání, si klade otázku, zda učinil správné rozhodnutí, když si vybral právě tuto firmu. Organizace mu musí pomoci, aby si na tuto otázku dokázal po prvních dnech odpovědět jednoznačně kladně. A musí mu dát jasně najevo, že zde je někdo, kdo je připraven mu pomoci, aby se rychle začlenil do struktury firmy.

Přivítání

Představte nového zaměstnance jeho spolupracovníkům a vedoucímu jeho týmu. Proveďte ho prostředím, kde bude působit, ukažte mu jídelnu, svačinový koutek, šatny a další důležité věci. Tím mu pomůžete získat rychle pocit bezpečí. Osobní představování je zvláště důležité proto, že každý není vyložený extrovert. Seznamovat se s lidmi je pro mnohé lidi problém.

Ukažte novému zaměstnanci, jak zapadá on a jeho práce do širších souvislostí

Vysvětlete mu, jakou má firma vizi budoucnosti a cíle, jak jeho práce na tyto cíle navazuje a čím on může přispět. Dejte mu jasnou odpověď na otázku: "Jak já mohu ovlivnit budoucnost firmy a tím i svoji?" Nový zaměstnanec potřebuje mít k dispozici mapu, znát cíl cesty a orientační body. Pak se může ve své pracovní činnosti správně orientovat a chovat.

Projděte s novým zaměstnancem psaná pravidla

Máte-li pro nového zaměstnance něco v písemné formě, co si může doma prostudovat, projděte to s ním a proberte s ním určitá pravidla a zásady osobně. Promluvte s ním o dovolené, benefitech, etických normách chování. Zvláštní pozornost věnujte pravidlům bezpečnosti práce, ukažte mu únikové cesty a koutek, kde se smí kouřit. Dejte mu seznam lidí s telefonními čísly, na které se může obracet se svými požadavky, dotazy a informacemi.

Pomozte novému zaměstnanci porozumět nepsaným pravidlům

Tím, že novému zaměstnanci vysvětlíte nepsaná pravidla a historii firmy, mu umožníte porozumět firemní kultuře. Pomůžete mu vyhnout se takovým formám jednání, které jsou ve firmě považovány za nevhodné. Nový zaměstnanec by se měl hned první den dozvědět například o tom, že v útvaru existuje peněžní fond na nákup kávy, kam každý vkládá určitou sumu. To není v žádných písemných pravidlech, ale neznalost této zvyklosti může nového zaměstnance vystavit negativním reakcím kolegů.

Učiňte vstupní instruktáž interaktivní

Instruktáže v přednáškové formě bývají uspávající. Lepší řešení jsou otázky a odpovědi, a to jak v psané formě, tak i ve formě živého výkladu. Například otázka: "Jaký je ve firmě postup pro likvidaci cestovních výdajů?" Konkrétní otázka a na ni konkrétní odpověď. Takový postup zapojí nového zaměstnance "do hry" a pomůže zaktivizovat a udržet jeho pozornost.

Každý nový zaměstnanec má dostat stejné informace

Velké organizace mají svoje útvary v různých budovách nebo i v různých lokalitách. Například poradenská firma KPMG Consulting zaměstnává 8700 lidí po celém světě a každý týden přijímá kolem stovky nových zaměstnanců. V místě, kde budou noví zaměstnanci působit, dostanou místně specifické informace. Kromě toho absolvují všichni noví zaměstnanci týdenní pobyt v centrále firmy v americkém státě Virginia, kde dostanou standardní informace o celé firmě (vize, poslání, strategie, normy jednání, atd.). Tyto informace musí být stejné pro všechny nové lidi. Některé firmy používají pro tento účel videokonference.

Sledujte nového zaměstnance po dobu tří měsíců

To je úkol, který má převzít vedoucí týmu nebo jiný přímý nadřízený nového zaměstnance. Tento vedoucí k tomu musí být náležitě instruován. Cílem úkolu je podporovat proces učení nového zaměstnance, dát mu i osobní podporu a zodpovědět všechny otázky, které nový zaměstnanec může mít. Zjistilo se totiž, že noví zaměstnanci mají po nástupu řadu otázek a ne vždy najdou odvahu vyslovit je nahlas a získat na ně odpověď.

Nejde jen o informace, jde o přenos nadšení na nové zaměstnance

Obsah vstupní instruktáže, způsob, jak je provedena a živý kontakt se zaměstnancem po dobu tří měsíců od nástupu rozhodují o úspěchu programu a udržení nového zaměstnance ve firmě. Kromě informací jde také o vyvolání pocitu sounáležitosti s firmou a s lidmi, kteří v ní působí. V mnoha případech dochází k tomu, že po dvou dnech má nový zaměstnanec hlavu napěchovanou informacemi a je z toho málem na infarkt. V poskytování informací jde o správné dávkování a načasování. Ale také jde o to přenést na nové zaměstnance nadšení pro práci ve firmě. Výsledkem by mělo být, že si nový zaměstnanec řekne: "Jsem připraven pracovat a angažovat se pro tuto firmu. Nástup do této firmy bylo moje nejlepší rozhodnutí, jaké jsem mohl učinit."

Pokud nový zaměstnanec nic podobného neřekne, pak lze konstatovat, že firma ztratila jedinečnou příležitost.

Kim, L.: Eight Ways to Help New Hires Become Productive Employees. Podle informačního portálu www.insite.cz, 12. 5. 2004; výtah