Jak vše zvládnout

Sedíte celý den v kanceláři, horko těžko zvládáte stovky e-mailů a zvonící mobily? Náladoví kolegové a šéfové neustále něco potřebují? Chodíte na schůzky, které nikam nevedou? Tomáš Hajzler ze společnosti PeopleComm nabízí třináct tipů, jak vyzrát na čas:

Věnujte se důležitým věcem! Podle zkušeností PeopleComm až 80 % lidí v naší zemi začíná řešit problémy, až když nastanou, 15 %, když hrozí, a pouze 5 % se věnuje prevenci. Věnujte jednou týdně 30 minut stanovení priorit.

Zaveďte si diář! Většina z nás používá denní seznamy úkolů, žluté papírky, kterými polepují stůl, když už diář mají, zapisují si jen schůzky. Nejefektivnější je diář, kde vidíte "v kuse" celý týden. Zapisujte do něj všechno, mějte ho vždy při sobě.

Zaveďte systém! Zaveďte si šuplíky nebo složky s tímto obsahem: 1. Zpracovat, 2. Přečíst, 3. Rozdat - složky anebo šuplíky se jmény kolegů, 4. Uskladnit.

Zorganizujte papírování. Neustále se množící papíry řešte jedním z těchto pěti způsobů na základě systému: 1. Zpracujte, 2. Naplánujte zpracování, 3. Přesměřujte, 4. Zničte, 5. Založte - archivujte. 1x denně zrušte hromadu na stole.

Efektivně delegujte! Člověk si vůbec neuvědomuje, že je obklopen desítkami lidí, kteří mohou pomoci s našimi úkoly. Rozhlédněte se kolem: kolegové, nadřízení, podřízení, manžel/ka, děti, rodina, kamarádi, externí pomoc.

Buďte asertivní. Snahu vyhovět, potěšit a vyjít vstříc kolegům řadí psychologové mezi nejčastější příčiny pracovního stresu. Nepracujte tak, abyste potěšili ostatní na úkor svých potřeb. Učte se říkat NE.

Řiďte schůzky. Mnozí manažeři stráví aktivitami "okolo schůzek" - přípravou na schůzky, vlastními schůzkami, zpracováním výstupů ze schůzek - až tři čtvrtiny svého času. Přitom většina porad je tak žalostných. Proto: A. Účastněte se pouze schůzek, které pro vás mají význam, B. Vždy vyžadujte cíl a program, C. Vždy musíte vědět, kdo a proč se účastní.

Omezte vzájemné rušení. Najděte si část dne, kdy nechcete být rušeni, a dohodněte se s ostatními na tom, že to budou respektovat.

Zefektivněte e-mailování. Příchozí poštu kontrolujte max. 1-2x denně v době, kdy nemáte nic důležitějšího na práci nebo když potřebujete někdy relaxovat. Stejně jako u papíru zde platí A. Zničit, B. Zpracovat, C. Přesměřovat, D. Uložit.

Omezte odkládání. Někteří z nás odkládají více, někteří méně. To, co obvykle odkládáte, si naplánujte jako první věc na ráno, velké projekty "rozkouskujte" a "kouskům" dejte termín.

Perfekcionismus. Úkolům, požadavkům, telefonátům, e-mailům i lidem věnujte zaslouženou pozornost, tedy takovou, jakou si jejich důležitost pro vás zaslouží. Se zadavateli úkolů se vždy dohodněte na kvalitě výstupů. Nevěnujte přípravě reportu obvyklé dva dny, ale třeba jenom dvě hodiny.

Zaveďte další nové návyky. Většina problémů s časem vychází ze zlozvyků: pracujeme o víkendech, neumíme odpočívat, neumíme plánovat, slibujeme a nedodáváme, nemáme diář, věnujeme se pouze naléhavým věcem na úkor těch opravdu důležitých, nesportujeme.

Nakažte ostatní. Hledejte spojence. Navrhujte pravidla vzájemné spolupráce a spolužití a trvejte na jejich dodržování. Investujte i do rozvoje ostatních.