Představme si situaci, kdy si dvě firmy předají fakturu e-mailem v elektronické podobě, samozřejmě včetně elektronického podpisu. Mezi vystavením faktury u dodavatele a realizací platebního příkazu u odběratele může uběhnout doslova pár minut. Samozřejmě za předpokladu, že firma má zaveden odpovídající systém. V opačném případě odběrateli nezbývá nic jiného než fakturu vytisknout a celý proces realizovat pomocí papírových dokumentů.

Rychlá likvidace (schválení a proplacení faktury) může být pro některé firmy těžkým oříškem. Pokud v malém podniku v jedné budově schvaluje fakturu jedna až dvě osoby, pak je její likvidace otázkou dnů. Větší nároky na čas a náklady představuje schvalování faktury u firmy s větším počtem poboček nebo dokonce celorepublikovou sítí. Tady kompletní likvidace faktury může trvat i týdny. Každou došlou fakturu je třeba nejprve zaevidovat v ruční evidenci - knize došlé pošty. Poté jsou zaevidovány v účetním systému. Aby mohly být proplaceny, je třeba je nejprve věcně schválit. To většinou provádějí odborní garanti v rámci tzv. schvalovacího kolečka. Faktura "putuje" mezi jednotlivými útvary, většinou s přiloženou košilkou, do které se zapisují komentáře a podpisy jednotlivých schvalovatelů. Po věcném schválení se vygeneruje z účetního systému příkaz k úhradě, který je podepisován pracovníky s dispozičním právem k podnikovému účtu u banky. Nakonec jsou příkazy předány do banky k proplacení. Většina podniků používá elektronické předávání dat pomocí systému homebanking, který nabízejí všechny banky. Na fakturách se občas objeví nesprávné údaje nebo chybějí dodací listy apod. Tyto problémy vedou většinou k opakovanému zasílání faktur a jejich proplacení se stává seriálem na pokračování. V rámci schvalovacího kolečka také leckdy faktura prostě "zmizí" nebo přinejmenším někomu příliš dlouho leží na stole. Dodržet termín splatnosti pak není možné a navíc bývá podnik postižen i sankcemi.

Řešení, jak zkrátit proces likvidace faktur, existuje několik. Některé firmy často používají fax. Toto řešení ale představuje další nárůst administrativy, protože je později například nutno faxy párovat s fakturami, které došly poštou. Čitelnost faxů je někdy problematická a může vést k chybám. Mezi perspektivní řešení patří tzv. správa faktur v rámci (elektronického) document processingu. Řešením je systém převádějící faktury a jejich kompletní zpracování do elektronické formy. Tento systém postupně zavedla např. v rámci celé své sítě Českomoravská hypoteční banka (ČMHB).

Jakmile faktura dojde do firmy poštou, je zaevidována v účetním systému. V případě centralizace útvaru účtárny je výhodné, aby dodavatelé faktury zasílali přímo na účtárnu, tedy na jedno místo.Pak ji určený pracovník naskenuje a systém tzv. I-faktur se propojí s účetním programem. Data natypovaná v rámci účetního systému (např. částka, splatnost a dodavatel) se automaticky převedou i do elektronické košilky v systému I-faktur. Všem, kteří mají fakturu věcně schválit, je postupně mailem zasláno avízo, aby se vyjádřili, zda s proplacením faktury souhlasí či nikoliv. E-maily, které avizují schválení faktury, se rozesílají schvalovatelům automaticky podle předem stanoveného work-flow. Schvalovatel si však může vyžádat i vyjádření konzultanta. Tím může být například ředitel vzdáleného útvaru, který si objednal nějaké zboží nebo služby. Vlastní schvalování se provádí v systému I-faktury, pro schválení se využívají elektronické podpisy. V případě, že proplacení daná osoba neschvaluje, musí uvést důvody svého rozhodnutí, jinak ji systém nepustí dál. Ve chvíli, kdy se schválená faktura vrátí k účetní, systém I-faktury vygeneruje příkaz k úhradě, který je schválen pracovníky s dispozičním právem k danému účtu. Opět se využívá elektronického podpisu. Po schválení platebního příkazu jsou data poslána pomocí systému homebanking do banky spravující účty organizace. V případě banky je situace jednodušší, neboť data jsou předána přímo na odbor platebního styku.

Každý krok v rámci procesu likvidace faktur je v systému I-faktury automaticky zapisován do historie. Je tedy možno u každé faktury dohledat, kdo ji schvaloval a jak dlouho, včetně případných komentářů. Nad daty je možno vytvářet sestavy, které mohou ukázat slabé články řetězu schvalování, např. v rámci jakých útvarů se faktury schvalují nejdéle.

Přípravná fáze se vyplatí. Aby systém elektronického schvalování faktur dokonale fungoval, je třeba časově náročné přípravné fáze. Začíná analýzou jednotlivých procesů likvidace faktur a definováním situací, které mohou ve firmě vzniknout (např. jaké druhy dokumentů budou součástí faktury, jak dodatečně zasílané přílohy faktur spárovat). V tomto případě se vyplatí šít systém na míru. Pokud se systém podaří úspěšně zavést, výsledkem je podstatné zkrácení doby likvidace faktur, snížení nákladů na materiál (např. papír), odbourání různých činností typu běhání s papírem po firmě nebo dohledávání zatoulaných faktur. Zřízením elektronických podpisů odpadá nutnost vést podpisové vzory odborných garantů.

IVAN GAVRAN,Českomoravská hypoteční banka

Související

Zaujal vás článek? Pošlete odkaz svým přátelům!

Tento článek je odemčený. Na tomto místě můžete odemykat zamčené články přátelům, když si pořídíte předplatné.

Odkaz pro sdílení:
https://ekonom.cz/c1-11682580-faktury-se-obejdou-bez-papiru