Katalog místo chaosu: Jak strukturovaná data mění firemní nákup i ziskovost firmy

Nákup už dnes v moderních společnostech dávno neplní pouze pasivní operativní roli. Stává se strategickým nástrojem, pomocí kterého lze efektivně řídit celou firmu a plánovat její finanční budoucnost. Firmy, které sáhnou po technologicky vyspělých nákupních systémech, získávají nejen přehled nad výdaji, ale také spolehlivý základ pro umělou inteligenci, jež může reálně ovlivnit ziskovost.

„Velká část výdajů nepřímého materiálu dříve vznikala ad hoc – někdo něco potřeboval, objednalo se to a až zpětně se zjišťovalo, za co se vlastně kolik utratilo,“ popisuje tradiční model Martina Pahulyiová, koordinátorka nákupních projektů ve skupině ZSE. „Nešlo pak pochopitelně nákup dobře naplánovat ani kontrolovat,“ dodává. Tuto praxi mění katalogizace. Jde o převedení vysoutěžených cen a obchodních podmínek za dané produkty nebo služby do přehledného interního e‑shopu, který zaměstnancům nabízí přesně to, co k práci potřebují. Výdaje procházejí přes definované položky a kategorie, takže firma dokáže plánovat výdaje v příštích měsících. Nákupy, které dříve unikaly kontrole, se výrazně omezují nebo alespoň zviditelňují. Manažeři dostávají konkrétní data o poptávce: jaké produkty si zaměstnanci vybírají, jaké varianty preferují, kde roste spotřeba.

Kdy se změna vyplatí?

Zavedení nákupního systému s sebou nese investice, a proto je klíčové přesně vědět, kdy má takový krok ekonomický smysl. „Rozhodování se opírá především o objem zpracovávaných faktur. U menších objemů do pěti tisíc faktur ročně se vyplatí jednodušší automatizace schvalování, ale u větších organizací zejména od 10 000 faktur ročně se vyplatí uvažovat o tzv. Procure to Pay (P2P) řešení. Manuální zpracování faktury stojí běžně mezi 10 a 30 eury interních nákladů. Při automatizovaném zpracování jsme na dvou až osmi eurech za fakturu,“ vyčísluje Zdeněk Mikeš, expert oblasti nákupu v SAP. Výhodou pro klienta ale není pouze úspora přímých nákladů na lidskou práci, ale také eliminace systémových chyb, jako jsou duplicitní faktury, zpětně vytvářené objednávky či nevyužívání výhodných rámcových smluv s dodavateli.

Při výběru vhodného nástroje pro P2P řešení je jednou z podmínek propojení a bezchybné fungování v rámci firemního IT ekosystému. „Samozřejmě jsme posuzovali, vybírali a dělali jsme cost‑benefit analýzu. Ale i s ohledem na dlouhodobě využívané produkty pro nás byla SAP Ariba přirozenou volbou. Pochopitelně jsme řešili řadu úskalí, důležitá byla kompatibilita s ERP systémem. Postupně jsme také přešli od outsourcingu k in‑house řešení a uživatelům poskytujeme rychlý a dostupný servis. Tento přesun přinesl i optimalizaci nákladů, která představuje úsporu 60 procent proti roku 2025. Vznikl tak prostor pro další automatizaci a rozvoj funkcionalit,“ vysvětluje Jakub Mlynarčík, seniorní SAP basis architect v ZSE.

Katalogizace přináší také obrovské zrychlení administrativy. V ZSE se například po převzetí systému pod lokální správu zkrátil čas pro schválení dodavatelských katalogů nebo založení přístupů pro zaměstnance z několika dní na pouhé hodiny či minuty.

Svoboda výběru v bezpečných mantinelech

Dalším z velkých přínosů moderních katalogových nástrojů je uživatelský komfort pro zaměstnance. Systém jim nabízí prostředí, které designem a jednoduchostí připomíná klasické e‑shopy, zároveň však striktně hlídá firemní rozpočty a pravidla. V katalogu skupiny ZSE se dnes nachází přes patnáct tisíc položek, které pokrývají vše od kancelářských potřeb a občerstvení přes nářadí a tiskoviny až po měřicí přístroje, ochranné pracovní pomůcky a prostředky osobní hygieny.

Katalogový nákup přitom zaměstnance nijak nenutí k jedinému výběru. Dává jim naopak svobodu volby, což v praxi funguje jako zajímavý zaměstnanecký benefit. „Produkty pro katalog jsme se snažili sestavit tak, že jsme nešli po nejlacinější variantě, ale právě naopak. Dali jsme základní, lepší a prémiovou kvalitu a zaměstnanec si může vybrat,“ vysvětluje Pahulyiová. Zaměstnanci tak mají možnost zvolit si například kvalitnější nebo ergonomičtější pracovní pomůcky i jako „odměnu“ za svůj výkon, přičemž nákupní oddělení má jistotu, že se stále pohybují v rámci stanovených rozpočtových limitů a schválených mantinelů.

Tento systém navíc automaticky řeší otázku bezpečnosti práce a ISO norem. Do katalogu se dostanou pouze prověřené ochranné pomůcky, u kterých systém integrovaný na pozadí SAP sám hlídá jejich životnost, opotřebení a nárokovost zaměstnance na obnovu po uplynutí určitého času.

Umělá inteligence ano, ale jen nad čistými daty

S postupující digitalizací a automatizací se pozornost managementu posouvá k dalšímu evolučnímu kroku – implementaci umělé inteligence do nákupních procesů. Ta ale ke svému správnému fungování bezpodmínečně vyžaduje dokonale vyčištěná, ucelená a strukturovaná data. „AI ve světě byznysu nemůže dělat chyby. Dříve šlo u P2P nástrojů především o efektivitu a compliance, dnes se přidává ESG, udržitelnost, řízení rizik a cash flow. V byznysu nestačí 90procentní bezchybnost – musí to být sto procent. Nasazení do prostředí, kde panuje datový chaos či nejistota ohledně správnosti, je přímá cesta k finančním ztrátám,“ varuje Mikeš.

ZSE se proto na nasazení AI systematicky připravovala. „Před sloučením jednotlivých dceřiných společností, které měly vlastní systémy, do jedné skupiny bylo nutné sjednotit, vyčistit a migrovat data. Pak jsme teprve mohli nad nimi postavit nákup, schvalovací procesy nebo přístupy do systému. A dalším krokem teď může být nasazení umělé inteligence,“ popisuje Mlynarčík proces přípravy prostředí, kde může AI začít plnit svou roli moderního uživatelského rozhraní a efektivního asistenta.

Priorita kybernetické bezpečnosti: firemní kuchařka se nesdílí

Ruku v ruce se stoprocentní přesností dat jde i kybernetická bezpečnost a ochrany citlivých firemních údajů. Velké korporace a společnosti spadající do kritické infrastruktury státu, jako právě energetika, si ze zákona i z logiky věci nemohou dovolit, aby jejich interní data opouštěla chráněný prostor a sloužila k trénování veřejných modelů na internetu nebo přijímala data z veřejných zdrojů bez kontroly. „V rámci bezpečnosti je nezbytné, aby AI řešení fungovala lokalizovaně nad naším systémem a nedošlo k poškození dat. Pokud byla data znehodnocena, objeví se chybovost a tu si určitě nemůžeme dovolit,“ vysvětluje striktní technologické požadavky Mlynarčík. Globální softwaroví hráči proto vyvíjejí zabezpečené korporátní platformy, jako je Business AI Platform od SAP, která využívá specializované agenty plně integrované s podnikovým softwarem a pracující s daty zákazníka výhradně v izolovaném prostředí.