Pro a proti flexibilnímu systému výhod

Pro a proti flexibilnímu systému výhod

O principu fungování flexibilního systému zaměstnaneckých výhod (dále jen výhod) již jistě mnozí slyšeli. Jako podklad pro firemní diskusi při rozhodování o jejich implementaci je však potřeba několik dobrých argumentů pro jejich obhajobu, popřípadě pro odmítnutí návrhu na implementaci. Jaké jsou tedy výhody a nevýhody flexibilního systému zaměstnaneckých výhod pro zúčastněné strany?
Flexibilní systémy zaměstnaneckých výhod (v Česku se setkáváme s jejich nejčastější podobou - systémem kafeteria) mají svůj původ ve Velké Británii. Od "základních systémů poskytování zaměstnaneckých výhod", které u nás stále většina firem nabízí, se liší nejen svou flexibilitou. Přestože mají základní systémy výhod u nás několikaletou tradici a jsou nejméně náročné na administrativu, neumožňují společnostem pružně reagovat například na měnící se potřeby zaměstnanců, a nepřispívají tak dostatečně ke zvyšování jejich loajality a spokojenosti.
Kafeteria dává zaměstnancům možnost vybrat si z nabídky výhod v rámci počtu "bodů" přidělených zaměstnanci společností na základě různých rozlišujících faktorů. Případné dokoupení "bodů" na nadstandardní výhody si pak v některých případech zaměstnanci mohou hradit srážkou ze mzdy.

Výhody pro zaměstnavatele

Efektivní alokace nákladů - Zavedení systému kafeteria předpokládá přidělení určitého množství finančních prostředků každému zaměstnanci, který je následně investuje do těch výhod, které se rozhodne využívat. Výše přidělené částky může vycházet ze mzdy zaměstnance, počtu let u firmy, pracovního zařazení či pravidelného hodnocení jeho výkonu.
Tento systém umožňuje zaměstnavatelům, kteří čelí silné konkurenci a hledají způsoby sledování nákladů, efektivně řídit objem peněz vynaložených na každého zaměstnance. V porovnání se základním systémem výhod může být nabízen i stejný počet benefitů, efektivní alokace nákladů u systému kafeteria však spočívá v podchycení jejich reálné "spotřeby". Zaměstnanci si zas mohou zvolit pouze ty výhody, kterých si nejvíce cení a které nejlépe zužitkují.
Zavedení kafeterie však může být pro zaměstnavatele i nákladnější, neboť absence jakéhokoli omezení při výběru znamená, že veškeré výhody musí být v dostatečné míře k dispozici všem. V tomto směru lze dát přednost takovému systému, kde budou určité výhody omezeny pouze na určité zaměstnance, a nebude tak nezbytné mít vždy k dispozici plnou škálu benefitů pro všechny zaměstnance.
Maximalizace hodnoty - Kromě efektivní alokace nákladů nabízí kafeteria z hlediska podniku i lepší propojení mezi výhodami a podnikovou strategií a maximalizuje hodnotu jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Navíc podniky, které již flexibilní systémy zaměstnaneckých výhod zavedly nebo vážně uvažují o jejich zavedení, budou na trhu disponovat konkurenční výhodou a budou pro nové zaměstnance atraktivnější.

Nevýhody pro zaměstnavatele

Intenzívní komunikace - Kafeteria vyžaduje v první řadě daleko intenzívnější komunikaci se zaměstnanci, což je zásadním předpokladem úspěšné implementace. Zaměstnanci musí být dobře informováni o všech možnostech, které mají k dispozici, aby daný systém mohli skutečně ocenit a v plné míře využít. Investice do kafeterie bez pečlivě připravené komunikační a "prodejní" strategie je plýtváním peněz. Při komunikaci se zaměstnanci je navíc nezbytné pečlivě zmapovat jejich preference a očekávání a rovněž vzít v úvahu, jaké výhody si s největší pravděpodobností zvolí.
Náročná administrativa a nákladná implementace - Kafeteria je složitější, a tudíž náročnější z hlediska administrativního zajištění a tím často i financí. Zařazením více možností výběru a rozšířením flexibility roste složitost celého procesu včetně výběru a administrace dodavatelů, fakturace, zaměstnanecké obsluhy sytému, implementace a řízení. Na druhé straně jde o jednorázovou počáteční investici. Řada společností odepíše náklady na zavedení systému během dvou či tří let a investice se jim vrátí prostřednictvím úspor, které daný systém přináší.
Flexibilní systémy výhod by měly být považovány za dlouhodobý závazek. Jakmile dojde k jejich zavedení, bylo by velice obtížné přejít zpět k tradičnímu pojetí bez negativního dopadu na vnímání systému odměňování zaměstnanci. Pro usnadnění administrace systému již dnes existují nástroje v podobě intranetových portálů (zaměstnanecká samoobsluha, propojení s účetním a mzdovým systémem...), které vyžadují jednorázovou investici a popřípadě symbolické licenční poplatky v průběhu fungování systému.

Výhody pro zaměstnance

Svobodná volba - Přestože řada společností nabízí svým zaměstnancům širokou paletu výhod nad rámec mzdy a nad rámec zákona, je přidělení těchto benefitů spojováno především se zahájením pracovního poměru nebo s povýšením.
Kafeteria umožňuje zaměstnancům přizpůsobit si výběr výhod svým potřebám v různých obdobích životního cyklu a rozhodnout se, jak bude jejich balíček odměn vypadat. První takovouto potřebou je nalezení dobrého a uspokojivého pracovního místa. Tato potřeba je brzy nahrazena potřebou dalšího vzdělávání, profesního růstu a osobního rozvoje. Další fází je založení rodiny, která se pojí s potřebou přiměřených pracovních podmínek pro podporu rodinného života. Následující tři fáze souvisí s dětmi a zaměřují se na jejich výchovu, péči a vzdělání. Konečnou fází životního cyklu je příprava na odchod do důchodu a snaha zajistit si srovnatelný životní standard i v neproduktivním období.
Každá z těchto fází znamená jiné preference zaměstnanců, které se mohou odrážet v různorodé nabídce výhod. Kafeteria je také výhodná pro manželské páry, kde oba manželé pracují ve společnostech se systémy zaměstnaneckých výhod. Mohou se vyhnout duplicitě výhod (například podnikový vůz, lékařská péče pro celou rodinu) a mohou si zvolit z nabídky výhod ty, které nejlépe splňují jejich potřeby a umožňují jim dosáhnout maximální daňové optimalizace.
Je však více svobody vždy nezbytně lepší než méně? U lidí v zemích střední a východní Evropy přetrvává pocit, že svoboda volby je velmi důležitá, na druhé straně však jejích výhod často nevyužívají k výběru optimální varianty. Četné studie dokazují, že ačkoliv řada zaměstnanců možnost výběru výhod velmi ocení, zvolí nakonec stejnou možnost, jakou měli původně.
Dalším důležitým aspektem je míra odpovědnosti, která se u flexibilní struktury výhod pojí se svobodou výběru. Pokud je odpovědnost za výběr z širokého spektra zaměstnaneckých výhod příliš velká, zaměstnanci se mohou tomuto výběru vyhýbat.
Zvýšení spokojenosti a loajality - Vyšší spokojenost a loajalita k zaměstnavateli je potenciálním vedlejším produktem, který lze získat pomocí výše popsaného systému zaměstnaneckých výhod. Z pohledu motivace je však třeba podotknout, že i sebelepší systém poskytování zaměstnaneckých výhod nikdy v plné míře zaměstnancům nenahradí motivaci dobrého manažera. Pouze efektivní propojení kafeterie se schopností manažerů vést a motivovat své podřízené dokáže vytvořit motivující pracovní prostředí pro všechny. Takový systém pak poskytuje opravdovou konkurenční výhodu pro nábor všech typů pracovníků a zvyšuje jejich spokojenost a loajalitu.

Nevýhody pro zaměstnance

Nevyužitá možnost svobodné volby - Historický vývoj u nás, během něhož se lidem odepírala možnost svobodné volby, vedl k tomu, že se někteří stále ještě rozhodují velice pomalu a obtížně. Musí-li zaměstnanci rozhodovat sami za sebe, začnou se cítit nejistě, rozhodnutí mají tendenci se vyhýbat a spíše se podrobují většině. Toto chování je patrnější v určitém typu organizací, u některých věkových skupin (starší lidé), popřípadě u nižších pozic. Neznamená to však, že by případné zavedení systému kafeteria u těchto skupin nemělo smysl, jen je potřeba investovat do něj více času a věnovat náležitou pozornost analýze a vyhodnocení potřeb tak, aby zavedený systém přinesl podniku očekávaný efekt.
Pasivita - Pasivita je v Česku běžnou reakcí zaměstnanců na nové situace či situace, se kterými nemají zkušenosti. Pasivní přístup nemusí nezbytně vyjadřovat zklamání, nespokojenost či nepřátelský postoj, ale spíše nejistotu, jak v určitých situacích zareagovat. Vzhledem k tomu, že systém kafeteria od zaměstnanců očekává proaktivní přístup a účast na vlastním výběru výhod, někteří zaměstnavatelé se mohou k jejich zavedení stavět váhavě. Problém pasivity lze řešit pomocí cílené komunikace, která je v takových situacích nezbytná a často urychlí chuť a elán "pustit se do neznáma".
A budoucnost systémů výhod? V rychle se měnícím prostředí, ve kterém se i potřeby zaměstnanců neustále mění a roste jejich náročnost a ve kterém se zaměstnavatelé setkávají se stále různorodější pracovní silou, přecházejí společnosti od univerzálního pojetí zaměstnaneckých výhod k systémům, které zaměstnancům nabízejí možnost volby. Vyvrcholením této snahy je zavedení flexibilního systému odměňování, kdy si zaměstnanec může volně vybírat mezi výší základní mzdy, variabilní složkou a benefity a kompletně si tak sestavit vlastní balíček odměňování. Ale o tom snad až příště.

Autorky jsou konzultantky společnosti Deloitte