Six Sigma i pro malé a střední podniky

Six Sigma i pro malé a střední podniky

Přesto je obecné povědomí o Six Sigma velice nízké a není tudíž od věci připomenout si základní fakta.

Six Sigma je systematický přístup ke kvalitě, využívající cíleného hledání rezerv v podnikových procesech. Tato metodika je založena na porozumění potřeb zákazníků, disciplinovaném používání faktů, dat a statistických analýz.

Termín "Six Sigma" neboli "6σ" (kde řecké písmenko σ představuje mj. ochrannou známku společnosti Motorola), zdůrazňuje objektivní statistický přístup ke kvalitě. Jeho cílem je dosáhnout rozpětí šesti sigma mezi dolním a horním limitem. Metoda se snaží vytlačit počty defektů a problémy kvality na úplný konec tohoto rozdělení. Dosáhnout "cíle Six Sigma" tedy znamená, že podnikový proces nesmí produkovat více než 3,4 defektu na milion případů (přičemž jako defekt/zmetek je třeba chápat jakýkoliv druh neakceptovatelného výstupu procesu).

Metodologie Six Sigma byla původně zaměřena na zvyšování kvality výrobků a výrobních procesů, později se záběr rozšířil i na služby (i tam se počítá s počtem chyb na milion příležitostí). Six Sigma obsahuje řadu ověřených postupů pro zlepšování výrobních procesů či poskytování služeb a přináší široké spektrum metod vhodných ke sledováni jejich kvality a k eliminaci defektů/zmetků.

Do popředí zájmu managementu se dnes dostávají inovace, resp. návrh nových výrobků, služeb a procesů. Současným trendem v inženýrství není jak navrhnout a zkonstruovat výrobek, ale co navrhnout a zkonstruovat, aby byly naplněny požadavky a očekávání zákazníka. Mnoho velkých společností se proto snaží přimět své dodavatele, aby se zabývali přístupy ke kvalitě, známými jako Six Sigma nebo TQM.

Tradiční přístup k zavedení Six Sigma však vyžaduje nemalé investice a pro MSP tak může být téměř nerealizovatelný. Přesto zde existuje potřeba zabývat se touto metodologií i v praxi MSP.

Z pohledu zaměstnanců MSP jsou pouze tři možnosti přístupu k Six Sigma: přijmout tuto metodu zlepšování kvality podnikových činností, přizpůsobit se, nebo ji zamítnout. Nejčastější volbou je pochopitelně její zamítnutí. Lidé zřídkakdy přijmou novou metodu či jinou změnu hned a bez výhrad. Proto se doporučuje dát zaměstnancům prostor k adaptaci na změnu.

Co působí na rychlost a úspěch implementace Six Sigma?

Ze zkušeností v průmyslové praxi vychází pět faktorů:

1. Jednoduchost - jak lidé změně porozumí.

2. Snadnost - jak lidé změnu přijmou.

3. Přínos - co změna lidem přinese a jak se koho dotkne.

4. Přizpůsobivost - jak změna zapadne do firemního prostředí.

5. Postoj vrcholového vedení a manažera kvality, jehož názor často přebírají ostatní členové týmu.

K rozhodnutí o zavedeni Six Sigma může manažer kvality částečně napomoci tím, že na svou stranu získá lidi ještě dřív, než o tom vrcholové vedení oficiálně rozhodne. Lze tak zvýšit šance na úspěch implementace a minimalizovat počáteční investice. Proto:

Začněte v malém. Zapomeňte na známé pravidlo 80/20, které říká, že za 80 % úsilí stojí pouze 20 % úspěchu. Méně než 4 % jakéhokoliv podnikání vytváří více než polovinu zmetků a předělávek. Externí konzultant může přispět k řešení pomocí nástrojů a metod Six Sigma. S jeho pomocí se pak zaměstnanci sami naučí mnohem více, než jim dá drahé školení.

Nastavte si vysoké cíle. Například redukce nákladu o 50 %, snížení doby výrobního cyklu, dramatické snížení zmetkovitosti apod. Velkých změn lze někdy dosáhnout snadněji než by se mohlo zdát a to hned na počátku. Tak proč se o to alespoň nepokusit?

"Nechoďte s bubny na zajíce". V mnoha společnostech se předem avizuje záměr zavádět Six Sigma. Zaměstnanci si stěžují: "Už zase něco nového!", což bývá voda na mlýn skeptikům a pochybovačům. Nenechte se odradit. Sestavením vhodného týmu vezmete těmto lidem vítr z plachet.

Snažte se o úspěch hned na začátku. Pokuste se hned zpočátku zavést nějakou změnu a uspět s ní. Tento krok pečlivě předem zvažte a naplánujte. Může to být něco, na čem váš tým již dříve pracoval nebo pracuje a co stačí pouze dotáhnout do konce. Nebo se může jednat o něco zcela nového, průkopnického. Zdárný úspěch v takovém případě bude motivací pro ostatní. Skeptiky a pochybovače stejně nepřesvědčíte.

Prosazujte jednoduchost. Používejte jednoduché nástroje jako jsou grafy, Pareto-analýza, diagram rybí kosti apod. Mějte na paměti, že lze celkem snadno dosáhnout zlepšení z úrovně 3 sigma na úroveň 5, tj.(z 30 000 dppm na 300) již během 24 měsíců.

Revidujte a znovu revidujte. Jestliže vyřešíte 4 % svých problémů, zaměřte se na další 4 % a tak pořád dokola. Je potvrzeno že někde mezi 16 až 25 % se vytváří kritické množství, kdy nastává průlom.

V podnikové praxi lze poměrně často slyšet hororové příběhy o zavádění Six Sigma. Jak bylo například různým týmům opakovaně umožněno pracovat na příslušných projektech "6 σ", což vyvolalo nereálná očekávání vedení i členů týmu. Následné měsíce a roky však ukázaly, že počáteční nadšení lidí už dávno vystřídala frustrace končící konstatováním, že "Six Sigma u nás prostě nefunguje".

Pro úspěch implementace je klíčový především kvalitní projekt, který může manažer projektu či vedoucí týmu přímo řídit. Nemůže sice ovlivnit vnímání zákazníků, ale může a musí zlepšit kvalitu produktu, procesu, služby.

Již na počátku implementace by si měl tým pověřený implementací "6σ" položit otázku, co bude cílem zavedení "6σ" a mělo by na tom důsledně trvat i vedení firmy. Management zapálený pro věc je ostatně vždy nezbytným předpokladem úspěchu. Mnoho dobrých projektů již zkrachovalo na nedostatku podpory managementu, který pro ně nedokázal vytvořit vhodné prostředí a podmínky.

Je-li nejvyšší vedení liknavé už při definování cílů kvality a není-li ochotno nést odpovědnost za špatná rozhodnutí, pak bude proces jejího zlepšování vážně ohrožen. Kvalita se může zlepšit pouze když se snaha o změnu stane součásti firemní kultury, což vyžaduje vyhlásit program zlepšování kvality za celopodnikovou prioritu - bez ohledu na velikost firmy.

Záležitosti týkající se kvality, by měly být způsobem života firmy. Je pravda, že pouze prosté používání hodnotících metod a nástrojů, které jsou součástí Six Sigma, samo o sobě kvalitu nezlepší. Je nutno zdůraznit, že je to právě fáze plánování a návrhu výrobku kde je kvalita přímo "zabudovaná". Táto fáze se v praxi často podceňuje.

Zavádění Six Sigma bylo ještě donedávna hlavně doménou velkých korporací typu Motorola nebo GE. V současnosti pronikl trend jejího zavádění i do MSP. Zkušení Six Sigma poradci mohou usnadnit implementaci a zkrátit její dobu na několik týdnů, místo obvyklých měsíců či dokonce let.

Ing. Pavol Janetka
manažer kvality, Packard Bell