Aktuální číslo časopisu Ekonom
Sebelepší finanční manažer či pečlivý účetní ve firmách provádějících tisíce operací v krátkém časovém horizontu nezmůže nic, pokud v podniku nefunguje dobře vnitřní kontrolní systém. Mluví se o optimální funkčnosti kontrolního prostředí, které by mělo zajistit efektivnost chodu podniku přes inicializaci po autorizaci každé operace obsažené v procedurách, ale také, a na to by se nemělo zapomínat, zabránit ztrátám či dokonce podvodům. Je uváděn případ, kdy se u zahraničního výrobce osobních automobilů při roční fyzické inventuře zjistilo, že několik hotových vozů na skladě chybí. Lze se ptát, jak je to možné. Jak firma sleduje výrobu a sklad? Jak zabraňuje ztrátám? Mnoho firem má sice zavedeny adekvátní kontrolní mechanismy a postupy v oblasti zásob, aby zamezily vzniku rizik spojených s držením a pohybem zásob. Stále se však můžeme přesvědčovat o tom, že společnosti některá rizika podceňují. Zkusme si proto popsat rizika a chyby, které se objevují ve vnitřním kontrolním systému v oblasti zásob. Cílem tohoto článku není podat úplný výčet všech rizik, která mohou v oblasti zásob vzniknout. Rádi bychom pouze upozornili na některé často se opakující případy.
KRÁDEŽE A ODPOVĚDNOST SKLADNÍKA. Hlavní nebezpečí všichni spatřují především v krádežích, ať již zaměstnanci uvnitř podniku, tak i externími osobami. Ztráty sice mohou být sníženy prostřednictvím pojištění, to však neřeší slabiny vnitřního kontrolního procesu a nezabrání vzniku škod. Nejčastějším nástrojem zamezení škod je zakotvení hmotné odpovědnosti jednotlivce (skladníka) za svěřené zásoby v pracovní smlouvě nebo obdobném právním dokumentu a samozřejmě dokonalá ochrana přístupu k zásobám. Lze se totiž setkat s tím, že do skladu má přístup několik osob, výdej zásob ze skladu není schvalován jednou odpovědnou osobu, protokoly o použití speciálních zásob nejsou zpracovávány apod. To vše vede k neprůhlednosti spotřeby zásob a je pak nemožné zjistit, zda inventurní rozdíly plynou ze záměny vydaného zboží nebo jinak. Rizika jsou rozdílně chápána hlavně podle velikosti firmy.
Menší společnosti kladou hlavní důraz na osobní odpovědnost skladníka, který sleduje veškerý pohyb zásob a v případě problémů je za chyby zodpovědný. Skladník má často příliš velkou pravomoc, a pokud se rozhodne této důvěry zneužít, nebývá to nijak složité. V daném případě by společnost měla mít stanovena striktní pravidla například při fyzických inventurách. Mělo by být zajištěno oddělení odpovědnosti za fyzické inventury od osoby pracovníka zodpovědného za sklad. Lze také doporučit provádění průběžných inventur, které by na problémy upozornily dříve než na konci roku.
Větší společnosti mají často oddělení odpovědností přímo zachyceno ve schvalovacích procesech a v systému odpovědnosti jednotlivých osob. Společnost však musí kontrolovat, zda daná pravidla jsou stále aktuální. Stává se, že společnost přejde na nový informační systém, avšak pravidla zůstávají zachována, jako by byl stále v chodu původní systém. Někdy totiž může nastat situace, kdy starý informační systém hlídal pohyb některých zásob lépe a nový systém umožňuje manipulaci s daty. V tomto případě by měla být pravidla pro kontrolní systém aktualizována, aby se zamezilo jakýmkoli chybám a rizikům. Například: původní informační systém zahrnoval automatické porovnání stavu a pohybu zásob mezi účetnictvím a modulem zásob a nový systém tuto automatickou kontrolu neobsahuje. Pak je třeba zavést alespoň ruční kontroly obou systémů.
ČÁROVÝ KÓD. Dalším rizikem, se kterým se lze setkat, je existence dvou nekompatibilních softwarů: jeden se používá na sledování množství zásob a druhý na účtování zásob v hlavní knize. Pohyby jsou zadávány ručně dvakrát. Takový postup bývá zdrojem chyb a výsledkem je odlišný stav nebo i cena zásob v obou systémech. V tomto případě je nutné zavést pravidelnou kontrolu stavu a pohybů zásob evidovaných v modulu zásob a v účetním programu. Kontroly by měly být tím častější, čím je obrat na zásobách vyšší. Lépe se dohledávají chyby vzniklé v daném týdnu než chyby vzniklé v průběhu celého roku.
K omezení chyb může přispět dnes již časté používání čárového kódu, a to i v malých skladech, kde se dříve spoléhalo především na ruční kontroly. Riziko přehlédnutí lze snížit, pokud skladníci před vydáním zásob a jejich předáním zkontrolují pomocí čtečky čárového kódu, zda daný druh vyskladněných zásob, uvedený na dodacím listu a faktuře, souhlasí se skladovou evidencí.
Kontrola pohybu zásob a stavu zásob může být v některých případech technicky obtížná. Jak budeme kontrolovat pohyb zásob například mouky v pekárně či chemikálií v chemické výrobě? Ale i zde jsou možné díky technice určité kontroly. U chemikálií lze využít speciální měřicí zařízení, které měří přesně objem přijatý a objem vydaný. U mouky lze použít automatické vážicí zařízení, které všechen pohyb zaznamená a uloží rovnou do informačního systému.
KONTROLA REÁLNÉ SPOTŘEBY. Společnosti někdy podceňují sledování výdeje materiálu do výroby. Zejména v případě, že se veškeré nákupní faktury účtují do nákladů a v určitých časových intervalech se podle fyzických inventur spotřeba materiálu sníží o stav nespotřebovaných zásob na skladě. Kontrola reálné spotřeby materiálu a ztrát v těchto případech někdy zčásti nebo úplně chybí. Lze doporučit například pravidelné porovnávání skutečné spotřeby materiálu, zjištěné při pravidelných inventurách, s plánovanou spotřebou při dané výrobě.
U většiny výrob lze s určitou pravděpodobností stanovit, kolik materiálu je potřeba k výrobě daných výrobků. Podle této normy lze zpětně určit, jaké množství materiálu bylo spotřebováno nad tuto normu. Je jasné, že i při nejlepší snaze bude výroba vždy vykazovat určitý objem ztrát, nicméně při pravidelné kontrole může společnost zjistit, zda nedochází i k jiným úbytkům než pouze z technologických důvodů. Tato analýza může sloužit také pro účely stanovení hospodárnosti výroby a případně také k motivaci pracovníků ve výrobě.
OCENĚNÍ ZÁSOB. V neposlední řadě se musíme také zmínit o chybách týkajících se ocenění zásob. Ne vždy totiž společnost bere v úvahu význam ocenění. U materiálu je to celkem jednoduché, vždy se vychází z pořizovací ceny (cena materiálu a náklady s pořízením související). Ocenění výdejů je dovoleno pouze ve dvou možných variantách - průměrné nákupní ceně a metodou FIFO (ocenění výdaje ze skladu je v ceně nejstarší zásoby - jako by se vydávala ze skladu vždy nejstarší zásoba). Horší situace nastává u výrobků vlastní výroby a polotovarů. Zde nastává rozhodnutí, které náklady aktivovat do ocenění a které ne. K tomu existuje mnoho modelů, ale hlavním pravidlem zůstává, že by v zásobách neměla být aktivována administrativní režie (nebo pouze ve výjimečných případech podle účetních předpisů), náklady prodeje a samozřejmě marže. Je přitom důležité, aby firma byla schopna kalkulaci ceny doložit. To bývá problém u firem, které přebírají metody oceňování používané skupinou bez jejich přizpůsobení vlastním výrobním podmínkám.
Nakonec připomínáme zlaté pravidlo: Nestačí nastavit rozumný kontrolní systém uvnitř společnosti, ale také občas nebo spíš pravidelně kontrolovat jeho dodržování. K čemu jsou podniku psané instrukce, když se podle nich nikdo neřídí.
Jana Švenková, Jiří Šimek
Mazars Audit
Nestačí nastavit rozumný kontrolní systém, ale také kontrolovat jeho dodržování. K čemu jsou instrukce, když se jimi nikdo neřídí?
KRÁDEŽE A ODPOVĚDNOST SKLADNÍKA. Hlavní nebezpečí všichni spatřují především v krádežích, ať již zaměstnanci uvnitř podniku, tak i externími osobami. Ztráty sice mohou být sníženy prostřednictvím pojištění, to však neřeší slabiny vnitřního kontrolního procesu a nezabrání vzniku škod. Nejčastějším nástrojem zamezení škod je zakotvení hmotné odpovědnosti jednotlivce (skladníka) za svěřené zásoby v pracovní smlouvě nebo obdobném právním dokumentu a samozřejmě dokonalá ochrana přístupu k zásobám. Lze se totiž setkat s tím, že do skladu má přístup několik osob, výdej zásob ze skladu není schvalován jednou odpovědnou osobu, protokoly o použití speciálních zásob nejsou zpracovávány apod. To vše vede k neprůhlednosti spotřeby zásob a je pak nemožné zjistit, zda inventurní rozdíly plynou ze záměny vydaného zboží nebo jinak. Rizika jsou rozdílně chápána hlavně podle velikosti firmy.
Menší společnosti kladou hlavní důraz na osobní odpovědnost skladníka, který sleduje veškerý pohyb zásob a v případě problémů je za chyby zodpovědný. Skladník má často příliš velkou pravomoc, a pokud se rozhodne této důvěry zneužít, nebývá to nijak složité. V daném případě by společnost měla mít stanovena striktní pravidla například při fyzických inventurách. Mělo by být zajištěno oddělení odpovědnosti za fyzické inventury od osoby pracovníka zodpovědného za sklad. Lze také doporučit provádění průběžných inventur, které by na problémy upozornily dříve než na konci roku.
Větší společnosti mají často oddělení odpovědností přímo zachyceno ve schvalovacích procesech a v systému odpovědnosti jednotlivých osob. Společnost však musí kontrolovat, zda daná pravidla jsou stále aktuální. Stává se, že společnost přejde na nový informační systém, avšak pravidla zůstávají zachována, jako by byl stále v chodu původní systém. Někdy totiž může nastat situace, kdy starý informační systém hlídal pohyb některých zásob lépe a nový systém umožňuje manipulaci s daty. V tomto případě by měla být pravidla pro kontrolní systém aktualizována, aby se zamezilo jakýmkoli chybám a rizikům. Například: původní informační systém zahrnoval automatické porovnání stavu a pohybu zásob mezi účetnictvím a modulem zásob a nový systém tuto automatickou kontrolu neobsahuje. Pak je třeba zavést alespoň ruční kontroly obou systémů.
ČÁROVÝ KÓD. Dalším rizikem, se kterým se lze setkat, je existence dvou nekompatibilních softwarů: jeden se používá na sledování množství zásob a druhý na účtování zásob v hlavní knize. Pohyby jsou zadávány ručně dvakrát. Takový postup bývá zdrojem chyb a výsledkem je odlišný stav nebo i cena zásob v obou systémech. V tomto případě je nutné zavést pravidelnou kontrolu stavu a pohybů zásob evidovaných v modulu zásob a v účetním programu. Kontroly by měly být tím častější, čím je obrat na zásobách vyšší. Lépe se dohledávají chyby vzniklé v daném týdnu než chyby vzniklé v průběhu celého roku.
K omezení chyb může přispět dnes již časté používání čárového kódu, a to i v malých skladech, kde se dříve spoléhalo především na ruční kontroly. Riziko přehlédnutí lze snížit, pokud skladníci před vydáním zásob a jejich předáním zkontrolují pomocí čtečky čárového kódu, zda daný druh vyskladněných zásob, uvedený na dodacím listu a faktuře, souhlasí se skladovou evidencí.
Kontrola pohybu zásob a stavu zásob může být v některých případech technicky obtížná. Jak budeme kontrolovat pohyb zásob například mouky v pekárně či chemikálií v chemické výrobě? Ale i zde jsou možné díky technice určité kontroly. U chemikálií lze využít speciální měřicí zařízení, které měří přesně objem přijatý a objem vydaný. U mouky lze použít automatické vážicí zařízení, které všechen pohyb zaznamená a uloží rovnou do informačního systému.
KONTROLA REÁLNÉ SPOTŘEBY. Společnosti někdy podceňují sledování výdeje materiálu do výroby. Zejména v případě, že se veškeré nákupní faktury účtují do nákladů a v určitých časových intervalech se podle fyzických inventur spotřeba materiálu sníží o stav nespotřebovaných zásob na skladě. Kontrola reálné spotřeby materiálu a ztrát v těchto případech někdy zčásti nebo úplně chybí. Lze doporučit například pravidelné porovnávání skutečné spotřeby materiálu, zjištěné při pravidelných inventurách, s plánovanou spotřebou při dané výrobě.
U většiny výrob lze s určitou pravděpodobností stanovit, kolik materiálu je potřeba k výrobě daných výrobků. Podle této normy lze zpětně určit, jaké množství materiálu bylo spotřebováno nad tuto normu. Je jasné, že i při nejlepší snaze bude výroba vždy vykazovat určitý objem ztrát, nicméně při pravidelné kontrole může společnost zjistit, zda nedochází i k jiným úbytkům než pouze z technologických důvodů. Tato analýza může sloužit také pro účely stanovení hospodárnosti výroby a případně také k motivaci pracovníků ve výrobě.
OCENĚNÍ ZÁSOB. V neposlední řadě se musíme také zmínit o chybách týkajících se ocenění zásob. Ne vždy totiž společnost bere v úvahu význam ocenění. U materiálu je to celkem jednoduché, vždy se vychází z pořizovací ceny (cena materiálu a náklady s pořízením související). Ocenění výdejů je dovoleno pouze ve dvou možných variantách - průměrné nákupní ceně a metodou FIFO (ocenění výdaje ze skladu je v ceně nejstarší zásoby - jako by se vydávala ze skladu vždy nejstarší zásoba). Horší situace nastává u výrobků vlastní výroby a polotovarů. Zde nastává rozhodnutí, které náklady aktivovat do ocenění a které ne. K tomu existuje mnoho modelů, ale hlavním pravidlem zůstává, že by v zásobách neměla být aktivována administrativní režie (nebo pouze ve výjimečných případech podle účetních předpisů), náklady prodeje a samozřejmě marže. Je přitom důležité, aby firma byla schopna kalkulaci ceny doložit. To bývá problém u firem, které přebírají metody oceňování používané skupinou bez jejich přizpůsobení vlastním výrobním podmínkám.
Nakonec připomínáme zlaté pravidlo: Nestačí nastavit rozumný kontrolní systém uvnitř společnosti, ale také občas nebo spíš pravidelně kontrolovat jeho dodržování. K čemu jsou podniku psané instrukce, když se podle nich nikdo neřídí.
Jana Švenková, Jiří Šimek
Mazars Audit
Nestačí nastavit rozumný kontrolní systém, ale také kontrolovat jeho dodržování. K čemu jsou instrukce, když se jimi nikdo neřídí?
Související
Newsletter týdeníku Ekonom.
Každý čtvrtek vám představíme obálku nového čísla Ekonomu a přiblížíme pět vybraných témat, která si budete moct přečíst na webu Ekonom.cz.
Odhlásit se můžete kdykoliv.
Přihlášením k newsletteru beru na vědomí, že dochází ke sbírání a zpracování osobních údajů. Více informací o zásadách ochrany osobních údajů naleznete ZDE.
