Outsourcovat lze vše, i lidské zdroje

Znamená to, že činnosti související s personalistikou zajišťuje specializovaná firma, která dokáže efektivněji pracovat s jí svěřeným úkolem. K nejčastějším činnostem firmy převáděným na externí subjekt v oblasti personálního managementu jsou: zpracování mezd, administrace personální agendy, nábor a výběr zaměstnanců a jejich vzdělávání. Jde tedy o činnosti, které nepatří do tzv. core businessu firmy, ale jsou nezbytné pro její vlastní chod.

Co může kvalitní HR outsourcing firmě přinést?

Přínos outsourcingu ilustruje následující model. Personální útvar podniku či firmy obvykle řeší celou řadu problémů, které souvisejí s bezprostředním dopadem na firmu. Dlouhodobé problémy jsou často odsouvány. Jak je zřejmé z obrázku (levá část), management firem se věnuje pouze z 10 % tomu, co firmu "živí" a z 90 % operativnímu řízení. Pokud se však podaří operativní problémy převést na externí subjekt, s největší pravděpodobností se situace obrátí (viz pravá část obr.). Za této nové situace HR oddělení skutečně řídí lidské zdroje (s dlouhodobou perspektivou) a je partnerem managementu.

Dodatečné přínosy outsourcingu:

Outsourcing pomáhá vyřešit i další situace, kdy:

si společnosti nemohou dovolit zaplatit kvalitní personální odborníky - outsourcingem je nakoupí jako službu;

outsourcer se stará o vývoj a rozvoj podpůrných činností; nemusí se o ně starat firma;

stejně tak přechází na outsourcera i povinnost starat se o nové technologie;

interní řízení lidských zdrojů by neúměrně zvýšilo nákladové položky.

TŘÍFÁZOVÝ PROJEKT

Jak vypadají jednotlivé fáze procesu převzetí vybraných personálních činností outsourcerem?

Pro zjednodušení si představme proces převzetí činností outsourcerem jako projekt s několika etapami, z nichž nejdůležitější jsou: zahájení projektu, příprava koncepce outsourcingu a vlastní realizace projektu na provedení změny a následné poskytování služeb.

Fáze 1 - Zahájení projektu

Důležitým základem pro projekt je jeho organizace. Osvědčuje se pracovat v symetrickém přípravném týmu, v němž jeho členové mají vždy odpovídající protějšky z druhé strany se stejnou odpovědností a rolí.

Vlastní práci v této fázi pak řídí manažeři - jeden na straně klienta a jeden na straně poskytovatele služby. Smluvní partneři schvalují veškeré dílčí výstupy a parafují návrhy smluv a následně i smlouvy.

Fáze 2 - Koncepce outsourcingu

V této fázi se provádí vstupní analýza, která:

mapuje procesy, které budou outsourcovány,

určuje rozhraní navazujících podnikových procesů,

stanovuje hlavní výdajové položky a jejich roční velikost,

provádí analýzu nákladů a hledá možnosti jejich sledování,

vytváří nákladový model.

Nyní ještě zadavatel plně zasahuje do formy projektu a do podoby outsourcingu, jako jsou například změny průběhu procesů, jejich parametrů atd.

Na analytickou část bezprostředně navazuje část návrhová, která se soustředí na služby, cenu a návrh smlouvy. V této fázi jsou navržena pravidla budoucí spolupráce. Jsou definovány mechanismy, které umožňují oběma stranám neplánovaně vyvolat akci a následnou reakci. Outsourcer zde má možnost seznámit klienta se závažnými informacemi a naopak klient si může vyžádat změnu a rozsah poskytovaných služeb. Klient určuje, jakou úroveň služeb poskytovaných outsourcerem požaduje a v daném období je zaplatí.

Stěžejním prvkem období přípravy na outsourcing je formulace smlouvy. Podstatou většiny typů HR outsourcingu je převzetí operativních administrativních činností poskytovatelem služby, za podmínky, že umožní strategické fungování HR manažera. Proto je outsourcingová smlouva dokumentem, který má umožnit reagování poskytovatele outsourcingu na strategická rozhodnutí klienta. Outsourcingová smlouva není, jak tomu často bývá, pouze dokumentem, na jehož základě probíhá fakturace a řeší se spory na úrovni zástupců smluvních stran. Je řídícím dokumentem.

Fáze 3 - Realizace

Outsourcing bývá zpravidla řešen projektovou formou a obvykle má tři kroky:

1. krok - Převzetí řízení.

2. krok - Provádění činností a řízení koučingu a supervize nad outsourcovanými procesy, ověření kontrolních mechanismů a výkonností pracovníků.

3. krok - Provedení změn - realizace organizačních a personálních změn.

Existuje řada možností převedení vybraných činností na outsourcera. Jejich vhodná forma velmi ovlivňuje celkový výsledek projektu. V některých případech je ideálním postupem dobře připravená změna provedená v jediném okamžiku, v řadě případů se používá forma tzv. přírůstkových projektů postupného převzetí, v jiných situacích je vhodné využít formu pilotního projektu a po jejím osvědčení zavedení vlastního projektu.

Dalším významným faktorem, který ovlivňuje kvalitu outsourcingu, je schopnost poskytovatele pružně reagovat na vývoj a požadavky klienta. Tuto schopnost velmi podporuje tvorba scénářů budoucího vývoje outsourcingové služby.*)

Nebezpečí, která je nutno ošetřit

Klasickým případem, kdy outsourcing přináší takřka pouze negativní efekty, je situace, kdy klient řeší outsourcingem pouze své současné problémy. Pak nejspíš dojde ke špatnému nastavení koncepce a hrozí časté změny v provádění outsourcingu.

Další nebezpečí souvisí s cenou za provedení služby. Stane-li se cena jediným tématem, potom nejsou do vyhodnocení projektu zahrnuty další, nefinanční přínosy a náklady, takže nejsou oceněny důležité efekty spolupráce.

Hrozba spočívá také v tom, že outsourcer nezahrne do výsledné ceny služby její neustálé zlepšování. Klient má potom pocit, že cena v čase neustále narůstá a původní pozitivní dojem se mění v nespokojenost.

Nebezpečný je také tlak vyvíjený klientem na dodavatele. Ten pak zkracuje termíny, což se negativně odráží v kvalitě outsourcingové služby.

Na závěr

několik pravidel zajišťujících úspěšnost outsourcingového projektu:

1. Klient je ten, kdo řídí outsourcing, nikoliv outsourcer. Přemýšlejte o tom, čím se řídí outsourcing a založte na tom koncepci služby.

2. Outsourcingová služba musí být zcela transparentní. Ponechte si proto přístup ke zpětným informacím, ať víte, co se děje.

3. Outsourcer musí trvale sledovat vývoj potřeb klienta. Zajistěte si ve smlouvě právo měnit zadání.

4. Outsourcer musí zlepšovat službu. Vyjasněte si předem, jaký dopad má zlepšování do ceny. Hledáte-li poskytovatele této služby, zařaďte zlepšování do výběrových kritérií stejně vysoko, jako cenu.

A nezapomeňte: úspěšně lze outsourcovat jednotlivé činnosti, ale není možné outsourcovat personální práci!

Graf

Outsourcingem se obecně rozumí vyčlenění vybrané činnosti nebo vybraných činností mimo firmu. Tím se firmám odlehčí od operativy a mohou se soustředit na svůj core business. Vyčleněné aktivity přebírá specializovaná firma, která za ně má trvalou zodpovědnost.

*) Poradenská společnost M.C.TRITON používá speciální název: Future led outsourcing, který vyjadřuje outsourcingovou službu řízenou z pohledu budoucnosti.

ředitelka divize Effex, M.C.Triton