Jak velká party to asi tu sobotní noc byla, když zaměstnanec dvanáctkrát vybral z bankomatu a sedmkrát zaplatil v baru? To všechno na účet firmy – používal služební platební kartu s okamžitým automatickým dobíjením. Tak okatou útratu zaměstnavatel jednoduše odhalil a původce útraty na hodinu vyhodil. Stejně dopadl i ten, který mezi platby firemní kartou propašoval předplatné na erotických webech. Okamžité propuštění je legitimní postup, protože jde o závažné porušení zákoníku práce.

Krádeže přes karty ale nemusí mít jen takto nápadnou podobu. Mezi platby zaměstnanců se schová mnohem víc osobních útrat, když se dějí v drobné míře, zato opakovaně a dlouhodobě. Podle průzkumu EY firmy na zaměstnaneckou kriminalitu přicházejí až o pět procent příjmů. Děje se to spíše tam, kde se výdaje pracovníků nekontrolují včas nebo jen povrchně, a především tam, kde přežilo krédo z komunistické éry „Kdo nekrade, okrádá rodinu“. Takové malé domů se skryjí i na výpisech z firemních karet, není lehké je zpětně dokazovat.

Mnohdy se nepřípustné čerpání peněz děje i nezáměrně. Nedostatečně proškolení zaměstnanci nevědí, kolik a na co mohou použít firemní peníze. Nebo instrukce dostali a zapomněli je, což je ovšem považováno za výmluvu, pokud jde věc k soudu. Za závažné porušení pracovní kázně se považuje i to, když si zaměstnanec peníze jen půjčí s úmyslem, že je za pár hodin vrátí. I když to skutečně udělá, bez předchozí dohody se zaměstnavatelem je i toto důvodem pro výpověď.

Služební kartu má téměř 30 procent českých zaměstnanců – vydaných je jich přes milion a půl. Obvykle je firmy svěřují výše postaveným manažerům a obchodním zástupcům. Případy, které se provalily, jsou jen špičkou ledovce. „Na drobné vyvádění peněz se přichází těžko,“ říká forenzní analytička společnosti Deloitte Kateřina Lesch. Okaté utrácení po barech se řeší v jednotkách případů za rok, avšak klasická je jiná situace z restaurace. Zda vyplacené setkání má pracovní charakter, nebo jen zčásti, neodhalí ani detailní kontrola. „Člověk u účtenky může uvést cokoli a bude se spoléhat, že zaměstnavatel nebude pátrat, s kým na jednání byl a jak moc pracovní to bylo,“ říká Lesch. „Ale může nastat i situace, kdy si manažer cestou do práce zapomene kravatu a koupí si ji v nejbližším obchodě. Zaměstnavatel by mu účtenku z obchodu s oblečením uznat nemusel, záleží na tom, zda to vůbec řešit bude a jak takovou situaci vyhodnotí,“ uvádí Lesch. Radí lidem o nestandardních situacích v práci hovořit a firmám, aby na ně byly připraveny.

Klasický případ řešil v roce 2017 Nejvyšší soud. Majitel karty zaplatil v restauraci, kde se sešel s podřízenými, společný účet za 3117 korun. Problém byl jednak v tom, že se setkání účastnila i osoba, která nebyla zaměstnancem firmy, a pak i v tom, že plátce o něm zaměstnavatele neinformoval. „Zaměstnanec se bránil tvrzením, že posezení v restauraci bylo firemní akcí a že útrata byla poměrně nízká. Navíc od zaměstnavatele nikdy neobdržel závazné instrukce k užívání karty v písemné podobě. Proto se domníval, že podobné výdaje jejím prostřednictvím hradit může,“ popisuje Linda Kolaříková, advokátka ze Sedláková Legal. Nejvyšší soud odmítl rozsudky nižších soudů ve prospěch zaměstnance a dal za pravdu firmě: vědomé zneužití platební karty je zvlášť hrubým porušením povinností, bez ohledu na výši škody.

Pokud na podnikovou večeři přijde někdo, kdo s firmou nemá co do činění, neměla by jít útrata na firemní účet, byť by šlo o malou částku.

Ideální je mít předávací protokol a patřičně proškolit o pravidlech používání a finančních limitech. Ty obsahují různá geografická a sektorová omezení plateb, blokují karty mimo pracovní dobu nebo o víkendech. A pak průběžně sledovat všechny transakce – v menších firmách účetní oddělení, ve větších controlling. Někde se kontrolují papírové účtenky, jinde mají procesy digitalizované. Identifikovat podezřelé chování mohou i poskytovatelé karty a externí subjekty, které firmám pomáhají s digitalizací financí. „Klienty kontaktujeme, když zaregistrujeme nákup na podezřelém e‑shopu, série odmítnutých plateb nebo mnoho drobných plateb na e‑shopech, kde karta nikdy nenakupovala,“ říká Martina Janiuková, manažerka compliance oddělení společnosti Fidoo, která vydává služební karty pro více než 900 firem. V oběhu jich je skoro 14 tisíc, měsíčně se přes ně eviduje 60 tisíc transakcí. „Někdy se na nás zákazník obrátí s reklamací, protože zjistí zneužití třetí stranou. Reklamovat to ovšem nelze, pokud zaměstnanec porušil bezpečnostní pravidla, tedy nedostatečně chránil bezpečnostní prvky,“ dodává Janiuková. U firemní klientely jsou ale taková pochybení méně častá než u individuálních uživatelů. Janiuková apeluje na firmy, aby kontrolovaly po kratších časových úsecích, podezřelé chování objeví dřív. Na reklamaci mají dva, maximálně tři měsíce.

Cestou, jak odhalit pracovníky, kteří firmu umějí obelhat, může být asistence kolektivu a v současné době zaváděný whistleblowing, který oznamovatele drží v anonymitě a chrání ho. Funkční oznamovací systém tvoří největší podíl na odhalení protiprávních jednání ve firmách, je to 43 procent.

Související