Základy dobrých vztahů

- Pro vztah manažera a asistentky je nejdůležitější důvěra, otevřenost a to, že jsou »stejná krevní skupina«.

- Manažeři na svých asistentkách nejvíce oceňují aktivní přístup, loajalitu a organizační schopnosti.

- Asistentky si na manažerech cení zejména ochoty jasně komunikovat, schopnosti ocenit jejich práci a slušného jednání.

Zdroj: miniprůzkum týdeníku Ekonom provedený mezi manažery a jejich asistentkami

Zkušenosti manažerů s jejich asistentkami bývají různé. Na jedné straně stojí ty, které práci za svého šéfa takřka zastanou a jsou skvělou výpomocí, a na straně druhé ty, které jsou spíše na ozdobu.

Jak ale vybrat správnou asistentku? Může pomoci představa, že firma je jako automobil, v němž asistentka funguje jako: kontrolka, nárazník, filtr, karoserie a volant.

Bez těchto součástek nemůže firma mířit za svými cíli plynule, spolehlivě a bez nehod.

A proč je řeč o asistentce a nikoli o asistentovi? »Poměr žen a mužů vykonávajících tuto profesi je zhruba 96:4,« vysvětluje prezident Asociace profesionálů v administrativě Jan Poledník.

1. Kontrolka

Rozsvítí-li se na palubní desce kontrolka, řidič ví, že je něco špatně. Asistentka by měla svého šéfa informovat o rizicích vznikajících ve firmě. Tento úkol zdaleka nespočívá jen v dohlížení nad tím, zda nedošel papír v tiskárně.

»Dobrá asistentka je schopna poskytovat svému šéfovi pokud možno objektivní zpětnou vazbu,« popisuje řídící partner personální agentury PP Partners Ján Dolejš.

»Vzhledem k velké vytíženosti manažerů, kteří musejí řešit úkoly vně firmy, by asistentka měla být také schopna informovat o dění ve firmě, o náladě týmu či výskytu zdrojů potenciálních problémů,« dodává.

V těchto případech jde mnohdy o zprávy, které se nesdělují lehce. Proto je důležité, aby mezi manažerem a »sekretářkou« vládla maximální otevřenost.

Jakkoli to může znít neprofesionálně, při výběru osobní asistentky se proto manažerovi nevyplácí podceňovat otázku vzájemných sympatií.

»Adeptka musí mít určité znalosti a dovednosti, to je samozřejmé. Jenže na kvalitu práce má vliv i to, zda si lidé takzvaně sednou. U těch, kteří spolu úzce spolupracují, je to obzvláště důležité,« upozorňuje marketingový manažer společnosti Manpower Jiří Halbrštát.

2. Nárazník

Řidič se ve svém autě musí cítit bezpečně. A to zejména v situaci, kdy hrozí, že by jeho vůz mohl někdo nabourat.

»Co se týká možného úniku informací, je snad nejslabším článkem v řetězu celé firmy asistentka. Ta totiž bývá vybavena značnými oprávněními pro vstup do firemních IT systémů a pracuje s velmi citlivými informacemi,« vysvětluje Dolejš.

S trochou nadsázky lze říci, že informace, k nimž má přístup šéf, může mít k dispozici i jeho »sekretářka«. Proto je důležité, aby jí manažer mohl důvěřovat.

Loajalita těchto zaměstnankyň bývá často podpořena i penězi. Spolehlivost a mlčenlivost se sice nedá koupit, ale nelze ignorovat ani fakt, že nadprůměrné příjmy »top asistentek« přispívají k jejich nepodplatitelnosti.

Jak vysoké jsou? Podle personální ředitelky společnosti LMC provozující portál jobs.cz Veroniky Špachtové je sice dolní hranice výše měsíčních platů českých asistentek zhruba patnáct tisíc korun, ale platy těch špičkových dosahují i 50 tisíc korun.

3. Filtr

V podstatě každý, kdo volá do firmy, chce mluvit s ředitelem. Problém je, že mnoho z těch lidí chce hovořit o věcech, o nichž šéf nechce slyšet.

»Úkolem asistentky je firmu a zejména jejího manažera ubránit před "zloději času",« konstatuje Jan Poledník. Na této pozici proto musí vědět, co je pro jejího nadřízeného důležité a co ne.

Pokud to neví, vznikají potíže. »Ve firmě pracuji již čtvrtým rokem, ale moje šéfová mi dodnes nebyla schopna vysvětlit, které telefony jí mám přepojovat a které záležitosti s ní řešit,« svěřuje se nejmenovaná asistentka.

»Občas mi potom vyčte, že ji obtěžuji se zbytečnostmi a jindy zase že jsem se s ní neporadila o důležité záležitosti,« dodává.

Podobným problémům se nevyhne snad žádná manažersko-asistentská dvojice. Výhodu mají ty, které si tuto slabinu uvědomí.

»Někdy je pro mě velmi obtížné odhadnout, které úkoly nebo problémy mohu řešit sama,« přiznává i tajemnice Asociace výrobců minerální izolace Marcela Jonášová.

Její šéf Libor Urbášek zase uznává, že chybu nelze hledat na straně tajemnice, ale spíše v komunikaci.

4. Karoserie

Řekne-li manažer, že je nejdůležitější vizáž jeho osobní asistentky, takřka okamžitě se objeví dvě asociace - sexuální obtěžování a nepřípustná diskriminace.

Jenže na vzhledu v tomto případě opravdu záleží - a to dokonce mnohem více než na tom, jak vypadají ostatní zaměstnanci firmy.

»Asistentka určitě není osoba na ozdobu. Svého šéfa ale reprezentuje a často je to první člověk, kterého lidé zvenku při návštěvě firmy potkají,« upozorňuje ředitelka lidských zdrojů IT společnosti Logica CEE Eva Vavrušková.

Není důležité, aby byla vysoká, štíhlá, mladá blondýna. O věk vůbec nejde, jde o schopnost reprezentativně se obléknout, upravit a vystupovat.

Asistentka do jisté míry funguje jako firemní vizitka.

»Obecně pro ni platí klasické zásady profesionálního "byznys" ustrojení. Její vzhled by však měl především odpovídat korporátní identitě celé firmy,« upozorňuje Poledník.

Pokud si tedy konkrétní společnost buduje specifickou image, pak by se mu měla podle Poledníka přizpůsobit i asistentka.

5. Volant

Funkcí volantu je zajistit, aby auto jelo tam, kam chce řidič. A taková je i úloha jeho asistentky. Proto musí být organizačně zdatná. Je třeba, aby uměla nejen zorganizovat svoji vlastní práci, ale v mnoha případech i čas a úkoly svého nadřízeného i celého pracoviště.

»Není sice zvykem, že by své šéfy zastupovaly při jednání navenek, ale co se týká vnitrofiremní komunikace, zvláště ty špičkové to dělají velmi často,« podotýká Dolejš.

Tyto pracovnice zkrátka fungují jako prodloužené ruce svých šéfů.

Manažer musí vést nejen firmu jako takovou, ale i její vztahy s obchodními partnery či klienty - což mu nedovoluje být stále přítomen ve své firmě. To je i případ obchodního ředitele společnosti Securitas ČR Michala Nešetřila.

»Trávím spoustu času mimo kancelář, což by mohlo být zdrojem problémů, ale moje asistentka si s tím dokáže poradit,« říká Nešetřil. Jeho asistentka Veronika Křemečková je totiž podle něho nejen spolehlivá a pracovitá, ale zároveň i samostatná.

Nepatří k tomu typu zaměstnankyň, které surfují po internetu a vyřizují si soukromé záležitosti tak dlouho, dokud jim není přidělen konkrétní úkol. Svoji práci si umí najít sama.

»Dobrá asistentka musí být "samostartovací", musí to být jakási "firemní hospodyňka", která je schopna postarat se o to, že se firma nezhroutí, ani když v ní zrovna není její šéf,« shrnuje Ján Dolejš předpoklady, jaké by dobrá asistentka měla splňovat.

Petra Sýkorová

Informace, k nimž má přístup šéf, může mít i asistentka. Proto je důležité, aby jí mohl manažer důvěřovat.

Související